Código para lista de valores del operador IN de SQL en Excel

En un post reciente en PowerPivot(Pro), Matt Allington recomienda adquirir conocimientos básicos de SQL para agilizar y mejorar nuestro trabajo con el PowerPivot. Sin lugar a dudas un buen consejo pero no sólo para los usuarios de PowerPivot sino para todo usuario de Excel (en esta nota he mostrado un uso de SQL con Excel).

En este post no voy a hablar de como usar SQL y supongo que sólo interesará a aquellos lectores que ya hacen algún uso de este lenguaje.

En la nota mencionada Matt publica un código de Vba para crear la lista de valores de un operador IN (devuelve  aquellos registros cuyo campo indicado coincide con alguno de una lista).

Para usar este operador hay que crear una lista de valores, texto o números, separados por comas.

Una de las formas de hacerlo es usando la función CONCATENAR, pero cuando se trata de varios miembros a unir, la tarea se vuelve irritántemente tediosa.

Así que, como Matt, también yo he creado un código que uso en mi trabajo diario y que hasta ahora no había pensado en publicarlo. El código es el siguiente

Sub cadena_for_SQL()
  
    Dim cell As Range, strTmp As String, string_for_SQL As String
    Dim SQLString As DataObject
    Dim Answ
  
    Answ = MsgBox("Yes para texto - No para numeros", vbYesNo, "SQL String")
  
    Set SQLString = New DataObject
  
    For Each cell In Selection
        If Answ = vbYes Then
            strTmp = strTmp & "'" & cell.Value & "',"
        Else
            strTmp = strTmp & cell.Value & ","
        End If
    Next cell
  
    string_for_SQL = "IN " & "(" & Left(strTmp, Len(strTmp) - 1) & ")"
  
    With SQLString
        .SetText string_for_SQL
        .PutInClipboard
    End With
  
End Sub

Empezamos por seleccionar el rango que contiene los valores a integrar a la lista del operador IN y
luego activamos la macro; aparecerá un mensaje que nos pide determinar si los valores deben integrarse como texto o como números

Elegimos la opción deseada y la macro copiará la lista al Clipboard. De esta manera todo lo que nos queda por hacer es pegar la lista en el lugar deseado (por lo general, el editor de SQL).

Este video muestra el uso del código en sus dos versiones (texto y valores numéricos)

Consolidar datos de varios cuadernos Excel con MS Query

Ya hemos tratado anteriormente el tema de consolidación de datos de varios cuadernos u hojas Excel usando MS Query. Sin embargo el uso de esta herramienta presenta ciertos problemas y la ayuda en línea del MS Query es muy pobre.

En esta nota veremos cómo lograr esta consolidación para lo cual tendremos que editar y modificar la consulta SQL que genera el MS Query. Aclaremos que esta tarea es sencilla y no requiere conocimientos del lenguaje SQL.

En nuestro ejemplo suponemos que tenemos los datos de ventas de tres sucursales de una empresa en tres cuadernos distintos: ventasNorte.xls, ventasSur.xls y ventasOeste.xls. Las tablas de datos de cada cuaderno tienen la misma estructura, es decir, los mismos campos (columnas) en las mismas posiciones.

Empezamos por incluir cada tabla en un nombre. Por ejemplo, en ventasNorte.xls incluimos la tabla de datos en el nombre consNorte

También podemos crear el nombre usando el cuadro de nombres

El próximo paso es abrir un cuaderno en blanco donde consolidaremos los datos. En el nuevo cuaderno activamos la pestaña Datos y en Obtener Datos Externos usamos la opción Desde Microsoft Query

En Excel 2003 usamos

En Elegir origen de datos seleccionamos Excel Files

En el paso Select Workbook (seleccione cuaderno), seleccionamos uno de los cuaderno, por ejemplo, ventasNorte.xls

En el próximo paso seleccionamos el nombre del rango y pasamos todas las columnas a la consulta

Seguimos adelante en el proceso hasta llegar al último paso donde seleccionamos la opción Ver datos o modificar en Ms Query

Lo que veremos en la interfaz del MS Query que se abre es esto

Apretamos el botón SQL, lo que nos permite acceder a la sintaxis de la consulta.

En lugar de

SELECT rngNorte.Sucursal, rngNorte.Mes, rngNorte.Ventas, rngNorte.Clientes
FROM `D:\Ventas\ventasNorte`.rngNorte rngNorte

ponemos

SELECT * FROM `D:\Ventas\ventasNorte`.rngNorte
UNION ALL
SELECT * FROM `D:\Ventas\ventasSur`.rngSur
UNION ALL
SELECT * FROM `D:\Ventas\ventasOeste`.rngOeste

Al apretar Aceptar veremos

Apretamos Aceptar y todos los datos serán consolidados en la tabla del MS Query

En el menú del Query elegimos Archivo-Devolver los datos a Excel lo que abre el diálogo de Importar datos en Excel, donde podemos elegir la forma de ver los datos en Excel. Por lo general usaremos la opción Informe de tabla dinámica

En Excel 2003 la interfaz es algo distinta

Consolidar datos de hojas Excel con MS Query

Supongamos que tenemos una hoja en un cuaderno de Excel con los siguientes datos



En otra hoja tenemos estos datos



Nuestra tarea consiste en consolidar los datos de ambas hojas en una sola hoja, como esta



No podemos hacerlo con Datos—Consolidar o con Tablas Dinámicas. Una posibilidad es agregar el campo Cliente en la segunda hoja usando la función BUSCARV basándonos en el número de factura.
Este método se vuelve muy ineficiente cuando tenemos que manejar una gran cantidad de datos. No sólo que BUSCARV puede ser muy lenta cuando hacemos una búsqueda exacta sino que también tendríamos que estar actualizando las fórmulas cada vez que agregamos datos.

En esta nota mostraremos un método mucho más eficiente usando un programa adjunto de Excel, y poco conocido, el MS Query, sobre el cual ya hemos escrito en el pasado.

Supongamos que las hojas que hemos mostrada más arriba se encuentran en el cuaderno Datos.xls.

Empezamos por abrir un cuaderno en blanco y en este cuaderno abrimos el menú Datos-Obtener Datos externos-Nueva consulta de base de datos



En el diálogo que se abre elegimos la opción Excel Files



Ubicamos la carpeta donde guardamos el archivo (en nuestro caso Datos.xls) y elegimos el archivo



En el diálogo Elegir Columna veremos las dos hojas que contiene nuestro cuaderno



Para ver las tablas, que de hecho son las hojas del cuaderno, debemos asegurarnos que la opción Tablas del sistema esté seleccionada. Para hacer esto apretamos el botón Opciones



Nuestro objetivo es agregar los campos Fecha y Cliente a la hoja Ventas. Apretamos el signo + de Facturas para ver los campos, y elegimos Fecha y Cliente



Ahora señalamos la tabla Ventas y pasamos todos los campos apretando la flecha correspondiente



Al hacer esto veremos este mensaje



MsQuery nos pide que creemos un vínculo entre ambas tablas (unión). Haremos esto más adelante. Por ahora apretamos Aceptar y seguimos



Al apretar Aceptar se abre la interfaz del MS Query. En la parte superior vemos las tablas de datos que hemos importado al MS Query. En la zona de datos, vemos todos los datos de ambas tablas. Como podrán comprobar, en esta tabla hay 90 registros. Esto se debe a que no hemos creado ningún vínculo específico entre las dos tablas y por lo tanto se crean registros redundantes.
Existen distintos tipo de vínculos entre tablas. Quienes tengan conocimientos de SQL, podrán resolver el caso fácilmente. Para quien no conozca SQL, MS Query ofrece un asistente, que es lo que emplearemos en este ejemplo.
En el menú de MS Query elegimos Tablas-Uniones



En la ventana de diálogo del asistente nos aseguramos que en Izquierda y Derecha figure el campo Factura, en una ventanilla el campo de la tabla Facturas y en la otra él de Ventas. Elegimos la opción 3 de las opciones de unión (Left Outer Join, en SQL)



Apretamos Agregar y luego Cerrar. A continuación apretamos el botón de Ejecutar consulta ahora



El resultado es la tabla que estamos buscando. Nótese la forma gráfica en la que MS Query indica el tipo de unión que hemos creado entre las tablas



Todo lo que nos queda por hacer es transferir los datos al cuaderno de Excel que hemos abierto para el caso. Esto lo hacemos con el menú Archivo-Devolver datos a Excel



Excel activa la hoja de la cual hemos partido y abre un diálogo donde podemos elegir desde que celda importar los datos. Existen varias opciones que son visibles al apretar los botones Propiedades y Modificar consulta, y que invito a que investiguen por vuestra cuenta.



Al apretar Aceptar Excel importa los datos a la hoja.



Como ven, Excel también pone la barra de comandos Datos Externos. Esta barra nos permite renovar los datos, con el icono "!" y también editar la consulta. Una de las grandes ventajas de este método es que Excel guarda un vínculo con las tablas de datos lo que nos permite actualizar con comodidad y eficiencia la hoja de Excel cada vez que cambiemos o agreguemos datos en las tablas de origen.

Quien quiera practicar el ejercicio, puede descargar el archivo datos.xls aquí.

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