Control de cambios en cuadernos de Excel

Excel viene provisto con una herramienta que nos permite controlar los cambios que vamos haciendo en una hoja de cálculos. Es decir, un registro de los distintos cambios que hemos ido efectuando.
Esta funcionalidad existe para los libros compartidos (tema de una futura nota), pero podemos aplicarla también a libros no compartidos (que se convierten en compartidos).

Supongamos una hoja de Excel donde llevamos registro de la realización de ciertos proyectos



Si queremos llevar un registro de los cambios que vamos haciendo a la hoja, usamos el menú Herramientas—Control de Cambios—Resaltar cambios



En el diálogo que se abre marcamos "Efectuar control de cambios al modificar"



Al hacer esto el libro pasa a tener la característica "compartido"
En este mismo diálogo podemos determinar el valor de las distintas opciones (cuando, quien y donde).
Por ejemplo para el parámetro "cuando" podemos elegir entre estas posibilidades:



También podemos determinar si queremos que Excel resalte las celdas que han sido cambiadas marcando la opción.
Si pulsamos "aceptar" Excel nos preguntará si queremos guardar el cuaderno



Ahora hagamos una serie de cambios en la tabla y veamos como son registrados por Excel. Cambiamos los valores en las celdas B2, B4 y B6



Como pueden apreciar las celdas aparecen con un recuadro azul y una señal de mensaje. Además los encabezamientos de las filas y la columna aparecen en rojo.
Si apuntamos el mouse a una de las celdas veremos el mensaje sobre el cambio



Ahora volvemos a cambiar el valor de B2, esta vez a 42,000



Ahora el mensaje refleja el último cambio realizado. Para ver toda la historia de los cambios usamos el menú Herramientas—Control de Cambios—Aceptar o rechazar cambios.
Si queremos inspeccionar una celda determinada, por ejemplo la celda B2, señalamos esta celda en la ventanilla "donde" del diálogo y apretamos Aceptar



En la ventana que se abre podemos ver la historia de todos los cambios que hubo en la celda. En este mismo diálogo podemos aceptar o rechazar los distintos valores



En el menú Herramientas—Control de cambios—Resaltar cambios podemos marcar la opción "Mostrar cambios en una nueva hoja".



Al aceptar esta opción, Excel genera una hoja llamada Historial con todos los cambios realizados en el cuaderno


Al guardar el cuaderno, Excel elimina esta hoja.

Como se puede apreciar, esta funcionalidad nos da un gran control sobre los cambios hechos en el cuaderno. La contrapartida es que al convertir el cuaderno en compartido hay una serie de funcionalidades que no se pueden usar (hay que tener en cuenta que el objetivo original es compartir el libro con varios usuarios), como

Insertar o eliminar bloques de celdas
Eliminar hojas de cálculo
Crear o cambiar gráficos o informes de gráfico dinámico
Asignar, cambiar o quitar contraseñas

y más


En una futura nota ampliaremos sobre cuadernos compartidos en Excel.

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Graficos Excel sin espacios en blanco

Supongamos un reporte de ventas para el mes de diciembre. Este informe muestra las ventas día a día. Los sábados y domingos no hay ventas y por lo tanto la tabla muestra celdas vacías para esto días



El gráficos (Líneas) resultante de esta tabla será el siguiente



Como pueden apreciar, Excel deja espacios en blanco para las fechas sin datos. Si queremos llenar estos espacios podemos aplicar una de estas diferentes técnicas

1 – Seleccionamos el gráficos y abrimos el menú Herramientas---Opciones. En la pestaña Gráfico, seleccionamos la opción "Interpolar"



El resultado será



2 – Eliminar los sábados y domingos de la tabla



El resultado es similar al anterior.



En este caso, el eje está definido como "escala de tiempo".



Existe también la posibilidad de definirlo como "categoría". En ese caso, los puntos aparecerán distanciados en forma pareja, sin tomar en cuenta el número de días transcurridos entre cada fecha



3 – Usar la función =NOD() (NA en inglés), en las celdas vacías

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JLD Excel en Castellano – Balance del primer año

Llegando el fin de año, aprovecho la circunstancia para elaborar el balance del primer año de este blog.

El origen fue el JLD Excel Blog, en inglés. La idea me fue sugerida por un compañero de trabajo, como recurso de consulta para la empresa donde trabajamos. Dado que la empresa cuenta con filiales en Europa, en Asia y en Sudamérica, parecía natural que el idioma del blog fuera el inglés.
Después de seis meses y 82 notas, decidí dejar de publicar en el blog en inglés y concentrarme en el blog en español.

Este blog surgió de la sugerencia de uno de mis lectores que tradujera las notas al español.
Desde el comienzo, el 17 de enero de este año, hasta hoy he publicado 148 notas y he recibido varios cientos de comentarios, lo cual siempre me alegra aún cuando se trata de críticas.
La cantidad de visitas se ha ido incrementando mes tras mes, aunque en los dos últimos meses se ha dado una caída importante que no se explicar.
El gráfico de estadísticas de Sitemeter para este blog




muestra como crecieron las visitas al blog hasta llegar al punto máximo en octubre, 10000 visitantes en un mes, para caer luego hasta la mitad de esa cantidad en diciembre.

Los casi 58000 visitantes hasta este momento han visto cerca de 163 mil páginas, lo que hace un promedio cercano a las 3 páginas por visita.




De acuerdo a Feedburner, este blog tiene en 33 suscriptores, numero que ha ido creciendo con el tiempo



Entre los planes para el futuro pienso reunificar el blog de gráficos y presentación de datos en este blog, crear un sitio independiente que de solución a la descarga de archivos con ejemplos (en lo sitios gratuitos casi no so ven los enlaces de tanta propaganda), mejorar la interfaz del blog y empezar a publicar una serie de guías prácticas en castellano.

A todos mis lectores, mis mejores deseos de un feliz 2007!

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