Tablas Dinámicas en Excel – Agrupar datos

En el mes de marzo publiqué una serie de notas sobre el manejo de pequeñas bases de datos en Excel usando tablas dinámicas (pivot tables). En estas notas cubría aspectos funcionales de las tablas dinámicas como actualización de datos y referencias dinámicas
En esta nota veremos otras funcionalidades de las tablas dinámicas que ayudan a hacer el trabajo con ellas más eficiente.

Para nuestros ejemplos usaremos una tabla que contiene las ventas, día por día, de cuatro departamentos de una empresa imaginaria durante la primera mitad del año.

Nuestra tabla tiene 725 líneas (181 días * 4 departamentos + 1 línea para los encabezamientos).

Con facilidad creamos un informe que nos muestra el total de ventas del medio año por departamento




El campo Fechas lo hemos puesto en el área de páginas de manera que podemos elegir una fecha determinado y ver las ventas por departamento



El menú de Tablas Dinámicas ofrece la posibilidad de agrupar datos ligados a campos que Excel puede reconocer como fechas. Para usar esta funcionalidad el campo de fechas debe encontrarse en el área de las filas o de las columnas. Por lo tanto movemos el campo Fechas al área de columnas



Ahora seleccionamos el rótulo Fecha, abrimos el menú de tablas dinámicas y elegimos la opción "agrupar y mostrar detalle"



Al elegir esta opción se abre un diálogo donde podemos definir la forma de agrupar los datos. Las opciones van desde segundos a años. También podemos definir las fechas de comienzo y fin.



Por ejemplo, si elegimos "trimestres" obtenemos



También podemos elegir más de una opción simultáneamente, por ejemplo trimestre y mes



Con este resultado



Como habrán notado, no existe la opción de agrupar por semanas. Pero Excel nos permite hacer esto, si seleccionamos "días" y en la ventanilla "número de días" ponemos "7"



El resultado es



Nuestro ejemplo tiene una limitación potencial, ya que el número de columnas de una hoja de Excel es 256 y el número de días del año es 365 (o 366 si es bisiesto).
Es decir que si tuviéramos las ventas de todo el año, día por día, no podríamos poner el campo Fecha en el área de columnas, para luego agruparlo.
Lo que podemos hacer en este caso, es poner el campo Fecha en el área de filas,



agrupar, por ejemplo por mes



y luego arrastrar los campos agrupados al área de columnas






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