Pasar parámetros a una consulta en MS Query desde celdas de Excel

Esta nota viene a colación de la consulta de un lector que me preguntaba si era posible pasar parámetros a una consulta en MS Query desde una celda de Excel.

La respuesta es afirmativa y en esta entrada mostraré cómo hacerlo.

Empecemos por recordar que una de las herramientas para extraer datos de fuentes externas en Excel es el MS Query

Primer paso: crear la consulta en el MS Query

Antes de empezar el proceso hemos definido que las celdas B1:B3 contendrán los parámetros.

Para nuestro ejemplo usaremos la base de datos Northwind (el archivo no viene con el paquete de Office 2010).

Elegimos la tabla de la base de datos (en nuestro caso: Invoices) y los campos que queremos importar a la hoja de Excel

Apretamos “next” hasta que llegamos a la última etapa (Finalizar) y allí elegimos la opción “ver datos en MS Query”

Segundo paso: agregar parámetros a la consulta

Primero debemos hacer visible el área de criterios

Para ingresar criterios en forma de parámetros debemos usamos los paréntesis “[“ y “]” de esta manera

En la línea de Criterios ingresamos el campo, en nuestro ejemplo usamos Country (país) y Shipped Date (fecha de despacho). En la línea de Valor ponemos

[ingrese Pais] para hacer la consulta según país

Between ]fecha de inicio] and [fecha de cierre] para definir el rango de fechas.

Tercer paso: transferir los resultados a Excel

Al hacerlo se abre un diálogo para ingresar los valores de los parámetros; a esta altura del proceso no es necesario ingresar ningún valor, sencillamente apretamos Aceptar

En la hoja de Excel elegimos la ubicación de la tabla que será importada

Cuarto paso: definir las celdas de los parámetros en Excel

Antes de finalizar el proceso apretamos el botón Propiedades

Luego activamos la pestaña Definición para acceder al botón Parámetros

En el formulario que se abre definimos la opción “Tomar el valor de la siguiente celda” y también marcamos la opción “Actualizar automáticamente…”

Volvemos a este paso para cada uno de los parámetros y apretamos Aceptar para los siguientes tres pasos
Excel importa la tabla filtrada por los criterios que hemos definido en B1:B3

Como hemos elegido la opción de actualizar automáticamente al cambiar los valores en la celdas del rango B1:B3, tenemos una consulta que actúa dinámicamente

Análisis de encuestas con Formato Condicional

Las mejoras e innovaciones introducidas  han convertido a Formato Condicional en el nuevo Excel (2007/2010) en una aun más excelente herramienta para analizar datos. En esta nota mostraré como usar Formato Condicional para resumir en forma eficiente y sencilla los resultados de una encuesta.

Hace unas semanas recibí una consulta sobre como resumir concisamente una encuesta sobre el nivel de servicio de ciertos departamentos de una empresa. La encuesta fue montada usando la herramienta Formularios de la aplicación Documentos de Google.

Google va acumulando los resultados en una hoja de cálculo que puede descargarse a Excel. Los encuestados debían calificar en una escala de 0 (pésimo) a 5 (excelente) el funcionamiento de ciertos departamentos de servicios de la empresa.

Veremos como podemos crear una “termo-mapa” para mostrar en forma concisa y práctica los resultados de la encuesta.

Empezamos por convertir la matriz de los resultados en una tabla (Insertar-Tabla)

El próximo paso es crear una tabla dinámica, que ubicamos en una nueva hoja. Personalmente no me agrada el diseño por defecto de las tablas dinámicas en el nuevo Excel, por lo que uso Opciones de tablas-Mostrar para definir el diseño clásico de tabla dinámica que también permite arrastrar los campos a la cuadrícula

Arrastramos le campo de departamentos al área de las filas y cada uno de los campos de las preguntas al área de los valores. Resumimos los valores con la función Promedio y ajustamos el formato de los números.

Quitamos “Promedio de” en los encabezados de la columna para hacerlos más legibles.

Seleccionamos el área de valores y aplicamos Formato Condicional –Escala de Color

El resultado habla por si mismo.

Cuanto más verde es el fondo, mejor la calificación y, por lo contrario, cuando más rojo peor la calificación. Claramente podemos ver que el mejor departamento en la calificación general es Recursos Humanos. El nivel de servicio del Taller es claramente deplorable!

Validación de datos en varias hojas – código mejorado

Gracias al comentario del amigo Juan Munevar en mi nota anterior, vimos que el código para evitar duplicados a través de varias hojas tiene un inconveniente: si la propiedad "mover después de presionar Entrar" está activada el código puede borrar el contenido de la celda equivocada.

Para que el código de la anterior funcione, la propiedad "mover después de presionar Entrar" debe estar desactivada

Como no podemos saber de antemano cuál es la definición del cuaderno debemos escribir un código para cubra todas las posibilidades. Lo que debemos tomar en cuenta es el orden de los eventos cuando apretamos Entrar.
El código evalúa el valor de la celda que era la celda activa al disparar el evento (Target). Es decir, si la opción de mover la selección después de apretar Entrar no está activada, borramos el contenido de la celda activa que es la misma que Target; si se mueve a la izquierda Target se encuentra a la derecha de la celda activa; si se mueve hacia abajo, Target se encuentra arriba; si se mueve hacia arriba, Target es la celda inmediata inferior.
Un caso particular es si la selección se mueve a la izquierda. En este caso, si la celda evaluada está en la columna A, Target coincide con la celda activa ya que Excel no puede seleccionar una celda que no existe.

En definitiva, el código es el siguiente:

Sub valid_accross_sheets(valValue)
   
    Dim iValCalc As Integer
   
    iValCalc = WorksheetFunction.CountIf(Range("Lista1"), valValue) + _
                WorksheetFunction.CountIf(Range("Lista2"), valValue) + _
                 WorksheetFunction.CountIf(Range("Lista3"), valValue)
   
   
    If iValCalc > 1 Then
        MsgBox "El valor " & ActiveCell.Value & " ya existe"
        Select Case Application.MoveAfterReturn
            Case Is = False
                ActiveCell.ClearContents
            Case Else
                Select Case Application.MoveAfterReturnDirection
                    Case Is = xlDown
                        ActiveCell.Offset(-1, 0).ClearContents
                    Case Is = xlUp
                         ActiveCell.Offset(1, 0).ClearContents
                    Case Is = xlToRight
                        ActiveCell.Offset(0, -1).ClearContents
                    Case Is = xlToLeft
                        If ActiveCell.Column = 1 Then
                            ActiveCell.ClearContents
                        Else
                            ActiveCell.Offset(0, 1).ClearContents
                        End If
                    End Select
        End Select
                   
    End If
 
End Sub

El cuaderno puede descargarse aquí.