Consolidar Datos en Excel con Subtotales

viernes, febrero 03, 2006

En una nota anterior explicaba cómo consolidar datos usando el menú Datos--->Consolidar. Esta funcionalidad es conveniente cuando queremos consolidar datos que se encuentran en varias hojas.
Otro aspecto de la consolidación de datos es el uso del menú Subtotales. Supongamos que tenemos en una hoja los datos de ventas por productos, zonas y mes del año.




El menú Subtotales nos permite agrupar los totales, por ejemplo, por producto. Para poder utilizar esta herramienta, debemos ordenar los datos del campo correspondiente en orden ascendente o descendente.
Una vez hecho esto, abrimos el diálogo de Subtotales



Elegimos "producto", "suma" y "Ventas" en las opciones correspondientes y pulsamos "Aceptar"

Los botones nos permiten presentar el informe en distintos grados de resumen. Si pulsamos el botón 2 veremos solamente las líneas de totales por producto.



En este ejemplo vemos que tenemos 3 grados de resumen. Qué pasa si queremos agregar un cuarto grado, por ejemplo, subtotales por área.
Para hacer esto tenemos que asegurarnos que todos los campos relevantes estén ordenados en forma ascendente o descendente.
Para reordenar los campos primero debemos cancelar los subtotales. Esto se hace en el mismo diálogo



Luego abrimos el menú de ordenar



y pulsamos "aceptar"


Ahora producimos los subtotales para productos, como en el primer paso, y luego volvemos a abrir el menú para producir subtotales por área. Pero esta vez quitamos la marca de la opción "reemplazar subtotales actuales"



Ahora veremos 4 niveles de resumen



Puede verse que Excel agrega una segunda e innecesaria línea de Total. Esta línea puede ser borrada.



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Categorías: Manejo de Datos_

7 comments:

Maite O.,  16 octubre, 2008 17:17  

Buenas tardes,

Ante todo, muchísimas gracias y enhorabuena por este blog, es realmente útil y me está ayudando muchísimo a mejorar mi uso de Excel.

Tengo un problema con subtotales: En una tabla debo sacar subtotales a tres niveles. El primer nivel sale bien, pero a partir del segundo, hay una línea en la que no sé qué ocurre, que a partir de ahí el último subtotal de ese nivel aparece por encima del subtotal del nivel anterior. Por ejemplo,tenemos España y Francia, sacamos los totales por país. Todo correcto. Pero luego, al sacarlos por ciudades, quedaría: Total Alicante, Total Almería, Total Barcelona... bla bla ... Total España, y una línea por debajo, el total de Zaragoza. Luego ya empezarían las ciudades de Francia. Si no me explico muy bien te puedo mandar un ejemplo a tu correo, si te parece bien.

Gracias de antemano,

Maite

Jorge L. Dunkelman 16 octubre, 2008 22:18  

Hola Maite

si, lo mejor es que me mandes el ejemplo a mi correo.

Maite O,  17 octubre, 2008 18:55  

Mil gracias,

Hoy no he tenido tiempo, pero el lunes te lo enviaré.

Un saludo,

Maite

Charly,  27 septiembre, 2010 15:40  

Jorge, llevo varias horas en tu blog, y como creo que todos tus seguidores, me parece increible.

Pregunta quizás tonta: ¿realmente merece la pena utilizar consolidación por subtotales en vez de tablas dinámicas en alguna ocasión? Yo a priori no lo veo.

Muchas gracias,
Charly

Jorge L. Dunkelman 27 septiembre, 2010 20:12  

Efectivamente, todo lo que se puede hacer con Subtotales, se puede hacer con tablas dinámicas.
Una consideración para usar Subtotales podría ser si preparamos informes destinados a personas que no conocen el funcionamiento de las tablas dinámicas. El uso de los subtotales es más sencillo.

Graciela 27 enero, 2014 12:10  

Gracias por la información que compartes. Necesito importar datos de una base de datos bibliográfica (PsycInfo) a Excel y no consigo que los resultados guardados se organicen en columnas ExcelPuedes ayudarme a resolver este problema?

Jorge Dunkelman 27 enero, 2014 15:45  

Ponte en contacto conmigo por mail privado (fijate en el enlace Ayuda, en la parte superior de la plantilla).

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