Crear tablas dinámicas independientes.

Tal vez habrán notado un problema que existe en tablas dinámicas que comparten la misma base de datos: aplicar agrupar o desagrupar en una tabla produce el mismo efecto en la otra.

Supongamos que tenemos una tabla de facturas por fecha (como siempre, la bendita base de datos Northwind)

Creamos dos tablas dinámicas: una que muestra las ventas por año y mes y la segunda por año y trimestre, para lo que usaremos Agrupar

Para la primer tabla

con este resultado

Ahora creamos la segunda tabla basándonos en la misma base de datos, para lo cual usamos Insertar-Tabla Dinámica (o Datos-Tabla Dinámica en Excel Clásico). Pero al momento de crear la tabla, antes de que hayamos arrastrado alguno de los campos a alguna de las áreas podemos notar que el campo Años, creado al agrupar la tabla anterior, está presente en la lista de campos

Al arrastrar el campo Fechas al área de filas, los datos estarán agrupados por meses

Veamos que pasa al agrupar los datos en la segunda tabla por trimestres



Ambas tablas sufren el mismo cambio. Para que esto no suceda tenemos que construir la segunda tabla usando el asistente de tablas dinámicas.

En Excel Clásico (97-2003), al crear la segunda tabla usando la misma base de datos, veremos este mensaje

Todo lo que nos queda por hacer es apretar No para crear informes independientes



En Excel 2007/10 no se abre la opción de crear tablas independientes al construir la segunda tabla. Para que esta opción se presente tenemos que usar el asistente de tablas dinámicas. El viejo asistente existe en Excel 2007/10, pero está oculto lejos de los ojos del usuario. Para hacerlo visible usamos el atajo de teclado Alt+T+B

Seguimos los pasos hasta recibir el mensaje

Procedemos como en el caso anterior y creamos tablas dinámicas independientes también en Excel 2007/10

Gantt con actividades repetidas en Excel

En el pasado he tocado el tema de construir diagramas Gantt con Excel. Podemos usar, básicamente, dos técnicas: gráficas de barras apiladas o formato condicional (también pueden consultar mi nota sobre diagrama Gantt dinámico).

Las técnicas que muestro en la nota no contemplan el caso en que una tarea se repite a lo largo del proyecto. En esta nota mostraré una técnica sencilla para crear ese tipo de diagrama de Gantt.

Supongamos este ejemplo sencillo

Nuestro proyecto comprende cinco tareas, algunas de las cuales se repiten en la segunda etapa.
Esto es lo que queremos obtener:

Empezamos por construir nuestro diagrama que mostrará la primera etapa del proyecto, seleccionando el rango A2:C7 en nuestro ejemplo e insertando un gráfico de tipo barra apilada

En Excel 2010 obtenemos este resultado, así que tendremos que hacer algunas modificaciones:

Abrimos el asistente Seleccionar origen de datos y:

Editamos el eje de las categorías para que incluya sólo los valores del rango A3:A7

Agregamos la serie Comienzo (el rango B3:B7) y la movemos al primer lugar (usando la flecha indicada en la imagen)

Ocultamos la serie “Comienzo” marcando “Sin relleno” en el asistente de formato de la serie y “Sin línea” en la opción Borde

También el eje de los valores (horizontal) requiere nuestra atención. Cambiamos el valor mínimo del eje de manera que coincida con la primer fecha del proyecto

Finalmente, eliminamos la leyenda y si es necesario cambiamos la orientación de los ejes de manera que la primer tarea quede en la parte superior del diagrama. Para esto seleccionamos el eje de las categorías (el vertical) y cambiamos las definiciones

El resultado es el siguiente

Para poder representar la segunda etapa de la tarea tendremos que crear una columna auxiliar. Podemos incluirla en la tabla, pero mi inclinación personal es ocultarla ya que no aporta ninguna información útil al usuario.

Insertamos una columna a la izquierda de la tabla (o mejor aún dos, Ay B) y creamos la columna auxiliar “Intervalo”

Intervalo cuenta los días transcurridos entre el final de la primer etapa de la tarea y el comienzo de la segunda etapa.

Ahora agregamos dos nueva series a la gráfica: Intervalo y Duración (de la etapa 2)

Dado que vamos a ocultar la columna A, tenemos que cambiar la forma en que Excel representa los datos de columna ocultas apretando el botón “Celdas ocultas y vacías” y marcando “Mostrar datos en filas…”

Ahora tenemos que volver la serie Intervalos invisible, tal como hicimos con la serie Comienzo, cambiando las definiciones de relleno y borde

El último detalle que nos queda son los valores 00/01/1900 (rango I5:I7), Esto se debe a que los valores son ceros, pero el formato es de fecha. Lo que hacemos es cambiar levemente el formato usando formato personalizado “dd/mm/aa;;” (agregamos dos veces punto y coma)

El resultado final

El archivo con el ejemplo se puede descargar aquí (versiones Excel 2003 y Excel 2010).

Formato Condicional en Excel 2010 – Cambios y Mejoras

En la nota sobre formato condicional personalizado con iconos pasé por alto las diferencias y mejoras introducidas en la versión 2010 de Excel (gracias a Carola por llamar mi atención sobre el error). Si bien los cambios y mejoras son menos dramáticos de los introducidos en Excel 2007, vale la pena pasar revista a las diferencias entre Excel 2007 y Excel 2010 en lo que a formato condicional se refiere.

En esta nota veremos los cambios en el formato condicional con conjuntos de iconos. Esta funcionalidad fue introducida en Excel 2007

La limitación en Excel 2007 es que no podemos combinar entre iconos que pertenecen a distintos conjuntos. En Excel 2010 podemos cambiar el icono de cada una de las condiciones

Esta funcionalidad incluye la posibilidad de determinar que bajo determinada condición no aparezca ningún icono

Esto es útil cuando queremos que aparezca un icono sólo cuando se cumple una determinada condición, por ejemplo los tres mejores meses de ventas

Otro cambio es la posibilidad de elegir el conjunto de iconos visualmente desde una lista desplegable

Otra herramienta introducida en Excel 2007 y mejorada en Excel 2010 son las barras de datos.

En este ejemplo aplicamos formato condicional con barra de datos en la versión Excel 2007

Podemos ver que las proporciones entre las barras del mejor mes (Agosto) y el peor (Setiembre) no concuerdan con la diferencia entre los números. Las barras de datos en Excel 2007 no sirven para comparar valores. Este problema fue solucionado en Excel 2010. Los mismos datos en Excel 2010 se ven así

Otras mejoras en formato condicional con barras de datos son:

• Posibilidad de elegir entre relleno degradado y relleno sólido (en Excel 2007 sólo degradado)
• Posibilidad de poner borde a la barra

• Posibilidad de representar valores negativos en forma efectiva