Listas desplegables en Excel con ajuste automático.

En Excel es my fácil crear listas desplegables. El método más práctico es usando Validación de Datos – Listas. En este blog hemos tratado el tema de diversas oportunidades y hemos mostrado también como crear listas desplegables dependientes.

En relación a este tema recibo a menudo consultas sobre cómo ir eliminando de la lista los valores que ya han sido seleccionados.

Supongamos que estamos organizando en que mesa se sentarán los invitados a una cena o recepción. Para el caso supongamos una lista de 16 invitados que habrá que sentar en cuatro mesas, cuatro en cada una.

Empezamos por poner la lista de invitados en una hoja y una tabla que representa las mesas y sillas en otra








El objetivo es crear una lista desplegable que pondremos en cada celda del rango C3:F6 (rango que hemos puesto en el nombre “mesas”) de manera que cada vez que ubiquemos un comensal en la tabla éste desaparezca de la lista.

Mostraremos dos posibilidades: con columnas auxiliares y con fórmulas matriciales.

Con columnas auxiliares.

En la hoja que contiene la lista de invitados creamos una columna auxiliar con el rótulo “Por ubicar”




El objetivo de esta columna es controlar que invitado ya ha sido ubicado en alguna mesa. Para eso usamos la fórmula

=SI(CONTAR.SI(mesas,C2)=1,"",C2)

Por ejemplo, si ubicamos a Carla y a Federico en la matriz de las mesas, obtenemos







Ahora agregamos una nueva columna auxiliar (Aux1)



La fórmula

=CONTAR.SI($D$2:$D$17,"<="&D2)

da un número de orden a los valores del rango C2:C17 (como la función JERARQUIA a una serie de números).
En caso que el valor de celda sea vacío (la celda no está vacía ya que contiene una fórmula) el resultado es 0 (cero).
Nuestro próximo paso es crear una celda para controlar cuantas invitados nos quedan por ubicar, es decir, cuantos valores distintos de cero hay en el rango Aux1. Con este objetivo ponemos esta fórmula en la celda J1
=CONTAR.SI(E2:E17,">0")




Ahora creamos la columna auxiliar Aux2 en el rango F2:F17 con esta fórmula

=K.ESIMO.MAYOR($E$2:$E$17,$J$1-FILA()+2)




Esta columna nos sirve como argumento para la columna final, en el rango G2:G17, donde obtenemos los valores de la lista desplegable



Para evitar que en la lista desplegable aparezcan los valores #NUM de las últimas dos celda, usamos el valor de la celda “control” para crear un rango dinámico que las excluya con la fórmula

=DESREF(invitados!$G$2,0,0,invitados!$J$1,1)



Aplicamos esta validación de datos al rango “mesas”.



A medida que vamos ubicando a los invitados, la lista se va ajustando y mostrando sólo aquellos que quedan por ubicar



Con fórmulas matriciales.

Al igual que en el modelo anterior creamos la lista de los invitados a ubicar en el rango D2:D17.

La lista de invitados a ubicar la creamos en el rango E2:E17 con esta fórmula matricial

={INDICE($D$2:$D$17,COINCIDIR(K.ESIMO.MAYOR(CONTAR.SI($D$2:$D$17,"<="&D2:D17),FILA()-1),CONTAR.SI($D$2:$D$17,"<="&D2:D17),0))}





Como puede verse, no obtenemos errores #NUM, pero las celdas al final de la lista no están vacías. De manera que necesitamos una celda de control, como en la solución con columnas auxiliares, para que la lista desplegable muestre sólo los nombres disponibles.
En la celda H1 ponemos esta fórmula matricial

={SUMA((CONTAR.SI($D$2:$D$17,"<="&D2:D17)<>0)*1)}





La lista desplegable la creamos con el fórmula

=DESREF('invitados matricial'!$E$2,0,0,'invitados matricial'!$H$1,1)

Todo sobre listas desplegables en Excel, técnicas avanzadas y descarga gratuita de ejemplos  en la Caja de Herramientas Excel - Listas Desplegables de JLD. Ver la nota o ir a la página de descarga de la guía.

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Encontrar la dirección de una celda en una matriz a partir del valor

El tema no es nuevo en el blog. En el pasado mostré como determinar la dirección de una celda a partir de su valor usando funciones definidas por el usuario (UDF, macros).

En los últimos tiempos el tema, en distintas variantes, se ha repetido en varias consultas. Por ejemplo, en la nota sobre encontrar el encabezamiento en una matriz a partir del valor de una de las celdas.

Tanto si queremos encontrar el rótulo de columna o de fila correspondientes a un valor en una matriz tenemos que ser capaces de calcular su posición en la hoja.
El tema de esta nota es cómo hacerlo usando funciones (usando macros ya lo hemos mostrado).

Empecemos por plantear esta matriz que muestra las unidades vendidas de cada línea de productos en cada zona (norte, sur, este, oeste)





Nuestro objetivo es que dado un valor de la matriz podamos ubicar la celda en que se encuentra. Esto nos permitirá luego determinar a qué zona y a qué producto corresponde el monto.
Seleccionamos el rango de valores (C3:F6) y lo incluimos en el nombre “ventas”



En el rango B8:B11 ponemos los rótulos: Monto, Producto, Zona y Celda



En C8 ponemos el valor, en C9 obtenemos el número de fila, en C10 el de columna y en C11 calculamos la dirección de la celda.
Las fórmulas son

Producto (C9): ={MAX((ventas=C8)*COLUMNA(ventas))}

Zona (C10): ={MAX((ventas=C8)*FILA(ventas))}

Celda (C11): =DIRECCION(C10,C9)

Las dos primeras son fórmulas matriciales que introducimos apretando simultáneamente Ctrl+Mayúsculas+Enter.

Como puede verse, obtenemos la dirección de la celda. ¿Cómo funcionan las fórmulas de las celdas C9 y C10?

La expresión “ventas=C8” crea una matriz de valores FALSO/VERDADERO


La expresión FILA(ventas) crea un vector {3;4;5;6}.
Al multiplicar ambos vectores entre sí obtenemos una matriz cuyos valores son 0 excepto el que representa la fila del valor buscado (4 en nuestro caso)



Finalmente, la función MAX extrae el máximo valor, obviamente el de la fila del valor buscado.
Aplicamos la misma técnica para calcular el número de columna


El paso final es usar la función DIRECCION con las celdas C9 y C10 como argumentos.

Ahora extenderemos nuestro ejercicio para que parezca útil en algo, por lo menos.
Queremos crear una lista de los tres productos más vendidos y en qué zona


Para encontrar los tres productos más vendidos usamos la función K.ESIMO.MAYOR (¿a quién se le ocurrió semejante nombre?). En C15 ponemos
=K.ESIMO.MAYOR(ventas,B15)

y la copiamos a C16:C17


En la celda D15 ponemos esta fórmula matricial

={INDICE($B$1:$B$6,MAX((ventas=$C15)*FILA(ventas)))}
y la copiamos al rango D16:D17

En la celda E15 ponemos la fórmula matricial
={INDICE($A$2:$F$2,,MAX((ventas=$C15)*COLUMNA(ventas)))}

y la copiamos al rango E16:E17


Con la primer función INDICE encontramos el producto buscando en el rango B1:B6. Importante: nótese que el rango comienza en la primer fila de la hoja. Esto se debe a que el vector creado por la función FILA empieza con el número de la primer fila de la matriz en la hoja. Lo mismo sucede con el vector creado por la función COLUMNA.


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Icono de pegar fórmulas en Excel 2003

Si usamos a menudo la opción Pegar Fórmulas es muy práctico tener un icono para hacer el pegado con un solo clic. En Excel 2007 podemos agregarlo con facilidad a la barra de herramientas de acceso rápido

con la técnica para agregar iconos en la barra de acceso rápido.

Curiosamente en Excel 2003 esta opción no aparece en la opción Personalizar de las barras de herramientas



Una alternativa es grabar o escribir una macro y asociarla a un icono. Pero como de hecho el icono existe en la barra de herramientas Estándar



podemos sencillamente arrastrar el icono (en forma de texto) y posicionarlo en la barra de herramientas de manera que siempre esté visible.

Para hacer esto empezamos por crear una fórmula cualquiera en una celda y copiarla (hacemo9s esto para que la opción pegar fórmulas aparezca en la lista).

Luego usamos el menú Herramientas-Personalizar (o clic con el botón derecho en la zona de la barras de herramientas)

Ahora arrastramos el texto Fórmulas y lo ponemos, por ejemplo, al lado del icono de Pegado



A partir de ahora podemos pegar fórmulas con un solo clic.

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