Formato Condicional en Excel 2010 – Cambios y Mejoras

En la nota sobre formato condicional personalizado con iconos pasé por alto las diferencias y mejoras introducidas en la versión 2010 de Excel (gracias a Carola por llamar mi atención sobre el error). Si bien los cambios y mejoras son menos dramáticos de los introducidos en Excel 2007, vale la pena pasar revista a las diferencias entre Excel 2007 y Excel 2010 en lo que a formato condicional se refiere.

En esta nota veremos los cambios en el formato condicional con conjuntos de iconos. Esta funcionalidad fue introducida en Excel 2007

La limitación en Excel 2007 es que no podemos combinar entre iconos que pertenecen a distintos conjuntos. En Excel 2010 podemos cambiar el icono de cada una de las condiciones

Esta funcionalidad incluye la posibilidad de determinar que bajo determinada condición no aparezca ningún icono

Esto es útil cuando queremos que aparezca un icono sólo cuando se cumple una determinada condición, por ejemplo los tres mejores meses de ventas

Otro cambio es la posibilidad de elegir el conjunto de iconos visualmente desde una lista desplegable

Otra herramienta introducida en Excel 2007 y mejorada en Excel 2010 son las barras de datos.

En este ejemplo aplicamos formato condicional con barra de datos en la versión Excel 2007

Podemos ver que las proporciones entre las barras del mejor mes (Agosto) y el peor (Setiembre) no concuerdan con la diferencia entre los números. Las barras de datos en Excel 2007 no sirven para comparar valores. Este problema fue solucionado en Excel 2010. Los mismos datos en Excel 2010 se ven así

Otras mejoras en formato condicional con barras de datos son:

• Posibilidad de elegir entre relleno degradado y relleno sólido (en Excel 2007 sólo degradado)
• Posibilidad de poner borde a la barra

• Posibilidad de representar valores negativos en forma efectiva

Formato condicional personalizado con iconos en Excel 2007/10

Entre las funcionalidades cuyas sus posibilidades más se han extendido en Excel 2007/10 se cuenta sin dudas el formato condicional. Ya he tratado el tema en varias notas, en general y el uso de iconos en particular.

Un lector me consulta:

Quiero utilizar conjuntos de iconos de la siguiente manera: 1.Valores entre 0 y 4: flecha verde. 2.Valores entre 4 y 10: flecha naranja 3. Resto de valores, bien por debajo de 0 o por encima de 10: flecha roja ¿¿Se puede hacer?? Es que no encuentro ninguna fórmula

En realidad no necesitamos ninguna fórmula (recordemos que estamos usando Excel 2007 o Excel 2010). Podemos usar el conjunto de iconos, pero tendremos que modificar las opciones por defecto que Excel nos ofrece.

En el caso de mi lector, queremos usar tres iconos/flechas diferentes pero para cuatro posibilidades. Vamos a mostrar el proceso de construir la regla.

Supongamos que esta es la lista de valores a la que queremos aplicar el formato condicional (que por comodidad he ordenado de menor a mayor sin que esto sea necesario para aplicar las reglas)

Empezamos por seleccionar el rango de la lista y elegir la opción “conjunto de iconos-4 flechas de color”

Ahora debemos cambiar el formato por defecto que aplica Excel, para lo cual usamos el menú Formato Condicional-Administrar reglas-Editar reglas

Cambiamos la opción Tipo de “porcentual” a “número”

En la primer regla ponemos “>10” y cambiamos el icono usando el botón de iconos (Aclaración: esta opción existe sólo en Excel 2010. Gracias a Carola por llamar mi atención sobre este punto)

Al hacer esto los valores en la segunda regla cambian automáticamente, determinando el límite inferior de la regla

Ponemos como límite superior “4” para esta regla y cambiamos el icono. Esto determina el límite inferior de la tercera regla

La cuarta regla queda definida por defecto. Apretamos “Aceptar” y..voila!

Diferenciar fechas de números en Excel

Ya hemos explicado en este blog que en Excel, las fechas son números. Por ejemplo, la fecha de hoy, 15/07/2011, es para Excel el número 40739 que es el número de días transcurridos desde el 01/01/1900.

Cuando introducimos en una celda un valor que Excel pueda reconocer como fecha, el formato de fecha es aplicado automáticamente. Pero, por debajo del formato en pantalla, Excel sigue “viendo” el número de serie que representa la fecha. Esta captura de pantalla demuestra el proceso

Esta característica puede crearnos dificultades si tenemos que diferenciar en una fórmula entre fechas y números.

Excel cuenta con varias funciones que nos permiten evaluar el tipo de datos que contiene una celda; por ejemplo: ES.PAR, ESTEXTO, ESNUMERO, etc. (todas bajo la categoría Información en el asistente de funciones). Pero no tiene una función “ESFECHA”, que nos permita establecer si la celda evaluada contiene una fecha.

La única alternativa con funciones es usar la función CELDA con el argumento “formato”. Si el resultado de la fórmula es D1, D2, D3, D4 o D5, entonces la celda evaluada contiene una fecha

Por ejemplo

Pero esta función no reconoce todos los formatos legítimos de fechas (aparentemente debido a los formatos regionales)

Una solución más práctica es crear una UDF (función definida por el usuario) aprovechando que en Vba si hay una función para reconocer fechas: IsDate

Creamos la UDF poniendo este código en un módulo común del editor (si lo guardamos en el Personal, la función estará disponible para todos los cuadernos activos)

Function contiene_fecha(rngCell As Range) As Boolean

    contiene_fecha = IsDate(rngCell)
   
End Function

Al aplicar la función obtenemos el resultado “VERDADERO” o “FALSO” de acuerdo al contenido de la celda