Consolidación de datos con Tablas Dinámicas (Pivot Tables).

En anteriores entradas ya he tratado el tema de consolidación de datos en Excel:
1 – Consolidar Datos con Excel
2 – Consolidar datos con Subtotales
3 - Comparar listas con consolidación de datos

Otro método de consolidar datos en Excel es usando tablas dinámicas (pivot tables).
Consideremos el siguiente ejemplo (para descargar el archivo con el ejemplo apretar aquí). Tenemos un cuaderno Excel con una hoja por cada agente de ventas. En cada una de estas hojas anotamos las ventas por mes y por producto de cada agente.

Para consolidar las ventas de todos los agentes (en nuestro caso habrá sólo dos) en una sola hoja de cálculo usando tablas dinámicas, procedemos de la siguiente manera:
1 – Abrimos una hoja en blanco (en nuestro ejemplo será "consolidado") y activamos el menú Datos--->Informe de Gráficos y Tablas Dinámicos. En el diálogo que se abre elegimos la opción "rangos de consolidación múltiples"



2 – En el siguiente paso debemos instruir a Excel cuantos campos de página queremos. Para nuestro ejemplo elegimos "crear un solo campo de página"



3 – En el tercer paso debemos informar a Excel dónde se encuentran los rangos que contienen los datos. Hacemos esto apunto a los rangos en las hojas adecuadas (agente1 y agente2) y apretando el botón "agregar"



4 – Finalmente debemos decirle a Excel dónde ubicar la tabla dinámica (que consolida los datos)- En nuestro ejemplo la ubicamos en la celda A6



Apretamos "finalizar" y obtenemos la tabla dinámica.

Esta tabla muestra los totales para cada producto y por cada mes de todos los agentes de ventas. Si queremos ver los datos de un agente en particular apretamos el botón "Página 1" y elegimos entre "elemento 1" (agente 1) y "elemento 2" (agente 2).

Dado que los encabezamientos de las columnas tienen un formato de fecha, podemos agrupar los datos en trimestres en forma automática. Para hacer esto damos los siguientes pasos:
1 – Hacemos clic con el botón derecho del mouse en el encabezamiento del campo "columna", y apretamos "agrupar"



2 – Seleccionamos "trimestres" y cancelamos la selección de "meses" (con un clic del mouse).



3 – Apretamos "aceptar" y la tabla se convierte en un reporte trimestral




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