Auditoría de fórmulas en Excel - la ventana de inspección

En el pasado ya he mencionado la barra de auditoría de fórmulas. Vimos, por ejemplo, como localizar valores repetidos en una tabla o como analizar el funcionamiento de una fórmula.
Otra herramienta útil y poco conocida en esta barra es la ventana de inspección.

En Excel 2007 la ventana de inspección se encuentra en la pestaña de Fórmulas



El uso de esta ventana es muy sencillo. Supongamos un modelo con el cual calculamos descuentos en función de la cantidad. En la Hoja1 calculamos los descuentos



Como pueden ver, el descuento se calcula dinámicamente en base a una tabla de descuentos que se encuentra en la Hoja2



Si queremos investigar como influyen las distintas tasas de descuentos al resultado, tenemos que navegar a la Hoja2, cambiar las tasas, y luego volver a la Hoja1 para ver el resultado.

Una alternativa es crear referencias a las celdas de la Hoja1 en la Hoja2. Una alternativa más elegante y eficiente es usar la ventana de inspección.

En nuestro caso vamos a la Hoja1 y abrimos la ventana de inspección apretando el icono en la barra de auditoría de fórmulas

Ahora seleccionamos las celdas que queremos inspeccionar, por ejemplo B3, B4 y B5 y apretamos "agregar inspección"



Apretamos agregar. Las celdas aparecerán en la ventana.

Podemos adaptar la ventana a nuestras necesidades ocultando campos que no nos interesan y ampliando el ancho de campos relevantes. Todo esto lo hacemos arrastrando los límites del campo con el mouse.



Navegamos a la Hoja2 y vemos que la ventana sigue flotando sobre la hoja



Todo cambio que ocurra en las celdas de la ventana de inspección se reflejará inmediatamente en la ventana.

También podemos usar esta funcionalidad con celdas en hojas de otros cuadernos.

Si las celdas a inspeccionar están definidas en nombres podemos hacer que éstos aparezcan en la ventana de inspección, facilitando de esta manera la lectura de los resultados

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Crear el cuaderno Personal.xls en Excel 2007

Cuando queremos que una macro esté disponible para todo cuaderno abierto en una sesión de Excel, el método más directo de hacerlo es guardar el código en el cuaderno Personal.xls. En el pasado he mostrado como crear el cuaderno Personal.xls cuando este no existe.
En Excel 2007 el proceso es similar con algunas pequeñas diferencias funcionales que mostraré en esta nota.

Como en las versiones anteriores a Excel 2007, si el cuaderno Personal.xls (en Excel 2007 el cuaderno es Personal .xlsb) no existe podemos crearlo grabando una macro y ligándola a este cuaderno. Para comenzar a grabar una macro en Excel 2007 activamos la pestaña Programador y apretamos el icono de grabar




También podemos usar el icono de grabar macros que se encuentra en el ángulo inferior izquierdo de la hoja



Como en Excel 2003 (y versiones anteriores) elegimos la opción de guardar la macro en el libro de macros personal



Para saber dónde está guardado el cuaderno, o si existe, podemos hacer una búsqueda en las carpetas del computador o usar esta técnica:

1 – Abrimos el editor de Vb (con Alt+F11 o con Visual Basic de la cinta de opciones)
2 – Agregamos la ventana Inmediate con Ctrl+G o View—Inmediate Window
3 – En la ventana Inmediate ponemos este código y apretamos Enter: ?Application.StartupPath
4 – SI el resultado es una fila en blanco, el cuaderno no existe. En ese caso empezamos la grabación, como indiqué más arriba y la cerramos inmediatamente (no hay necesidad de grabar alguna acción).



5 – Ahora que hemos creado el cuaderno, podemos ver dónde Excel lo ha guardado

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Activar una macro desde la barra de acceso rápido en Excel 2007

En Excel existen varios métodos para activar una macro. Podemos asignarle una combinación de teclas, podemos ligar la macro a un objeto y en las versiones anteriores a Excel 2007 podíamos ligarlo a un icono en alguna barra de herramientas (o crear una barra de herramientas con el icono) e inclusive incluirla en un menú.

En Excel 2007 podemos, como en las versiones anteriores, ligarla la macro a objetos o asignarle una combinación de teclas. Pero no tenemos barras de herramientas donde poner el icono o menús donde incluir la macro.

Sin embargo tenemos la alternativa de poner un icono ligado a la macro en la barra de acceso rápido.

Supongamos que queremos poner un icono para correr una macro que agrega hojas a un cuaderno a partir de los valores de una lista. Los pasos son los siguientes (la macro tiene que estar en un cuaderno abierto o en Personal .xls):

1 – abrimos el menú de Opciones de Excel – Personalizar (o apretando la flecha en el extremo derecho de la barra de acceso rápido). En la ventanilla ”Comandos disponibles en” elegimos Macros




2 – En la ventanilla inferior veremos una lista de macros disponibles, ordenadas alfabéticamente



En caso de no ver el nombre completo, podemos apuntar con el señalador del mouse y después de unos instantes veremos el nombre completo de la macro. Seleccionamos la macro y apretamos el botón “Agregar”



3 – Para cambiar el icono que Excel pone por defecto seleccionamos la macro que acabamos de agregar y apretamos el botón “Modificar”



Elegimos un icono adecuado. En la ventanilla “Nombre para mostrar” cambiamos el texto que Excel a puesto por defecto (el nombre de la macro) por un texto descriptivo. Finalmente apretamos el botón “Aceptar”.

Excel agrega el icono a la barra de acceso rápido y al apuntar con el señalador del mouse podemos ver la descripción de la acción que ejecuta la macro.



Si tenemos una varias macros que usamos con frecuencia, podemos agregarlas a la barra de acceso rápido con facilidad.

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Uso de barra de herramientas de acceso rápido en Excel 2007.

En las versiones anteriores a Excel 2007 era relativamente fácil personalizar la interfaz del programa. Podíamos crear barras de herramientas personales, agregar iconos a barra existentes e inclusive modificar los elementos de los menús. Las barras de herramientas podías ser flotantes, es decir, podían ser ubicadas en cualquier área de la hoja y también movidas a discreción.

Toda, o casi toda, esta flexibilidad ha desaparecido. Pero los programadores de Excel han dejado cierto margen de maniobras al usuario promedio (los usuarios avanzados pueden modificar la cinta de opciones, lo que dista de ser trivial). Para esto han agregado la barra de herramientas de acceso rápido

Se puede personalizar la barra de acceso rápido agregando aquellos comandos que usamos frecuentemente.

Para agregar comandos apretamos la flecha de personalización de la barra

Al hacerlo se abre un menú con las distintas opciones.



La parte superior del formulario muestra los comandos más populares (según Microsoft). Si queremos agregar el icono Abrir, hacemos un clic sobre el ítem



Si apretamos la opción Más comandos veremos todas las otras alternativas. En esta ventana tenemos varias alternativas.



Empezamos por elegir la colección de comandos de la cual queremos agregar el icono a la barra apretando al flecha en la ventanilla Comandos disponibles en:



Luego elegimos el icono en la ventanilla inferior. Podemos hacer un clic apretar el botón Agregar o hacer un doble clic sobre el nombre del comando.

Para quitar un comando lo elegimos en la ventanilla derecho y apretamos el botón Quitar. Una vez que hemos terminado de agregar y quitar los comandos, apretamos el botón Aceptar.
La barra de acceso rápido sólo muestra los iconos, pero si posamos el señalador del mouse unos segundos se abre una nota con una descripción del comando

Si queremos quitar algún icono de la barra podemos también señalarlo con el mouse y hacer un clic con el botón derecho. En el menú que se abre elegimos la opción eliminar de la barra

Finalmente, para eliminar todos los cambios que hayamos introducido en la barra de acceso rápido, apretamos el botón Restablecer en el menú de opciones.

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Métodos abreviados de teclado en Excel 2007.

En Office 2007 los menús e iconos de las versiones anteriores han sido reemplazados por la cinta de opciones. Algunos de los métodos abreviados (atajos de teclado) han desaparecido o han sido reemplazados por otras combinaciones.

A quien esté acostumbrado a los métodos de Excel 2003 (o versiones anteriores) y empiece a trabajar con Excel 2007, le resultará útil leer esta serie de instrucciones de esta introducción a la cinta de opciones.

Al hablar de métodos abreviados (o atajos) debemos distinguir entre métodos de acceso a la cinta de opciones y combinaciones de teclas.

Los métodos de acceso nos permiten operar con la cinta de opciones, como antes lo hacíamos con la barra de menús, desde el teclado. Para acceder a la cinta de opciones sin el mouse todo lo que tenemos que hacer es apretar la tecla ALT. Una de las mejoras en Office 2007 es que cuando apretamos ALT para acceder a la cinta de opciones aparecen en cada elemento de ella la tecla que debemos apretar para acceder a la opción.

Antes de apretar ALT la cinta de opciones aparece así

Al apretar TAB veremos



Al lado de cada elemento de la cinta de opciones han aparecido las letras del teclado que debemos apretar para realizar la acción.

Al apretar alguna de las teclas de opción, veremos las teclas opcionales de los elementos de la pestaña elegida.




Otra alternativa de navegación en la cinta de opciones sin usar el mouse es apretar la tecla TAB y luego usar las flechas del teclado y la tecla TAB para desplazarse.

Cuando usamos una combinación de teclas no activamos la cinta de opciones sino que aplicamos la acción directamente. Por ejemplo, como en las versiones anteriores, para aplicar el formato de negrita a una celda basta con apretar Ctrl+N (o Ctrl+2). En esta página de Microsoft pueden ver todas las combinaciones de teclas de Excel 2007.

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Guías interactivas para la interfaz de Office 2007

En esta página de Microsoft pueden encontrar vínculos a guías interactivas para ubicar los comandos de las distintas aplicaciones del Office 2003 en el Office 2007.

En la misma hoja encontrar vínculos para descargar las guías, lo que permite usarlas también cuando no estamos conectados a la Internet.

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Formato condicional en Excel 2007

Una de las funcionalidades que más han mejorado en Excel 2007 es el formato condicional. Entre las mejoras mencionaremos:

# - no hay límite al número de reglas que se pueden definir. Anteriormente sólo era posible definir tres condiciones.

# - en las versiones anteriores no era posible usar referencias a celdas de hojas remotas al definir las condiciones (en esta nota vimos como se podía superar ese inconveniente). En Excel 2007 no existe esta restricción.

# - En Excel 2007 se puede condicionar el formato de números.

# - Además de fondos y bordes también se pueden aplicar iconos como flechas, puntos de color y barras de color. Estas últimas permiten generar gráficos "instant" basados en valores de celdas.

# - Se puede aplicar más de un formato condicional a una misma celda. Por ejemplo, si una regla pone un fondo de color y cambia el tamaño de la fuente, al cumplirse ambas condiciones los dos formatos serán aplicados. En las versiones anteriores sólo la primer condición se aplicaba.


La posibilidad de usar iconos y barras es particularmente atractivo por los efectos que se pueden lograr. Supongamos que tenemos esta tabla de ventas




Si queremos poner resaltar con flechas de color aquellos departamentos que han vendido más de 30000 (superaron el plan), los que están entre 15000 y 30000 (cumplen el plan) y aquellos que no han superado los 15000, seleccionamos el rango de las celdas a formar, en la pestaña Inicio de la cinta apretamos Formato condicional-Nueva Regla





El resultado



Es de notar que sólo definimos dos valores, 30000 y 15000 y Excel define los límites de las tres condiciones mostrándolas en la parte izquierda del formulario.

También podemos usar barras de color para dar una idea gráfica del tamaño relativo de cada número. Seleccionamos el rango de número y aplicamos Formato Condicional - Barra de datos. Al señalar alguna de las opciones Excel nos muestra como se verán las barras en el rango formado



La barra es aplicada como fondo a la celda que contiene el valor. Podemos mejorar el efecto visual de esta opción aumentado el ancho de las columnas creando así este este efecto



Una opción mejor es crear una tercera columna con una referencia las celdas y usar la opción "mostrar sólo la barra"

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Excel 2007 - Primera nota

Hasta hoy no he tratado temas relacionados con Excel 2007 a pesar de tenerlo instalado ya hace algunos meses. Esto se debe, principalmente, a dos motivos:

1 - en mis tareas cotidianas sigo usando el Excel 2003 (y llevará un buen tiempo hasta que en mi empresa se decidan a pasar al Office 2007);

2 - era mi impresión que la gran mayoría de mis lectores seguían usando las versiones anteriores de Excel, en particular XL2003.

Tal vez tendría que confesar que aún recuerdo los "dolores de parto" del pasaje de una versión a otra, en particular de Excel 5 al Excel 97.

Pero en este caso la situación parece ser distinta. La encuesta que llevo adelante en el blog, la cual ha recibido hasta ahora 347 respuestas, muestra esta situación

Personalmente no creo que el pasaje de Excel 2003 a Excel 2007 sea difícil o requiera un tiempo prolongado de aprendizaje. Sin lugar a dudas hay que acostumbrarse a la cinta de opciones en lugar de los menúes de las versiones anteriores. Además la barra de acceso rápido donde se pueden poner los iconos de las funcionalidades que usamos frecuentemente.

En general se ha conservado la agrupación lógica de los comandos y se han agregado varios que encuentro muy útiles, como la opción "quitar duplicados" en el menú Datos

En esta página de Microsoft hay una guía interactiva para ubicar los comandos del Excel 2003 en Excel 2007 (requiere tener instalado el Adobe Flas Player 7.0 o posterior). Una vez puesta a correr, la guía presenta una hoja con los menúes de Excel 2003. Al apretar un comando, aparece un comentario con la descripción de la ubicación del comando en el Excel 2007



Un segundo clic muestra la cinta de opciones de Excel 2007 señalando el comando con un recuadro



Dado que cerca de la mitad de mis lectores usa ya el Excel 2007, no entraré a detallar en esta nota las muchas diferencias entre ésta versión y su anterior. Pero si señalaré algunas diferencias, algunas obvias, otras menos, como:

# - el número de filas ha aumentado de 65,536 a 1,048,576

# - el número de columnas a crecido de 256 a 16,384

# - el número de colores de 56 a 4.3 miles de millones (billones)

# - no hay límite al número de formatos condicionales por celda (anteriormente sólo 3 condiciones eran posibles)

# - la lista desplegable de Autofiltro muestra ahora hasta 10000 valores de la columna en lugar de los 1000 en las versiones anteriores

# - es posible anidar hasta 64 niveles de funciones en una fórmula en lugar de los 7 niveles permitidos anteriormente

# - el número máximo de argumentos en una función es ahora 255 en lugar de 30

# - funciones que antes estaban disponibles sólo después de instalar el Analysis ToolPak son ahora parte integral de la colección de funciones de Excel

# - el aspecto de los gráficos ha mejorado notablemente (para mi gusto, por supuesto).

En las próximas notas encararemos cuestiones como el uso de las nuevas funciones y la ampliación del formato condicional y más.

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Versiones de Excel

Un lector me señala que he olvidado de incluir la versión 2002 de Excel en la encuesta que aparece en la columna izquierda del blog ("¿Qué versión de Excel usas?).

Efectivamente, mea culpa. Quien esté usando esa versión de Excel y quiera votar tendrá que votar por la versión 2000.

¿Cuáles son las versiones de Excel? La primera versión de Excel, 1.0, fue diseñada para Apple Macintosh en 1985. La primer versión para Windows apareció en 1987 como versión 2.0.

Las siguientes versiones para Windows fueron:

# - Versión 3.0 de 1990, que incluía muchos avances en relación a la versión anterior como barras de herramientas, agrupamiento de datos (outlining), complementos y más.

# - Versión 4.0 que apareció en 1992.

# - Versión 5.0 de 1994. En esta versión fue reemplazado el lenguaje macro XLM por el Vba (Visual Basic for Applications).

# - La versión 7.0 apareció en 1995 y es conocida como Excel 95. No existe una versión 6.0 de Excel y esto parece deberse a que Excel 95 forma parte del paquete Office 95 que incluía la versión 7 de Word.

# - Excel 97 (la versión 8) apareció en 1997 como parte del paquete Office 97. Esta versión introdujo cambios muy significativos tanto en la interfaz del usuario como en el número de filas disponibles en cada hoja.

# - En 1999 apareció la versión 9.0 de Excel bajo el nombre Excel 2000.

# - En el 2001 aparece la versión 10.0, Excel 2002, como parte del paquete Office XP.

# - La versión 11.0 de Excel (Excel 2003) aparece en el paquete Office 2003.

# - Finalmente en el 2007 aparece la versión 12.0, Excel 2007 como parte del Office 2007.

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¿Qué versión de Excel usas habitualmente?

Si se fijan en la columna izquierda del blog, debajo de la casilla de búsqueda, podrán ver que he agregado una encuesta en línea: "¿Qué versión de Excel usas?".



En mi trabajo cotidiano uso Excel 2003. Supongo que también la mayoría de mis lectores, pero para despejar mis dudas he puesto la encuesta. Todo lo que hay que hacer es señalar una de las opciones y apretar el botón de votar.

En los próximos días empezaré a publicar algunas notas sobre Excel 2007.

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La función RESIDUO de Excel con números negativos.

Hemos visto diversos usos de la función RESIDUO en varias notas de este blog. Por ejemplo, para superar el problema de diferencias negativas en cálculos de horas o para generar fondos para facilitar la lectura de tablas.

En esta nota veremos algunos aspectos del uso de esta función. Empecemos por su definición. Según la ayuda en línea de Excel:

RESIDUO proporciona el residuo después de dividir un número por un divisor

Es decir RESIDUO(3,2) = 1

Si investigamos un poco más la ayuda de Excel vemos que esta función equivale a la expresión

n - d*ENTERO(n/d)

donde "n" es el número a dividir y "d" es el divisor

Veamos cuál será el residuo de dividir 30 por 4, considerando que ambos números pueden ser positivos o negativos:





Vemos que en todos los casos el resultado es el mismo, excepto por el signo que es el del divisor.

Pero si calculamos el residuo de 34 dividido por 6 vemos estos resultados



Estos resultados se deben a que el residuo se define como la diferencia entre el múltiplo entero más grande del divisor que no supera al dividendo. En el caso que estamos considerando, 30 es el múltiplo más grande (6 * 5) que no supera al dividendo (34) y la diferencia entre ellos es 4.
Pero cuando consideramos un dividendo negativo, como -34, el mayor múltiplo de 6 que no supera a -34 es -36 (6 * -6) y la diferencia es obviamente 2.

En Visual Basic existe el operador MOD cuya función es la misma que la de la función RESIDUO. Sin embargo el operador no siempre da resultados idénticos a los de la función RESIDUO.
MOD es usado como operador, es decir, para encontrar el residuo de 34 dividido por 6 escribimos en un módulo de Vba

34 Mod 6

Podemos usar la ventana Inmediate del editor de Vba para ver los resultados



Como pueden observar los resultados son inconsistentes. Para hacerlo más evidente podemos crear una función UDF (definida por el usuario) y usarla luego en la hoja para compara los resultados

Function residuo_vba(n As Double, d As Double)
residuo_vba = n Mod d
End Function


En esta tabla se puede ver que los resultados de las dos funciones son inconsistentes



Sin entrar a considerar cuál de los resultados es el correcto, tema que dejo librado a los matemáticos, podemos usar esta fórmula para obtener con funciones los mismos resultados como con el operador MOD de VBa

número - divisor *COCIENTE(número, divisor)

como podemos ver en esta tabla



Para usar la función COCIENTE (QUOTIENT en inglés) hay que tener instalado el complemento Analysis ToolPak.

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Un poco más sobre redondeos en Excel

Un lector dejó un comentario interesante en la nota Algo más sobre la función REDONDEAR tocando el tema de redondeo de sumas en las tiendas y supermercados. Decidí no publicar la nota ya que no estaba relacionada directamente con algún aspecto técnico de la nota y además el lector decidió quedar en el anonimato.

Nuestro anónimo lector comentaba sobre una cadena de supermercados que proponía a los clientes redondear los centavos y donar la diferencia a una institución de bien público. Por ejemplo, el monto de la compra era 99 pesos con 98 centavos, el cajero proponía al cliente redondear la suma a 100 pesos donando dos centavos. Esto parece loable, sólo que la donación era hecha a nombre de la empresa y no del cliente quien es el donante real. Otro aspecto interesante era que la cadena de supermercados podía descontar las donaciones de los impuestos generando de esta manera ganancias a cuenta del dinero de los clientes.

¿Cuál es el método de redondeo en Excel? Pues bien, hay varios y además existen diferencias entre el redondeo en Excel y en Vba, el lenguaje macro de Excel.
En la nota anterior mostrábamos que podíamos usar un redondeo negativo como

REDONDEAR(123,45;-2) = 100

El equivalente en Vba sería usar la función Round, pero esto genera un error

Sí podemos usar la función de Excel en Vba usando la propiedad WorksheetFunction de esta manera



El método común de redondeo (o simétrico o Round-Half-Up, de acuerdo a Wikipedia) que funciona de la siguiente manera:

1 - decidimos cuantos decimales queremos dejar;
2 - si el digito siguiente al que dejamos es mayor o igual a 5, redondeamos "hacia arriba" (por ejemplo, 123.45 redondeado a un decimal será 123.5);
3 - si el dígito siguiente es menor de 5 redondeamos "hacia abajo" (123.44 será 123.4).

Este es el método que usa Excel con la función redondear. La función TRUNCAR, en cambio, se limita a "cercenar" los dígitos no requeridos.

Existe un método de redondeo llamada, en inglés, Banker's rounding (o round to even, unbiased rounding, convergent rounding, statistician's rounding, Dutch rounding, Gaussian rounding, siempre de acuerdo a Wikipedia) y me disculparan el inglés pero no he encontrado nada sobre el tema en castellano.

Este método consiste en redondear siempre hacia el número par más cercano. Por ejemplo, 1.5 y 2.5 se redondean como enteros a 2; 3.5 y 4.5 se redondean a 4. La lógica de este método es minimizar el desvío que se produce al redondear siempre 0.5 "hacia arriba".
En este ejemplo

he usado la fórmula =REDONDEAR(A1,0) en la columna B. En las celdas A5 y B5 he usado la función SUMA. Como pueden ver el resultado es problemático. No existe ninguna función nativa de Excel que funcione con el método de Banker's rounding.

Pero en Vba podemos usar estas funciones para este tipo de redondeo: CByte(), CInt(), CLng(), CCur() y Round().
Por ejemplo, podemos escribir esta funcion UDF (definida por el usuario) para redondear a enteros

Function bankers_round(monto As Double)
bankers_round = CInt(monto)
End Function


Si aplicamos esta función para redondear a enteros, obtenemos estos resultados




Por supuesto, también este método puede generar desvíos. Podríamos pensar en un método de redondeo aleatorio, pero este método podría dar resultados diferentes para un mismo grupo de datos. Es decir, puede ser inconsistente.

Quien esté interesado en profundizar en el tema puede ver esta nota en la base de conocimientos de Microsoft..

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Algo más sobre la función REDONDEAR (ROUND) de Excel.

La función REDONDEAR, una de las tantas funciones de redondeo que tiene Excel, tiene una curiosidad sobre la cual me llamaba la atención un lector.
Esta función redondea en forma simétrica a la cantidad de decimales deseada. Por ejemplo,

la fórmula =REDONDEAR(10,43;1) da 10.4

la fórmula =REDONDEAR(10,46;1) da 10.5

Si ponemos 0 como número de decimales, el redondeo es obviamente al número entero más cercano.

La curiosidad es que REDONDEAR también acepta números negativos como parámetro para el número de decimales. En ese caso, Excel redondea "hacia la izquierda" a la decena (-1), centena (-2), etc., más cercana.

Por ejemplo:

=REDONDEAR(123,45;-1) da 120

=REDONDEAR(123,45;-2) da 100

Y finalmente =REDONDEAR(123,45;-3) da 0

Si quisiéramos redondear el número 12345, los resultados serían

=REDONDEAR(12345;-1) = 12350

=REDONDEAR(12345;-2) = 12300

=REDONDEAR(12345;-3) = 12000

=REDONDEAR(12345;-4) = 10000

=REDONDEAR(12345;-5) = 0

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