Calcular Porcentaje de Subtotales en tablas dinámicas de Excel

Un lector me pregunta como podemos calcular porcentajes de subtotales en una tabla dinámica de Excel.
Excel permite mostrar porcentajes del total de una tabla con facilidad, pero no tiene ningún método incorporado para calcular los porcentajes de subtotales. Veamos a qué me refiero.

Supongamos esta lista de datos



Con facilidad podemos crear una tabla dinámica que totalice las ventas por región y agente



Luego podemos usar el menú de opciones de campo para mostrar los resultados como porcentaje del total



Todo esto con algunos clics del Mouse!

Pero qué pasa si queremos calcular el porcentaje de cada agente sobre el total de cada región? Para hacer esto tendremos que dar un rodeo.

Empezamos por crear un campo auxiliar en nuestra lista de datos, que llamamos "% de Región"



Los valores de este campo los calculamos con la fórmula:

=C2/SUMAR.SI($B$2:$B$13,B2,$C$2:$C$13)

que calcula el porcentaje de cada valor sobre el total de los valores de la región. Este nuevo campo lo arrastramos al área de datos



Para evitar que Excel totalice los subtotales y muestre un total del 400%, cancelamos la opción Total de Columnas en el menú de opciones de tabla.

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Búsqueda por campo con INDICE y COINCIDIR

Supongamos que tenemos una lista como ésta



Queremos crear una fórmula que nos permita hacer una búsqueda o por nombre o por número de identidad. Esta situación refleja varias de las consultas que he recibido últimamente.

Podemos pensar en una solución usando BUSCARV, pero en esta nota veremos como hacerlo usando INDICE, COINCIDIR y validación de datos.

Empezamos por crear dos nombres, que usaremos en validación de datos:

Identidad = Hoja1!$B$2:$B$8
nombre = Hoja1!$A$2:$A$8

En otro lugar de la hoja creamos una tabla donde mostraremos los datos extraídos



En la celda A12 creamos una lista desplegable con Validación de datos



En la celda B12 también creamos una lista desplegable. Aquí usamos la función INDIRECTO para que en la lista aparezcan los valores del rango del nombre que ha sido elegido en la celda A12



En las celdas C12 y D12, donde queremos que aparezcan los datos buscados, ponemos esta fórmula, basada en INDICE y COINCIDIR:

Para el campo Edad: =INDICE(C2:C8,COINCIDIR(B12,INDIRECTO(A12),0))

Para el campo Profesión: =INDICE(D2:D8,COINCIDIR(B12,INDIRECTO(A12),0))

Hay que prestar atención al uso de la función INDIRECTO para interpretar el valor de la celda A12 como rango nominado.



Un detalle a agregar es dar formato condicional a las celdas C12 y D12, para evitar ver el valor #N/A cuando cambiamos el valor de la celda A12




Usamos la función ESERROR y el color de la fuente, en caso de ser VERDADERO, blanco. De esta manera, en caso de error, el contenido de la celda se vuelve "invisible".

El archivo del ejemplo se puede descargar aquí

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Generar hojas con nombre a partir de una lista

Una de las consultas que recibo con bastante frecuencia es cómo generar hojas en un cuaderno a partir de una lista.
Supongamos que tenemos una hoja en un cuaderno con la lista de los meses del año.



Queremos que una macro genere 12 hojas en el cuaderno, un para cada mes, y les ponga el nombre del mes



Esto podemos hacerlo con una macro bastante sencilla

Sub crear_hojas()
Dim Lista As Range
Dim iX As Long

Set Lista = Application.InputBox(prompt:="Señalar rango de la lista", _
Title:="Lista de nombres", Type:=8)


Application.ScreenUpdating = False

For iX = Lista.Count To 1 Step -1
Sheets.Add.Name = Lista(iX)
Next iX

Sheets(1).Select

Application.ScreenUpdating = True

End Sub

Al correr esta macro, se abre un diálogo donde ponemos el rango que contiene la lista (pueden ser meses, días de semana o cualquier otra cosa); al pulsar el botón Aceptar



se generarán las hojas en el orden de la lista.

Si queremos usar esta macro con cierta frecuencia o pasársela a un compañero del trabajo, descubriremos que tenemos que hacer algunas mejoras.
Por ejemplo, si en el diálogo de elegir rango pulsamos Cancelar, se abrirá el editor de Vba y veremos este mensaje de error



Para evitar esto usamos la sentencia On Error

Sub crear_hojas()
Dim Lista As Range
Dim iX As Long


On Error GoTo Cancelar

Set Lista = Application.InputBox(prompt:="Señalar rango de la lista", _
Title:="Lista de nombres", Type:=8)


Application.ScreenUpdating = False

For iX = Lista.Count To 1 Step -1
Sheets.Add.Name = Lista(iX)
Next iX

Sheets(1).Select

Application.ScreenUpdating = True

Cancelar:End Sub
Otro problema puede generarse cuando ya existe en el cuaderno una hoja con uno de los nombres que aparecen en la lista. Por ejemplo, si la hoja Enero existe antes de correr la macro, obtenemos este resultado



Para evitar este problema tendremos que hacer algunas modificaciones a nuestra macro. Primero creamos una función para verificar si una hoja a crear ya existe


Function chequear_hoja(sheetName As String) As Boolean

Dim wkb As Worksheet

On Error Resume Next
Set wkb = Sheets(sheetName)
On Error GoTo 0

chequear_hoja = IIf(Not wkb Is Nothing, True, False)
End Function
Esta función da como resultado FALSE si la hoja no existe, y TRUE si la hoja ya existe en el cuaderno.
Lo que hacemos es usar esta función (adaptada de la propuesta por Colo) en nuestra macro para crear una condición. Si la hoja no existe, entonces creamos una nueva con el nombre correspondiente; de existir, pasamos a verificar el próximo nombre en la lista.

Sub crear_hojas2()
Dim Lista As Range
Dim iX As Long


On Error GoTo Cancelar

Set Lista = Application.InputBox(prompt:="Señalar rango de la lista", _
Title:="Lista de nombres", Type:=8)


Application.ScreenUpdating = False

For iX = Lista.Count To 1 Step -1
If chequear_hoja(Lista(iX)) = False Then
Sheets.Add.Name = Lista(iX)
End If
Next iX

Sheets("Hoja1").Activate

Application.ScreenUpdating = True

Cancelar:
End Sub
El cuaderno con las macros se puede descargar aquí



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Operaciones con rangos discontinuos en Excel.

No todas las funciones de Excel permiten realizar cálculos con rangos discontinuos. Por ejemplo, supongamos estos dos rangos, A1:A3 y A5:A8




Supongamos que por algún motivo no podemos operar con el rango A1:A8. Si queremos sumar todos los valores en los dos rango podemos usar la fórmula

=SUMA(A1:A3,A5:A8)

Lo mismo si queremos contar cuántos elementos hay en ambos rangos

=CONTAR(A1:A3,A5:A8)

Pero si queremos usar CONTAR.SI para averiguar cuantos números mayores a 200 hay en los dos rangos, la fórmula

=CONTAR.SI((A1:A3,A5:A8),">200")

da como resultado #¡VALOR! Lo mismo sucede si queremos usar SUMAR.SI

La solución, por lo general, será combinar dos funciones CONTAR.SI. En nuestro caso sería

=CONTAR.SI(A1:A3,">200")+CONTAR.SI(A5:A8,">200")

El problema con esta solución es que en muchos casos tenemos que combinar muchas funciones CONTAR.SI, lo que convierte en engorrosa la tarea de construir nuestra fórmula.
Veamos cuáles son nuestras posibilidades:

Una posibilidad más compacta es ésta (propuesta por Juan Pablo González en el foro de MrExcel):

=SUMA(CONTAR.SI(INDIRECTO({"A1:A3";"A5:A8"}),">200"))

o utilizar la función ARRAY.JOIN del complemento Morefunc que tantas veces he recomendado

={SUMA((ARRAY.JOIN(A1:A3,A5:A8)>200)*1)}

Esta última fórmula es matricial y debe introducirse en la celda apretando simultáneamente Ctrl+Mayúsculas+Enter.

Los "puristas" pueden utilizar también

=SUMA(--(ARRAY.JOIN(A1:A3,A5:A8)>200))

donde usamos el doble signo menos (--) para forzar la conversión de valores lógicos a 1 (VERDADERO) o 0 (FALSO).

Ambas fórmulas dan como resultado 6.

Para sumar condicional podemos usar estas posibilidades:

=SUMA(SUMAR.SI(INDIRECTO({"A1:A3";"A5:A8"}),">200"))

una variante de la fórmula con INDIRECTO, adaptada a suma condicional, o

=SUMAPRODUCTO((ARRAY.JOIN(A1:A3,A5:A8)>200)*ARRAY.JOIN(A1:A3,A5:A8))

donde usamos SUMAPRODUCTO junto con ARRAY.JOIN

Podemos, y es recomendable, usar rangos nominados. Definimos dos nombres, cada uno refiriéndose a cada uno de los rangos

rango1 =Hoja1!$A$1:$A$3
rango2 =Hoja1!$A$5:$A$8

y utilizarlos en nuestras fórmulas. Por ejemplo:

=SUMA(SUMAR.SI(INDIRECTO({"rango1";"rango2"}),">200"))

Habrán notado que en las fórmulas con INDIRECTO usamos la expresión {"A1:A3";"A5:A8"}. Esta expresión crea un matriz en base a los datos de los rangos expresados como texto (que aparecen entre comillas y por ese motivo usamos INDIRECTO). Pueden consultar esta nota sobre funciones y constantes matriciales.

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Gráficos con imágenes - algunos trucos

Una buena forma de enfatizar la representación de un presupuesto en un gráfico es mostrar un billete partido en pedazos, donde cada porción representa en forma proporcional un concepto del presupuesto



La técnica para hacerlo esta explicado en mi blog sobre gráficos y presentación de datos, en la nota Gráfico de presupuesto con Autoformas.

Si quieren el mismo gráfico, pero orientado horizontalmente



pueden leer la nota Otro gráfico de presupuesto con imágenes.

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La vida (en Excel) es más sencilla con Tablas Dinámicas

En las últimas semanas he recibido varias consultas que tienen un común denominador: no conocer o no apreciar cabalmente las ventajas de usar tablas dinámicas.

Queremos manejar una serie de datos, para lo cual los vamos registrando en una hoja. Luego en otra hoja del cuaderno montamos un resumen de los datos, lo que por lo general nos llevará a armar fórmulas bastante complicadas.
Pero la vida en Excel puede ser mucho más sencilla si sabemos explotar las posibilidades de tablas dinámicas.

Veamos el caso de un lector que quiere manejar un registro de tasas de cambios del dólar y del euro frente al peso chileno. En una planilla se van registrando las tasas de cambio por día. El problema de mi lector, tal como lo describe en su consulta es:

…en otra planilla … tengo un cuadro [con] los promedios de cada mes, entonces cuando están llenos los campos del mes de agosto por ejemplo se llena la casilla con el valor promedio de agosto, y asi una serie de indicadores…
Mi idea es que exista una casilla en la cual se pueda elegir año, mes y dia...y busque los valores segun los datos proporcionados, o sea que si elijo en año 2006, me muestre en pantalla el promedio de enero de 2006 en su respectiva casilla, el promedio de febrero de 2006 en su respectiva casilla etc. y si lo cambio a 2007 haga lo mismo y asi con con "n" años mas

Esta tarea es sencilla si usamos tablas dinámicas y en esta nota mostraremos cómo hacerlo.
En una hoja de Excel ponemos los datos de tipo de cambio del peso chileno frente al euro y al dólar en los años 2006 y 2007. Los datos los descargamos gratuitamente del sitio Oanda. El nombre de la hoja será "BD" (base de datos)





Hemos puesto los datos del dólar (USD) y del euro (EUR) en dos columnas contiguas para evitar tener que duplicar las líneas con las fechas. Esto nos obligará a hacer una pequeña manipulación en nuestra tabla dinámica.

Una vez que hemos completado nuestra base de datos, armamos la tabla dinámica con el menú Datos—Informe de tablas y gráficos dinámicos



Arrastramos el campo Fechas al área de campos de filas y los campos USD y EUR al área de datos



Ahora empezamos a hacer nuestras manipulaciones en la tabla. Primero hacemos clic sobre "Datos" y lo arrastramos sobre "Total"



Como ven, ha desaparecido la columna Total, que no necesitamos. También eliminamos el total de las columnas abriendo el menú Opciones de Tabla y quitando la marca de las opciones Totales Generales de filas y columnas.

Ahora agrupamos las filas por mes y por año con el menú Agrupar de las tablas dinámicas



y eligiendo las opciones "meses" y "años"



En este momento nuestra tabla nos muestra la suma de las tasas de cambio de cada mes para moneda. Para cambiar la función a "promedio", abrimos el menú Configuración de campo y elegimos la función promedio



Hacemos lo mismo para el campo de USD. Ahora cambiamos el formato de los números y ya tenemos nuestra tabla con los promedios por año y por mes. Cinco minutos de trabajo y éste es el resultado



Si queremos agregar promedios anuales, abrimos el menú de configuración de campo para "Fecha"



y marcamos "Subtotales"



Todo lo que nos queda por hacer es definir el rango de la tabla en forma dinámica, como esta explicado en la nota del enlace. De esta manera podemos seguir agregando datos a nuestra base de datos, sin necesidad de redefinir el rango de la tabla dinámica.

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Nota sobre gráficos enlazados

En mi blog sobre gráficos y presentación de datos con Excel, acabo de publicar una nota sobre gráficos enlazdos.
La nota se generó a partir de la consulta de uno de mis lectores sobre cómo crear una situación de "drill down" en un gráfico. Es decir, supongamos que tenemos un gráfico de columnas y al hacer clic en una de las columnas, pasamos a otro gráfico que detalla los datos de la columna.
Las explicaciones y los detalles de cómo crear estos gráficos se pueden leer en la nota mencionada.

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Resolver el error #NUM en el cálculo de la media geométrica en Excel

Esta nota será un tanto exótica para la mayoría de mis lectores, pero supongo que será útil para otros, como lo ha sido para una lectora de México que me consulta sobre la función MEDIA.GEOM.
Esta función, citando la ayuda de Excel devuelve la media geométrica de una matriz o de un rango de datos positivos. Por ejemplo, es posible utilizar la función MEDIA.GEOM para calcular la tasa de crecimiento promedio, dado un interés compuesto por tasas variables.

El uso de la palabra "devuelve" para indicar cuál es el resultado previsto de una función, sigue molestándome a pesar de los años que llevo leyéndola en la ayuda de Excel y en distintas notas y comentarios. No le hemos dado nada a la función, por lo que no veo que es lo que tendrá para devolvernos. Pero dejemos las cuestiones del lenguaje para otra oportunidad.

Mi lectora quería saber por qué la función MEDIA.GEOM que usaba en su cálculo daba como resultado el error #NUM, aún después de haber revisado que todos los valores en el rango fuesen numéricos.
Para entender por qué se genera el error empecemos por definir media geométrica:

la raíz n-ésima del producto de n números.

Cuando nuestro rango de número incluye números de gran magnitud puede generarse una situación de "overflow".

En elarchivo del ejemplo hay una lista con 50 valores.
En la columna B calculamos en cada línea el producto de todos los valores de la columna A hasta esa línea incluida. Podemos ver que al llegar a la línea 50, el resultado es #NUM



La forma de resolver el problema, es usar logaritmos, aquellos viejos (y odiados) conocidos de la época del secundario.
Empezamos por calcular los logaritmos de cada valor con la función LN




Luego calculamos el promedio de los logaritmos



Y finalmente calculamos la inversa con la función EXP, es decir, elevamos el número e al resultado del promedio



Podemos resumir todo este proceso en una sola fórmula matricial



La fórmula matricial =EXP(PROMEDIO(LN(A2:A51))) la introducimos pulsando simultáneamente Ctrl+Mayúsculas+Enter.

La idea de solucionar le problema con el uso de logaritmos fue tomada de la página Geometric Mean Calculations publicada por el Dr. Joe Costa

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Gráficos dinámicos – Mostrar puntos en función de valores.

Ya hemos visto una técnica para determinar cuantos puntos de una serie mostrar en un gráfico.
En esta entrada veremos como determinar la cantidad de puntos a mostrar en función de un determinado valor.

Supongamos que queremos generar un gráfico de columnas a partir de esta tabla de ventas (el archivo con el ejemplo se puede descargar aquí)



Nuestro objetivo es determinar la cantidad de puntos a exhibir en función de un determinado valor. Digamos que queremos exhibir los 5 meses con más ventas.

Empezamos por crear una columna auxiliar, con la fórmula

=JERARQUIA(B2,$B$2:$B$13)+CONTAR.SI($B$2:B2,B2)-1



Esta fórmula la otorga a cada valor un número de orden. Usamos CONTAR.SI para "desempatar" en caso que dos meses tenga la misma suma de ventas.

Ahora creamos una tabla auxiliar donde ordenamos la tabla original de mayor a menor. Para lograr esto usamos las funciones INDICE y COINCIDIR



En el rango E2:E13 ponemos la serie del 1 al 12 que nos servirá como referencia para ordenar los valores. En el rango F2:F13 ponemos la fórmula

=INDICE($A$2:$A$13,COINCIDIR(E2,$C$2:$C$13,0))

Esta fórmula usa los valores del rango E2:E13 para obtener el mes adecuado. Lo mismo hacemos en el rango G2:G13 para poner la suma del mes.

Nuestro próximo paso es crear el gráfico. En esta etapa veremos todos los meses



Ahora tenemos que crear dos rangos dinámicos usando nombres (ver la nota del enlace más arriba).
Creamos dos nombres

mes =DESREF(Hoja1!$F$2,0,0,Hoja1!$I$1,1)
suma = DESREF(Hoja1!$G$2,0,0,Hoja1!$I$1,1)

Como ven, hemos ligado los nombres a la celda I1 de la hoja. En esta celda ponemos, en esta etapa, la cantidad de puntos de la serie que queremos mostrar. Como estos nombres se refieren a la tabla auxiliar, donde hemos ordenado los datos en forma decreciente, si ponemos 5 en la celda I1, los rangos dinámicos mostrarán los primeros cinco meses de la tabla, que son los primeros 5 meses con mayores ventas.

Nuestro próximo paso es reemplazar en la función SERIES del gráfico, los rangos de los valores por los nombres que acabamos de crear.

Seleccionamos el gráfico y abrimos el menú Datos de Origen



Y reemplazamos los rangos del gráfico por los nombres



Esto también se puede hacer seleccionando la serie de datos en el gráfico y reemplazando los valores en la función SERIES que aparece en la barra de fórmulas.

Cada vez que reemplacemos el valor en la celda I1, el gráfico mostrará los valores correspondientes



Nuestro último paso es que el gráfico dependa de un valor de ventas. Por ejemplo, ponemos 60000 en una celda y que el gráfico nos muestre todos los meses con ventas mayores a 60000. Para esto agregamos una celda auxiliar, I2, donde ponemos el monto de ventas a partir del cual queremos mostrar los meses. En la celda I1 ponemos esta fórmula

=CONTAR.SI(G2:G13,">"&I2)

Ahora nuestro gráfico muestra todos los meses con ventas mayores al monto introducido en la celda I2

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