Formato condicional en Excel 2007

lunes, diciembre 08, 2008

Una de las funcionalidades que más han mejorado en Excel 2007 es el formato condicional. Entre las mejoras mencionaremos:

# - no hay límite al número de reglas que se pueden definir. Anteriormente sólo era posible definir tres condiciones.

# - en las versiones anteriores no era posible usar referencias a celdas de hojas remotas al definir las condiciones (en esta nota vimos como se podía superar ese inconveniente). En Excel 2007 no existe esta restricción.

# - En Excel 2007 se puede condicionar el formato de números.

# - Además de fondos y bordes también se pueden aplicar iconos como flechas, puntos de color y barras de color. Estas últimas permiten generar gráficos "instant" basados en valores de celdas.

# - Se puede aplicar más de un formato condicional a una misma celda. Por ejemplo, si una regla pone un fondo de color y cambia el tamaño de la fuente, al cumplirse ambas condiciones los dos formatos serán aplicados. En las versiones anteriores sólo la primer condición se aplicaba.


La posibilidad de usar iconos y barras es particularmente atractivo por los efectos que se pueden lograr. Supongamos que tenemos esta tabla de ventas




Si queremos poner resaltar con flechas de color aquellos departamentos que han vendido más de 30000 (superaron el plan), los que están entre 15000 y 30000 (cumplen el plan) y aquellos que no han superado los 15000, seleccionamos el rango de las celdas a formar, en la pestaña Inicio de la cinta apretamos Formato condicional-Nueva Regla





El resultado



Es de notar que sólo definimos dos valores, 30000 y 15000 y Excel define los límites de las tres condiciones mostrándolas en la parte izquierda del formulario.

También podemos usar barras de color para dar una idea gráfica del tamaño relativo de cada número. Seleccionamos el rango de número y aplicamos Formato Condicional - Barra de datos. Al señalar alguna de las opciones Excel nos muestra como se verán las barras en el rango formado



La barra es aplicada como fondo a la celda que contiene el valor. Podemos mejorar el efecto visual de esta opción aumentado el ancho de las columnas creando así este este efecto



Una opción mejor es crear una tercera columna con una referencia las celdas y usar la opción "mostrar sólo la barra"









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16 comments:

Anónimo,  15 diciembre, 2008 06:44  

Muy buenos, una vez mas, tus comentarios Jorge, has logrado que Excel 2007 llame mi atención...si me habre exprimido el cerebro tratando de alguna forma de "meter" mas formatos condicionales...y ahora no hay limites!!!, seguire con atención tus futuras notas de Excel 2007...esperando que no nos abandondes a los del 2003!!

Un fuerte abrazo, P. Pinto.

Jorge L. Dunkelman 15 diciembre, 2008 18:04  

Seguiré siempre firme al lado del Excel 2003, en especial porque el 50% de mis lectores lo usan (según la encuesta). Debo reconocer que me sorprende que el 42% ya esté usando el 2007.

Anónimo,  09 febrero, 2009 18:15  

Tengo una duda con el formato condicional del excel 2007 y me gustaría saber si puedes ayudarme. Quiero utilizar los semaforos para controlar el vencimiento de unos plazos. Tengo una fecha en la que terminan los contratos y me gustaría habilitar una columna en que me apareciese el semáforo en rojo en caso que a día de hoy ya haya vencido el contrato, en amarillo si faltan menos de tre meses para el vencimiento y en verde en caso contrario.

Jorge L. Dunkelman 09 febrero, 2009 20:22  

Hola
como seguramente te habrás dado cuenta, el uso de formato condicional con las colecciones de iconos está lejos de ser intuitivo.
En breve estaré publicando una nota sobre el tema.

Anónimo,  25 mayo, 2009 22:00  

Una consulta en el tema de formatos condicionales... quiero que a partir del resultado de una celda, el formato que le dé a esta se aplique a toda la fila en que esta celda se encuentra... trato de hacerlo pero no me sale... y como hago para aplicarle a todas las filas de mi base de datos???

Rosales Paz 11 diciembre, 2009 04:28  

Hola Jorge, tengo un problema con excel 2007, necesito poner nuos semaforos, pero con 4 condiciones 8es decir 4 colores de semaforo) que puedo hacer?

PEDRO ESCONDRILLAS,  26 mayo, 2010 14:51  

HAY ALGUNA FORMA DE DAR MAS DE 3 CONDICIONES EN EXCEL 2003?

Anónimo,  23 febrero, 2011 18:41  

Hola Jorge, tengo un problema a ver si me puedes ayudar necesito colocar el sentido de la flecha verde hacia abajo y rojo hacia arriba ya que es un indicador descendente, no se como hacerlo. Hay una opción de invertir flehcas pero no invierte realmetne el sentido de la flecha verde hacia abajo sino la condición... espeor me puedas ayudar gracias!!!!
enza

Jorge L. Dunkelman 25 febrero, 2011 18:35  

Hola,
los icono están predefinidos y por lo tanto no puedes cambiar la apariencia. Lo que puedes hacer es usar la técnica que muestro en esta nota, invirtiendo los colores, por supuesto.

Apicknet 07 febrero, 2012 10:46  

Buenos dias,
¿Hay alguna forma, en las barras de color, de hacerlas proporcional al valor?
Me explico: si el valor es 10 que el color sea el 10% de la celda, si el valor es 50 que el color sea el 50% de la celda y si es 100 que ocupe el total de la celda.
Gracias por anticipado

Jorge L. Dunkelman 07 febrero, 2012 13:15  

Puedes hacerlo usando la opción Barras de Datos.

Sugal 18 junio, 2012 21:51  

Hola Jorge, gracias por compartirnos tus conocimientos; algo que no alcanzo a comprender es porqué dentro de un formato condicional no puedo usar valores absolutos ni rangos cuando defino una fórmula; por ejemplo: Quiero colorear los valores de $A$1:$A$5 cuando se cumpla que los valores que tengo en $B$1:$B$5 ó en $C$1:$C$5 sean inferiores a 10; del único modo que puedo escribir la fórmula es: =O($B1<10;$C1<10); no puedo comprender el fundamento, te agradecería si pudieras explicármelo. Muchas gracias por tu tiempo.

Jorge L. Dunkelman 20 junio, 2012 20:55  

Lo que tienes que hacer es seleccionar el rango a aplicar y luego applicar la fórmula.
Al hacer de esta manera en la fila 1 verás la fórmula que ingresaste (=O($B1<10;$C1<10))
En la fila 2 verás =O($B2<10;$C2<10)

Villa-kun 03 julio, 2012 19:43  

Tengo una pregunta sobre formato condicional! D: Es que esta parte la vimos bien rapido y no encuentro en ninguna parte la explicación. Verán... supongamos que tengo una base de datos con las ventas de varios vendedores cuyos nombres salen más de una vez en diferentes fechas. Y necesito que me señale con un formato diferente todas las filas de un vendedor en particular. No necesito que me señale solo su nombre, sino todas las filas donde ese vendedor aparesca. Yo solo sé como hacer para que la celda donde sale su nombre cambie de formato, pero no se como hacer que toda la fila de ese nombre cambie y peor aun si por ejemplo quiero ese vendedor y además las veces que ha vendido una cierta cantidad mayor a un numero especifico. Sé que es con la opción de poner una nueva regla pero no sé que más hacer... Alguien sabe?

Jorge L. Dunkelman 06 julio, 2012 17:13  

Hay que aplicar el formato condicional a toda la fila. Esto se hace seleccionando toda la fila (o el rango deseado) y aplicando el formato usando referencias semi-absolutas ($A1, por ejemplo, donde fijamos la columna)

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