Tablas Dinámicas en Excel – Manejo de campos y rangos

En las notas anteriores vimos distintas funcionalidades de las tablas dinámicas en Excel:

- agrupar datos
- agregar campos y elementos con fórmulas
- cambiar la presentación de los datos sin fórmulas


Para las funcionalidades que veremos en esta nota hemos ampliado el ejemplo de la tabla dinámica agregándole datos del período de ventas del año anterior y el campo "Año".

Cuando agregamos líneas o columnas a la base de datos, debemos modificar la información para que los nuevos datos sean incluidos en la tabla dinámica. Para esto activamos el asistente de tablas dinámicas




Apretamos el botón "Atrás"

Seleccionamos el nuevo rango y apretamos "Finalizar"




Como podemos ver, la lista de campos y los datos se han actualizado.



Podemos ahorrarnos estas maniobras si definimos un rango dinámico para la lista de datos desde el principio.


Para presentar una comparación, mes por mes, de los dos años, arrastramos el campo "Año" al área de campos de columna




El total de las filas es innecesario y por lo tanto lo eliminamos quitando la marca de la casilla "Totales de fila" en el diálogo de opciones de tabla




Rehacemos ahora la tabla colocando el campo Año en el área de página, Departamento en el área de filas y Mes en el área de columnas




En esta situación, si agregamos Unidades al área de datos, Excel ubica los nuevos datos en una línea por debajo del campo Ventas



Si queremos que los datos de Ventas y Unidades aparezcan unos al lado de los otros, arrastramos Datos a la zona de columnas, a la izquierda de Mes




Alternativamente podemos arrastrar Mes por debajo de Datos y obtener esta tabla





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Tablas Dinámicas en Excel – Cálculos sin fórmulas

En la nota sobre campos y elementos calculados investigamos la opción Fórmulas del asistente de Tablas Dinámicas.

En esta entrada veremos otras posibilidades de presentación de datos en las tablas dinámicas de Excel.

Volvamos al ejemplo de las notas anteriores, que hemos adaptado al tema que vamos a tratar



Si queremos presentar las ventas de cada departamento como porcentaje del total hacemos lo siguiente:

1 - Seleccionamos alguna de las celdas de datos de la tabla, abrimos el menú de tablas dinámicas y activamos la opción "configuración de campo"




2 - Pulsamos el botón Opciones, en la ventanilla "Mostrar datos como" elegimos "% de columna" y apretamos aceptar



Excel calcula el porcentaje de cada departamento en forma automática. Si queremos exhibir el campo de las ventas junto con el porcentaje de cada departamento, hacemos lo siguiente:

1 – Agregamos nuevamente el campo de ventas al área de datos



2 - Seleccionamos alguna de las celdas del nuevo campo y volvemos a aplicar el método anterior




Por supuesto, existe también la opción "% de fila". Para dar un ejemplo modificamos la tabla dinámica poniendo el campo Departamento en el campo de columnas




Volvemos sobre el método anterior pero elegimos "% de la fila"



Y obtenemos esta tabla




Finalmente podemos exhibir todos los datos como porcentaje del total, eligiendo la opción "% del Total"



Otras posibilidades son:

Diferencia de




Al elegir esta opción se abre una ventanilla donde debemos elegir el campo y el elemento para realizar la comparación. En nuestro caso queremos comparar ventas de cada mes en relación a enero




El resultado no es de lo más presentable, pero esta opción puede ser muy práctica cuando trabajamos con tablas de gran tamaño.

Otra opción práctica es "Total en" (que en inglés se llama tiene el nombre más apropiado Running Total). Aquí aplicamos la técnica de poner dos veces el mismo campo en el área de datos




Y así obtenemos una tabla con las ventas y con el saldo acumulado por mes






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Tablas Dinámicas en Excel – Eliminar elementos caducos

Si examinan mi entrada de ayer sobre campos y elementos calculados en tablas dinámicas, notarán que ciertos elementos siguen apareciendo en las listas desplegables a pesar de que los hemos borrado de la base de datos. Estos elementos persisten aún después de haber actualizado la tabla.

En el ejemplo de la nota anterior




los meses de mayo y junio siguen apareciendo a pesar de haber sido borrados de la lista de datos.

Para que los elementos que han sido borrados de la lista de datos (los elementos "caducos") desaparezcan hacemos lo siguiente:

1 - Eliminamos los elementos calculados que hubiéramos definido (en nuestro caso Bimestre 1, Bimestre 2 y Total). Para eso abrimos el menú Formulas del asistente de tablas dinámicas, elegimos el elemento calculado que queremos borrar y pulsamos el botón Eliminar.




2 - Quitamos el campo que contiene los elementos arrastrándolo fuera del rango de la tabla dinámica



3 - Actualizamos la tabla dinámica con el botón de actualizar



4 - Agregamos de nuevo el campo a la tabla. Sólo los elementos existentes en la base de datos aparecen ahora en la lista desplegable de elementos del campo.






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