Control de cambios en cuadernos de Excel

viernes, enero 12, 2007

Excel viene provisto con una herramienta que nos permite controlar los cambios que vamos haciendo en una hoja de cálculos. Es decir, un registro de los distintos cambios que hemos ido efectuando.
Esta funcionalidad existe para los libros compartidos (tema de una futura nota), pero podemos aplicarla también a libros no compartidos (que se convierten en compartidos).

Supongamos una hoja de Excel donde llevamos registro de la realización de ciertos proyectos



Si queremos llevar un registro de los cambios que vamos haciendo a la hoja, usamos el menú Herramientas—Control de Cambios—Resaltar cambios



En el diálogo que se abre marcamos "Efectuar control de cambios al modificar"



Al hacer esto el libro pasa a tener la característica "compartido"
En este mismo diálogo podemos determinar el valor de las distintas opciones (cuando, quien y donde).
Por ejemplo para el parámetro "cuando" podemos elegir entre estas posibilidades:



También podemos determinar si queremos que Excel resalte las celdas que han sido cambiadas marcando la opción.
Si pulsamos "aceptar" Excel nos preguntará si queremos guardar el cuaderno



Ahora hagamos una serie de cambios en la tabla y veamos como son registrados por Excel. Cambiamos los valores en las celdas B2, B4 y B6



Como pueden apreciar las celdas aparecen con un recuadro azul y una señal de mensaje. Además los encabezamientos de las filas y la columna aparecen en rojo.
Si apuntamos el mouse a una de las celdas veremos el mensaje sobre el cambio



Ahora volvemos a cambiar el valor de B2, esta vez a 42,000



Ahora el mensaje refleja el último cambio realizado. Para ver toda la historia de los cambios usamos el menú Herramientas—Control de Cambios—Aceptar o rechazar cambios.
Si queremos inspeccionar una celda determinada, por ejemplo la celda B2, señalamos esta celda en la ventanilla "donde" del diálogo y apretamos Aceptar



En la ventana que se abre podemos ver la historia de todos los cambios que hubo en la celda. En este mismo diálogo podemos aceptar o rechazar los distintos valores



En el menú Herramientas—Control de cambios—Resaltar cambios podemos marcar la opción "Mostrar cambios en una nueva hoja".



Al aceptar esta opción, Excel genera una hoja llamada Historial con todos los cambios realizados en el cuaderno


Al guardar el cuaderno, Excel elimina esta hoja.

Como se puede apreciar, esta funcionalidad nos da un gran control sobre los cambios hechos en el cuaderno. La contrapartida es que al convertir el cuaderno en compartido hay una serie de funcionalidades que no se pueden usar (hay que tener en cuenta que el objetivo original es compartir el libro con varios usuarios), como

Insertar o eliminar bloques de celdas
Eliminar hojas de cálculo
Crear o cambiar gráficos o informes de gráfico dinámico
Asignar, cambiar o quitar contraseñas

y más


En una futura nota ampliaremos sobre cuadernos compartidos en Excel.


Technorati Tags:

15 comments:

Anónimo,  13 enero, 2007 05:39  

Hola una consulta como hacer que un archivo de excel sea ejecutable, gracias por tu ayuda.

Jorge L. Dunkelman 13 enero, 2007 08:45  

Hola
no se decirte, pero, cuál es el objetivo de convertir un archivo Excel en ejecutable?
Si te refieres a que Excel ejecute alguna tarea al abrir el cuaderno, puedes usar el evento Workbook_Open() de ThisWorkbook

Anónimo,  15 enero, 2007 20:51  

Jorge:

Anteriormente te escribi sobre la consulta de los graficos tipo velocimetros tenia tu correro pero lo perdi, asi q aprovecho este otro medio para escribirte.

Cuando tenemos una tabla, cualquiera e insertamos filtros, como hago para obtener esa lista generada del filtro deplegable, para se copiada a otro lugar. Busque esta opccion por internet y no la encontre, se que tu puedes ayudarme, te paso mi correo es marcegoyti@hotmail.com. Gracias

Marcelo Goytia

Jorge L. Dunkelman 15 enero, 2007 22:28  

Hola Marcelo
En las versiones recientes de Excel sencillamente, eliges el o los rangos que quieres copiar y los pegas en su destino.
En versiones más viejas (creo que X97 y anteriores), seleccionas los datos y, para evitar que copie también los datos ocultos, abres el menú Ir A (F5), apretas el botón Especial y marcas la opción Sólo celdas visibles.

Anónimo,  14 agosto, 2007 23:53  

como validar en la hoja de excel para que en la celda solo acepte numeros no letras es excel 07

Jorge L. Dunkelman 15 agosto, 2007 19:03  

Usando validación de datos. Existe la posibilidad Número Entero y la posibilidad Decimal. En ambos casos tienes que definir el rango de los números. Si quieres algo más general puedes usar la posibilidad Personalizado con la fórmula =ESNUMERO(A1). De esta manera no tienes que definir ni el tipo de número ni el rango.

Alexander,  03 diciembre, 2007 20:50  

Tengo un problema. Tengo un archivo de excel que lo deben trabajar varias personas al mismo tiempo, cada hoja debe estar protejido con clave, cosa que no tiene ningún problema funciona bien, pero el supervisor, debe poder ingresar al archivo y con una macro desprotejer todas las hojas, como se hace para poder habilitar la macro si el archivo esta compartido???.

Jorge L. Dunkelman 05 enero, 2008 15:51  

Alexander, mil disculpas pero se me "escapó" tu consulta.
No se puede. Macros no pueden correr en cuadernos protegidos.

Yagami 22 agosto, 2008 21:31  

como hacer para que en excel al pasar un código de barras con una lectora,consulte una base de datos en x hoja de excel de x producto y te de el resultado de, por ejemplo un precio, existencia etc. en x campo de celdas de excel?

Agradezco infinitamente tu apoyo a esta y tanta gente que seguimos de cerca tus consejos.

Jorge L. Dunkelman 28 agosto, 2008 17:30  

No tengo experiencia en ese campo, pero supongo que tienes que tener instalada un fuente de c[odigo de barras. Estas se pueden descargar de varios sitios en la Internet.

luna,  02 octubre, 2008 01:50  

hola
gracias por la informacion :D

Jose Riu,  08 agosto, 2012 18:11  

Tengo una planilla tipo aplicación, a la que fui agregando mas procesos, y macros.

El tema es que a partir de alguna de los ultimas modificaciones realizadas, se puso muy lenta para cualquier proceso que ejecute.

Lo que quiero saber es de que forma puedo inspeccionar los tiempos de ejecución de los diferentes procesos para detectar cual es el que esta generando la demora en la respuesta.

Es una aplicación con muchas referencias cruzadas con hojas del mismo libro y de otro libro; donde cada vez que cambio la celda activa (selectionchange) o modifico el valor de ciertas celdas (change), realiza diferentes procesos, y recalcula todas las referencias cruzadas.

Las planillas son muy pesadas para enviarlas por mail.

Desde ya muchas gracias.

Jorge L. Dunkelman 10 agosto, 2012 19:00  

Una forma un tanto "primitiva" pero práctica es correr las rutinas paso por paso y ver donde se demora. Para hacerlo abrimos el editor de Vb y usamos F8 para avanzar ejecutar las rutinas paso por paso.
Pero mi "sentido del olfato" me dice que estás usando muchas órdenes "select" que tal vez sean innecesarias y calculando valores con funciones "pesadas" (VlookUp, por ejemplo).

Jose Riu,  29 agosto, 2012 21:44  

Hola Jorge. Consulta con respuesta casi obvia, pero de todas formas te la hago. Tengo un libro con diferentes hojas, la cual preciso que puedan modificarla varios usuaris al mismo tiempo. Creo que la unica manera es utilizando access (el cual no uso), y utilizar excel solo para el front. Alguna otra posibilidad o idea que se te ocurra?
saludos.

Jorge L. Dunkelman 30 agosto, 2012 07:22  

Te sugiero considerar la opción cuadernos compartidos. En la nota expongo tambi[en las limitaciones de estos cuadernos.

Publicar un comentario

Google+ Followers

Seguidores

Google+ Badge

Términos Legales

  © Blogger template On The Road by Ourblogtemplates.com 2009

Back to TOP