Usos de Listas (Excel 2003) o Tablas (Excel 2007)

En Excel 2003 Microsoft introdujo una nueva funcionalidad: las listas. En Excel 2007 las listas evolucionaron en funcionalidad y eficiencia y pasaron a llamarse Tablas. Las Listas/Tablas son una de las funcionalidades más subestimadas por los usuarios de Excel.

En la nota anterior sobre rangos dinámicos vimos qué fácil es crearlos usando Listas o Tablas y cómo nos permiten sobreponernos a las limitaciones de la función INDIRECTO para crear listas desplegables dependientes.

En esto nota me extenderé sobre las otras bondades de esta funcionalidad.

Empecemos por la más trivial de las preguntas: ¿qué es una Lista/Tabla? Volvamos al ejemplo de la cadena de tiendas que mostramos en las notas sobre tableros de comandos (dashboards)

Las columnas F y G son índices que nos muestras las compras y la ganancia por cliente que calculamos con una sencilla operación aritmética.

La matriz B2:G6 es una rango rectangular de datos ordenados, pero aún no es una Lista /Tabla en términos de Excel. Para convertir este rango en una Tabla (Excel 2007), hacemos lo siguiente:

1 – seleccionamos alguna de las celdas del rango

2 – en la cinta activamos la pestaña Insertar y elegimos Tabla

3 – Seleccionamos el rango de la tabla y marcamos la opción “La tabla tiene encabezados”

4 – Excel convierte el rango seleccionado en una Tabla y abre la pestaña Diseño de Herramientas de tablas.

Como vimos en la nota anterior, aquí podemos darle un nombre significativo a la tabla

En Excel 2003 el proceso es similar, pero algo diferente



Las Tablas/Listas se diferencian de los rangos normales en, entre otras cosas:

• al crear una Lista/Tabla Excel agrega automáticamente el Autofiltro
• la Lista/Tabla se expande automáticamente al agregar una celda. Todas las referencias ligadas a la Lista/Tablas se adaptan al cambio automáticamente (gráficos, nombres, fórmulas)
• al agregar valores a la Lista/Tabla, todas las fórmulas en columnas con fórmulas son copiadas automáticamente
• si usamos la tecla TAB para navegar, Excel selecciona automáticamente la celda siguiente de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo

Todo esto hace que el uso de Listas/Tablas sea muy eficiente para construcción de modelos dinámicos, en especial tableros de comandos.

Veamos algunos ejemplos. Vamos a agregar la sucursal 5 a nuestra base de datos



Primero hemos seleccionado la celda B6; luego nos movemos pulsando la tecla TAB (esto no es necesario en la vida real, pero quería demostrar cómo navegamos la tabla con TAB). Al alcanzar la celda G6 y pulsar TAB, Excel nos lleva automáticamente a la celda B7 y expande la tabla. Vemos que esto es cierto para el formato de las celdas y también para las fórmulas en las celdas F7 y G7.
Como todavía no hemos introducido datos, el resultado de las fórmulas es DIV/0. Al introducir los datos, vemos el error desaparece. Lo mismo sucede si copiamos/pegamos datos



Otra característica importante es la posibilidad de agregar una fila de totales al final de la Tabla. Esta fila se adapta automáticamente a los cambios en las dimensiones de la tabla Para agregar la fila de totales en Excel 2007 vamos a la pestaña de Herramientas de tabla y marcamos la opción Fila de Totales.

En nuestro caso, Excel pone el total sólo en la última columna con datos numéricos

Podemos ver que Excel ha agregado la función SUBTOTALES con la opción 109. Es decir que si filtramos la tabla, el resultado mostrará sólo el total de las filas visibles.

Podemos cambiar esta función por otras pulsando la flecha en el borde izquierda de la celda

Para poner totales en las otras columnas con valores numéricos seleccionamos la última celda de la columna lo que hace aparecer la flecha de opciones de totales