Agrupar y desagrupar datos manualmente en tablas dinámicas (segunda nota)

Ayer vimos como agrupar datos en tablas dinámicas de Excel basándonos en campos de texto.
Ahora veremos como agregar o quitar líneas a los campos agrupados. Excel no tiene un menú para editar campos agrupados. Podemos agrupar (como mostramos ayer) o desagrupar usando la opción Desagrupar del asistente de tablas dinámicas.
Hay situaciones en las cuales queremos agregar o quitar un miembro a un grupo ya existente. En esta nota mostraré las técnicas para hacerlo.
Volvamos sobre nuestro ejemplo de ayer donde hemos creado el grupo Norte



Si queremos agregar la Tienda 12 a este grupo empezamos por seleccionar todos los miembros del grupo y también Tienda 12 (apretando Ctrl mientras hacemos clic con el mouse)



Abrimos el menú Agrupar y mostrar detalle del asistente de tablas dinámicas y apretamos agrupar



Tienda 12 aparece ahora incluida en el grupo Norte



Nótese que el nombre del grupo ha cambiado al nombre por defecto, Grupo1.

Para quitar alguno de los miembros empezamos por seleccionar todos los miembros del grupo, menos aquel que queremos quitar (en nuestro ejemplo Tienda 19)



Ahora volvemos a usar Agrupar y mostrar detalle-Agrupar, lo que hará que Tienda 10 quede fuera del grupo



Podemos combinar ambas técnicas en una sola. Por ejemplo, si queremos quitar del grupo las tiendas 13 y 16 y agregar la tienda 2, seleccionamos todas las tiendas del grupo excepto 13 y 16 y seleccionamos también la tienda 2. Luego usamos Agrupar y mostrar detalle-Agrupar, obteniendo el resultado deseado en una sola operación.

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Más sobre agrupar datos en tablas dinámicas de Excel

En la nota Tablas Dinámicas en Excel – Agrupar datos vimos como agrupar datos en una tabla dinámica de Excel basándonos en un campo de fechas.
Pero esta funcionalidad no se limita sólo a fechas. Podemos agrupar datos basándonos también en campos de texto.
Supongamos, una vez más, esta tabla que muestra las ventas de cada tienda de una cadena



Empezamos creando la tabla dinámica



Nuestro objetivo es agrupar las tiendas por zonas: Norte, Sur, Este y Oeste. El problema es que la tabla de datos no incluye un campo que nos permita agrupar las tiendas por zonas. Una solución posible es agregar el campo, pero esto no es necesario.
Empezamos por seleccionar todas las tiendas que pertenecen a la zona Norte. No es necesario que el rango sea continuo de manera que después de seleccionar la primer tienda apretamos Ctrl al seleccionar las restantes



En nuestro caso hemos seleccionado las tiendas 1, 13, 16, 19 y 3 que corresponden a la zona Norte. En el asistente de Tablas Dinámicas abrimos el menú Agrupar y mostrar detalle--Agrupar.



Excel crea un nuevo campo de filas (Tienda2) y agrupa las tiendas que hemos seleccionado en Groupo1.



Cambiamos el nombre del grupo a Norte



Repetimos el proceso para el resto de las zonas



Ahora podemos cambiar el nombre del campo de Tienda2 a Zonas y arrastrar el campo Tienda fuera de la tabla



Un detalle a tomar en cuenta es que Excel crea el nuevo campo sin subtotales



Es recomendable cambiar la definición a Automático, de manera que cuando abrimos el detalle o agregamos el campo Tienda, podamos ver el total por zona

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Versiones de Excel – resultado de la encuesta

A la encuesta ¿Qué versión de Excel usas? han respondido 650 lectores y estos son los resultados



Vemos que 59% de mis lectores usan el Excel clásico (versiones 93 hasta 2003) y 41% usan el nuevo Excel (Excel2007).



Al lanzar la encuesta presuponía que la vasta mayoría de mis lectores no había adoptado la versión 2007 y seguían usando alguna de las versiones clásicas de Excel.
El sitio Exceluser de Charley Kyd hay una encuesta similar a la cual han respondido 1500 lectores. En esta encuesta se contemplaba también la posibilidad de usar ambas versiones de Excel (clásica y nueva). Los resultados son



Resultados ciertamente distintos, donde sólo el 22% de los lectores usan Excel 2007. Si eliminamos a los que usan ambas versiones, vemos que el 71% de los usuarios siguen con las versiones clásicas de Excel y un poco más de un cuarto, el 29%, se ha pasado a la nueva versión. También podemos considerar las respuestas “ambas versiones” como dos respuestas, y en ese caso vemos que el 68% usa las versiones clásicas y un 32% la nueva versión



Ambas encuestas coinciden en que las versiones clásicas de Excel siguen siendo las predominantes. Pero en lo que se refiere a Excel 2007, las respuestas de mis lectores tienden a mostrar que la nueva versión de Excel está ganando terreno y acercándose a la mitad del mercado mientras que las conclusiones de Exceluser son radicalmente distintas.
En una conclusión coincidimos: al instalar la nueva versión de Excel es recomendable dejar instalada la versión anterior.

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