Ajuste automático de fecha en el calendario de Excel

Una de las notas más populares de este blog es Validar fechas en Excel con un calendario. Al presente registra más de 33 mil vistas y más de 130 comentarios.

Microsoft decidió retirar el control Calendario del paquete de Office 2010, pero muchos de mis lectores siguen usando versiones anteriores o han instalado el control independientemente.

Una de las consultas que recibo en relación a esa nota es cómo hacer para que el calendario se abra en la fecha corriente. Uno de los lectores puso en un comentario cómo hacerlo, pero por lo general los nuevos lectores no se detienen a leer todos los comentarios. Por ese motivo, mostraré en esta nota los pasos a dar para lograr ese efecto.

Creamos el userform con el control Calendario y ponemos los códigos de los eventos, tal como mostré en la nota mencionada.

Ahora agregamos un evento para establecer la fecha del calendario. En el editor de Vba seleccionamos el userform

apretamos F7 para abrir el módulo del control y agregamos este código al evento Activate del Userform

Private Sub UserForm_Activate()
    Calendar1.Value = Now
End Sub

Este evento hará que el calendario se abra siempre en la fecha del día corriente.

Usos del panel de selección en Excel

Una de las tareas más extenuantes cuando construimos reportes dinámicos o dashboards, es ordenar los objetos gráficos (cuadros de texto, formas, imágenes, gráficos, etc.).

Para ordenar los objetos debemos seleccionarlos, cosa que hasta Excel 2007 hacíamos seleccionando uno de los objetos y luego, apretando el botón Ctrl, seleccionando los restantes.

A partir de Excel 2007 disponemos de una nueva herramienta: el panel de selección

El panel aparece cuando seleccionamos un objeto, en la ficha “Herramientas de dibujo”, o en cuando seleccionamos un gráfico, en la ficha “Herramientas de gráficos”

El panel de selección tiene muchos usos prácticos

Volver visibles formas ocultas

En la imagen vemos que existe el objeto “Flecha izquierda y derecha” pero no es visible (el cuadro a la derecha del nombre del objeto en el panel indica si está visible, se ve un ojo en el cuadro, o no). Un simple clic en el cuadro al lado del nombre del objeto lo descubre o lo oculta



Uno de los usos de esta propiedad es hacer visible objetos que pueden contener enlaces a otros cuadernos o cambiar logos de facturas hechas en hojas de Excel.

Selección objetos

Podemos seleccionar los objetos en el panel haciendo un clic sobre el nombre del objeto elegido; podemos seleccionar varios objetos manteniendo apretada la tecla Ctrl mientras los seleccionamos. Una vez seleccionados podemos cambiar reordenarlos usando las flechas de reordenar.

Con los objetos seleccionados podemos hacer varias operaciones como:

Agrupar

Agrupando hacemos que varios objetos se comporten como si fueran un único objeto

Ajustar a la cuadrícula

Al activar esta propiedad, al mover o cambiar el tamaño de los objetos, éstos se alinean al borde de celda más cercano

Ajustar a la forma

En forma similar, esta propiedad permite alinear las formar a los bordes de las otras formas.

Otras posibilidades pueden verse son alinear en la parte superior o inferior y distribuir vertical u horizontalmente

En este ejemplo hemos agrupado un gráfico (ventas de dos años por meses) que incluye controles (la barra de desplazamiento y las casillas de verificación) lo que nos permite mover todo el grupo en la hoja o cambiar el tamaño sin necesidad de tener que tratar cada objeto por separado



El archive con el ejemplo se puede descargar aquí.

Gráfico dinámico con lista desplegable - segunda nota

En la nota anterior mostramos un modelo sencillo para crear un gráfico dinámico según el valor elegido de una lista desplegable. Señalamos en esa nota alguna de sus limitaciones: la escalabilidad. Si bien esta palabra no figura en el diccionario de la Real Academia Española, Wikipedia la define como " la capacidad del sistema informático de cambiar su tamaño o configuración para adaptarse a las circunstancias cambiantes”.

Si queremos usar este tipo de reporte a lo largo del tiempo, agregando datos, tenemos que crear un modelo dinámico.
Excel permite hacer esto con facilidad, pero para lograrlo tenemos que organizar nuestro modelo en una forma distinta. El principio básico es separar los datos de los cálculos y de la presentación del reporte (en nuestro caso, el gráfico y la matriz de ventas)

Nuestra base de datos está en la hoja “BD”. El rango de los datos está definido como tabla. Todos los objetos o fórmulas que se refieren a la tabla se adaptan automáticamente a los cambios en los datos de ésta. Esto nos libera de la necesidad de crear rangos dinámicos con DESREF o INDICE.

En la hoja “cálculos” creamos nuestro “motor”. Este consiste en una tabla dinámica que resume los datos de la base de datos

La hoja reporte resume los datos en una tabla que nos servirá también para crear el gráfico dinámico

En la celda C3 ponemos una lista desplegable con los nombres de los vendedores; en la celda C4 una lista desplegable con los años disponibles. Los valores de estas listas están definidos con nombres que se refieren a rangos en la hoja “auxiliar”.

Para poner los datos de la tabla en forma dinámica usamos la función IMPORTARDATOSDINAMICOS,

Para crear la función con facilidad, definimos en Opciones de la tabla dinámica la opción “Generar GetPivotData”

Este video muestra el funcionamiento del modelo



Un último toque. Las tablas dinámicas no se actualizan automáticamente. En esta nota muestro una técnica para lograr la actualización automática de tablas dinámicas.

El archivo con el modelo se puede descargar aquí.