Consolidar datos de más de dos cuadernos Excel con MS Query

martes, junio 02, 2009

En el pasado hemos mostrado cómo consolidar datos de distintas hojas de un mismo cuaderno empleando el MS Query.

Un lector me comenta que cuando quiere consolidar datos de tres hojas de tres distintos cuadernos, MS Query no permite agregar la tercera tabla (la hoja del tercer cuaderno). Como sucede frecuentemente con esta aplicación, la ayuda no viene a nuestro rescate en este problema.

Veamos un ejemplo (en este caso estaremos usando Excel 2007, pero el mecanismo es el mismo en Excel 97-2003).

Empezamos por establecer el nexo a la fuente de datos, en este caso dos cuadernos Excel



consolidar datos con Excel

Seleccionamos uno de los cuadernos (MS Query no nos permite hacer selecciones múltiples)

consolidar datos con Excel

Incluimos todos los campos de la hoja y seguimos adelante con el asistente hasta el último paso, donde seleccionamos la opción “Ver datos o modificar consulta con MS Query”. Al finalizar el proceso se abre la ventana de MS Query con los datos que hemos extraído de la hoja del primer cuaderno.

consolidar datos con Excel

Ahora agregamos la hoja del segundo cuaderno con el menú Tabla-Agregar Tablas

consolidar datos con Excel

Aquí nos topamos con el primer problema: no podemos ver el nombre del archivo a elegir dado que no podemos extender el ancho de la ventanilla. Guiándonos por la ubicación relativa de los archivos en la carpeta, elegimos el último

consolidar datos con Excel

Ahora queremos agregar la tercer tabla, para lo cual volvemos sobre el proceso anterior

consolidar datos con Excel

MS Query no nos permite agregar la tabla bajo la advertencia “Imposible el acceso..”.
Lo que hacemos en este caso es crear primero una unión entre las dos tablas presentes antes de intentar agregar la tercera. En nuestro caso la unión será entre los campos “factura” de ambas tablas.

Ahora intentamos agregar la tercer tabla, “Clientes”.

consolidar datos con Excel


Del momento que existe por lo menos una unión entre las dos primeras tablas podemos agregar la tercera.


Si intentamos agregar una cuarta tabla, cuyo origen es una hoja de un cuarto cuaderno, nuevamente tendremos que crear una unión a la tercer tabla antes de poder agregar la cuarta.


Otro rodeo posible es mover las hojas de los distintos cuadernos a un único cuaderno y luego proceder como mostramos en la nota mencionada.




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13 comments:

Okat 04 junio, 2009 20:58  

Cómo harías para ejecutar la consulta creada con MS-QUERY en tú cógido VBA ? ( es decir el archivo QDY). He utilizado el grabador de macros y pegado el código allí generado, pero al copiar el libro en otra máquina deja de funcionar. Tira un error relacionado con el componente ODBC.

Muchas gracias.

Jorge L. Dunkelman 04 junio, 2009 22:45  

Hola
la respuesta irá en una nota que espero publicar en breve.

Juanito Falcó 09 junio, 2009 11:08  

Buenos días Jorge, en mi caso, al ir a tabla/Agregar tablas, no me da la opción de seleccionar un nuevo libro, sólo aparecen las contenidas en las hojas del libro sobre el que estoy trabajando.

Muchas gracias!

Jorge L. Dunkelman 09 junio, 2009 23:36  

Juanito
luego e agregar la primer tabla, ¿la opción Libro está activa?

Juanito Falcó 10 junio, 2009 12:12  

No, no está activa pero creo que se trata por ser una unidad de red, ya que si añado una tabla en local si funciona. Por lo que veo además, los distintos libros de excel deben de estar situados en el mismo directorio.

En cualquier caso muchas gracias por tu ayuda

Anónimo,  10 julio, 2009 18:43  

Hola,
Muy interesante el artículo, sin embargo he tropezado con 2 problemas.

1.- Si tengo 2 archivos Excel, donde en el primero tengo 2 hojas, y en el segundo archivo tengo una hoja, al momento de hacer la consulta, si empiezo por las 2 hojas del primer archivo y después intento agregar la tercera del segundo, me aparece el mensaje de Imposible el acceso, incluso si ya tengo la unión definida.

2.- Si hago la consulta empezando por la hoja suelta del segundo archivo y después agrego las otras 2 hojas, los datos recuperados solo son de la primera hoja agregada, no incluye los datos de las otras dos...

Estoy haciendo algo mal.
Muchas Gracias
FV

Jorge L. Dunkelman 13 julio, 2009 18:37  

He tratado de replicar el problema, pero en mi caso todo funciona bien. Puedes mandarme los archivos para ver dónde pueda estar el problema.

Anónimo,  23 enero, 2010 22:52  

Hola Jorge

Tengo un problema al aplicar MS Query en excel 2007: cuando llamo la tabla que necesito me sale un mensaje que dice:

"La tabla externa no tiene el formato esperado"

¿Qué estaré haciendo mal?

Muchas gracias

Jorge L. Dunkelman 24 enero, 2010 08:15  

Puede deberse a que en una de las columnas de la hoja de Excel hay datos de distinto tipo. Por ejemplo, si en una misma columna hay valores numéricos y texto.

Anónimo,  05 marzo, 2010 06:02  

Jorge, hola

Me esta pasando lo mismo que a Juanito Falcó.

Al terminar con el procedimeinto de la primera tabla, no me permite adicionar la segunda ya que la opción Libro esta desactivada...que hago

Veo que mencionaste que publicrias la respuesta y no la encuentro

Que hago?

De antemano agradezco tu colaboración

Cordial saludo

José Francisco

Jorge L. Dunkelman 05 marzo, 2010 07:28  

José Francisco,
como decía mi abuelita, lo prometido es deuda. Espero poder publicar la nota sobre el tema este fin de semana.

Anónimo,  04 noviembre, 2012 20:04  

Hola Jorge,
También me pasa como a Juanito Falcó y a Anónimo: una vez cargada la primera tabla intento cargar una segunda, pero la opción "libro" del cuadro Tablas no está activado. Te agradecería que me indicas el motivo. Muchas gracias.

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