domingo, junio 24, 2012

Ordenar campos en tablas dinámicas.

La forma en que Excel ordena los valores de un campo en una tabla dinámica depende de las definiciones en el menú “Opciones de tabla dinámica…”



En nuestro ejemplo, el campo “CategoryName” està ordenado según el origen de datos, es decir, según el orden de los valores en la base de datos.



Si cambiamos la definición a “Ordear de A a Z”, obtenemos



Pero si queremos más control debemos usar la opción “Más opciones de ordenación…”






Las opciones son claras y no hace falta extenderse en explicaciones. Al elegir una de las opciones, ascendente o descendente, podemos establecer si el orden se determinará por el campo de las filas o de los valores



En el ángulo inferior izquierdo del formulario puede verse el botón “Más opciones”






Si activamos la opción “Ordenar automáticamente...” las restantes quedan anuladas. Si quitamos la marca de “Ordenar automáticamente…” podemos activar la opción “Primer criterio de ordenación”. El título es un poco engañoso. Esta opción nos permite usar listas personalizadas para determinar el orden del campo.

viernes, junio 15, 2012

Gráficos animados con Excel

En este blog ya hemos mostrado cómo crear gráficos interactivos (pueden ver las notas apretando el enlace Gráficos en la nube de etiquetas). Entendemos por gráficos interactivos aquellos donde el usuario puede cambiar el aspecto, las series y/o puntos de las series sin necesidad de acceder a la base de datos que alimentan el gráfico.

Podemos dar otro paso adelante y crear un gráfico animado, como éste



En este gráfico mostramos los cambios en la relación entre el real brasileño (BRL) y el dólar estadounidense (USD).

No me entusiasman particularmente los gráficos animados, pero en casos como éste, nos ayudan a ver o descubrir tendencias.

En esta nota vamos a mostrar cómo construirlo (el modelo se puede descargar aquí).

EL primer paso, por supuesto, es obtener los datos. En este ejemplo he obtenido los datos del sitio OANDA (datos históricos)



El segundo paso es construir el gráfico que en esta etapa será estático.



El próximo paso es agregar una barra de desplazamiento que nos permita ir cambiando los datos de la serie en el gráfico. En este caso usamos la barra de desplazamiento (scrollbar) de la colección de comandos ActiveX



En el cuadro de propiedades del control, definimos la celda B9 de la hoja “dinamico” como la celda ligada



A la celda B9 le hemos asignado el nombre “chrtCounter”.

En la celda B6 de la hoja “dinamico” ponemos el número de puntos que queremos que aparezcan en el gráfico. En nuestro caso hemos definido 30



A la celda le hemos asignado el nombre “chrtStep”.

Un último parámetro a definir para la barra de desplazamiento es el valor máximo. Nuestra serie tiene 366 puntos (valores); 30 aparecen en el gráfico así que el valor máximo de la barra de deslazamiento será 336 (para evitar que aparezcan puntos sin valor). Si la cantidad de puntos de la serie y el número de puntos a exhibir en el gráfico no varían, podemos poder una constante en la celda B7 (a la que le hemos asignado el nombre definido “chrtMaxScrollBar”).
Pero si queremos tener más control de las definiciones, usamos una fórmula para determinar dinámicamente el valor máximo. En la celda B7 ponemos:

=CONTAR(datos!$B$2:$B$367)-chrtStep

Excel no nos permite usar una referencia a la celda para definir el valor máximo de la barra de desplazamiento. Para hacerlo programamos el evento ScrollBar1_Change()

Private Sub ScrollBar1_Change()
    ScrollBar1.Max = Range("chrtMaxScrollBar")
End Sub


Ahora tenemos que definir nombres que se refieran dinámicamente a los puntos de la serie de datos y a la categoría (los valores del eje de las X). Creamos dos nombres:

- Para los puntos de la serie de datos

chrtSeries =DESREF(datos!$C$2,chrtCounter,0,12+chrtStep,1)

- Para los puntos del eje de las X

chrtCategory =DESREF(datos!$B$2,chrtCounter,0,1+chrtStep,1)

Ambos nombres se refieren a fórmulas que usan la función DESREF para determinar el rango de valores a mostrar de acuerdo a los valores que el usuario haya asignado a la barra de desplazamiento.
Cada vez que el usuario pulsa la barra de desplazamiento, el valor de la celda ligada (chrtCounter) cambia.



Para que estos cambios se reflejen en el gráfico remplazamos los rangos de la función SERIES del gráfico con los nombres definidos. Seleccionamos el gráfico y usamos el menú “seleccionar origen de datos-editar” para remplazar la referencia fija al rango por el nombre que se refiere al rango dinámico



A esta altura de los acontecimientos podemos lograr la animación sencillamente arrastrando el marcador de la barra de desplazamiento (como se ve en el video). Pero en nuestro caso usamos una macro para disparar la animación y otra para volver el gráfico al punto de partida. Estas macros están ligadas a los botones con los símbolos “>>” y “<<” grafAnim07 Todo lo que hace la macro para animar el gráfico es cambiar el valor de “chrtCounter”


Sub animate_Chart()
    Dim iX As Integer, Delay As Single, Start As Single
   
    'fijar valores del eje Y del grafico
    Call fix_Y_Values
   
    Range("chrtCounter") = 0
   
    For iX = 0 To Range("chrtMaxScrollBar")
        Range("chrtCounter") = Range("chrtCounter") + 1
            Delay = 0.1
            Start = Timer
            Do While Timer < Start + Delay
                DoEvents
            Loop
    Next iX
   
End Sub



Para volver el gráfico a la situación inicial sencillamente fijamos el valor de “chrtCounter” a 0

Sub backTo0()
    Range("chrtCounter") = 0
End Sub



El ultimo detalle es fijar el valor mínimo y máximo del eje de las Y. Podemos usar constantes, pero mejor es determinar estos valores en forma dinámica usando estas fórmulas

Para el valor mínimo (chrtXmin): =MULTIPLO.INFERIOR(MIN(datos!$C$2:$C$367),0.1)

Para el valor máximo(chrtXmax): =MULTIPLO.SUPERIOR(MAX(datos!$C$2:$C$367),0.1)

Estos valores se fijan al empezar la macro de la animación con la rutina Call fix_Y_Values

Private Sub fix_Y_Values()
   
    ActiveSheet.ChartObjects("chrtUSDBRL").Activate
    With ActiveChart
        .Axes(xlValue).MinimumScale = Range("chrtXmin")
        .Axes(xlValue).MaximumScale = Range("chrtXmax")
    End With
   
    Range("A1").Select
   
End Sub


El cuaderno con el ejemplo se puede descargar aquí.

sábado, mayo 26, 2012

Fijar vínculos entre hojas de cuadernos Excel

Al crear vínculos entre rangos de distintos cuadernos, como vimos en esta nota, puede presentarse un problema al introducir cambios en el cuaderno de origen.

Vamos a mostrarlo con un ejemplo. Supongamos dos cuadernos, Origen y Base. En la celda C2 de la hoja1 de Base creamos un vínculo a la celda C2 de la hoja1 de Origen



En la barra de las fórmulas podemos ver que el valor se refiere a la celda C2 del cuaderno Origen.

Guardamos y cerramos el cuaderno Base. Abrimos el cuaderno Origen y movemos le valor de la celda C2 a la celda D2. Guardamos el cuaderno Origen y lo cerramos.

Al volver a abrir el cuaderno Base veremos que el cambio en Origen no se refleja en la celda vinculada y por lo tanto muestra un valor erróneo



Esto se debe a que efectuamos el cambio en Origen después de haber cerrado el cuaderno Base. El vínculo en Base sigue refriéndose a la celda C2 de Origen.

Una solución a este problema es mantener ambos cuadernos abiertos hasta finalizar de realizar todos los cambios.

Una solución más segura es usar nombres. En nuestro caso creamos un nombre que se refiere al rango C2 en la hoja Origen (“DatoParaBase”)



Si movemos el valor de la celda C2 en origen y guardamos el cuaderno, al abrir Base veremos que la referencia se ajusta automáticamente (en lugar de la referencia C2 aparece el nombre que se refiere al rango)



Esta técnica funcionará también si Origen esta cerrado al abrir Base.