Transferir datos de Excel a Access – segunda nota.

En la nota anterior vimos como transferir datos de Excel a Access manualmente usando los mecanismos nativos de Access.
Otra alternativa es exportar los datos de Excel a Access programáticamente, es decir usando Vba.

Para nuestro ejemplo usaremos nuevamente el archivo de la nota anterior.

En la nota anterior usamos los mecanismos de Access para importar los datos de Excel.
Al realizar la tarea con Vba haremos el camino a la inversa, decir crearemos una conexión a Access desde Excel. Esto lo haremos usando objetos de la ADO library (ADO = ActiveX Data Objects).

Antes de sumergirnos en los vericuetos del código, una observación importante: para poder usar las funciones de ADO en Excel debemos primero crear una referencia con el menú Tools-Reference del editor de Vb





Como en el ejemplo anterior, empezamos por crear una base de datos que contiene una tabla a la cual queremos exportar los datos de Excel. Nuestra base de datos (bd1.mdb) contiene la tabla Ventas que por ahora está vacía



Sin entrar demasiado en detalles técnicos, podemos describir la tarea de la siguiente manera:

# - creamos una conexión a la base de datos

#- definimos en qué tabla de la base de datos queremos poner los datos

# - definimos un objeto que contenga los datos a transferir (recordset)

# - definimos donde se encuentran los datos a transferir (en nuestro ejemplo el cuaderno tiene dos hojas con datos)

# - transferimos los datos

He agregado la hoja Parámetros en la cual podemos definir donde se encuentra la base de datos, cuál es la tabla a la cual queremos copiar los datos y en qué cuaderno se encuentran. De esta manera, podemos controlar los parámetros del código con facilidad.


Como ven he agregado también la línea a partir de la cual hay que transferir los datos de la hoja. En general los datos empiezan en la fila 2 (la 1 está ocupada por los encabezamientos). También podemos elegir de qué hoja pasar los datos, con una lista desplegable en la celda B3.
El código de la macro es el siguiente

Sub ExcelaAccess_ADO()

Dim Conn As ADODB.Connection, RecSet As ADODB.Recordset
Dim fila As Long, primerFila As Integer, ultimaFila As Long, iX As Long
Dim dataSource As String, Tabla As String
Dim wsName As String


'definimos los parametros que seran usados por el codigo

dataSource = Sheets("parametros").[B1]
Tabla = Sheets("parametros").[B2]
wsName = Sheets("parametros").[B3]
primerFila = Sheets("parametros").[B4]


' establecemos la conexion a la base de datos

Set Conn = New ADODB.Connection
Conn.Open "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source= " & _
dataSource & ";"

' definimos un recordset
Set RecSet = New ADODB.Recordset
RecSet.Open Tabla, Conn, adOpenKeyset, adLockOptimistic, adCmdTable

ultimaFila = WorksheetFunction.CountA(Sheets(wsName).Range("A:A"))

For iX = primerFila To ultimaFila 'mientras que la celda la columna A
'tenga un valor transferimos la fila
With RecSet
.AddNew
.Fields("Factura") = Sheets(wsName).Cells(iX, 1).Value
.Fields("Fecha") = Sheets(wsName).Cells(iX, 2).Value
.Fields("Producto") = Sheets(wsName).Cells(iX, 3).Value
.Fields("Descripcion") = Sheets(wsName).Cells(iX, 4).Value
.Fields("Cantidad") = Sheets(wsName).Cells(iX, 5).Value
.Fields("Precio") = Sheets(wsName).Cells(iX, 6).Value
.Fields("Total") = Sheets(wsName).Cells(iX, 7).Value
.Update
End With
Next iX


RecSet.Close
Set RecSet = Nothing
Conn.Close
Set Conn = Nothing
End Sub



Este código debe ponerse en un módulo común de Vba.

Transferir datos de Excel a Access – primera nota.

Después de escribir la nota sobre cómo consolidar datos de más de dos cuadernos con MS Query, decidí que había llegado el momento de mostrar cómo podemos transferir datos de una hoja de Excel a una tabla de Access. Usar Access es una solución práctica cuando nuestra tabla de datos supera el límite de Excel (para las versiones 97-2003) de 65536 filas.

En esta nota mostraremos que no hay motivo para sentirse inhibido de usar Access, también si no estamos del todo familiarizados con su uso.

Básicamente hay dos caminos posibles para transferir los datos: manualmente y programáticamente (Vba). Esta nota se ocupa de cómo transferir datos de Excel a Access manualmente. Para poder hacerlo necesitamos, obviamente, que Access esté instalado en nuestra máquina (o servidor).

Para nuestro ejemplo consideraremos un cuaderno Excel con dos hoja. La primera contiene ventas del mes de abril y la segunda del mes de mayo. Por motivos de claridad usamos pocos datos.

El primer paso es abrir Access y crear una base de datos en blanco



En nuestro ejemplo aceptamos el nombre propuesto por Access (bd1), pero podemos darle cualquier otro nombre, preferentemente más significativo.

Una vez creada la base de datos veremos esta pantalla

Seleccionamos con un clic Tablas en el área de Objetos y abrimos el menú contextual (clic con el botón derecho del mouse); aquí seleccionamos la opción Importar.



En el diálogo que se abre elegimos Excel en Tipo de Archivo y seleccionamos el cuaderno que contiene la hoja que queremos importar.



En nuestro ejemplo Excel detecta que hay dos hojas en el cuaderno. Elegimos “abril” y apretamos Siguiente



Ahora debemos definir si la primer fila es contiene títulos. En caso afirmativo los títulos son usados como nombres de los campos de la tabla.



En este paso debemos definir donde guardar los datos. En nuestro caso no hemos creado ninguna tabla así que la opción es “en una nueva tabla”.

El próximo paso nos permite definir distintas opciones para los campos. En nuestro ejemplo, sencillamente seguimos adelante apretando “Siguiente”.

Ahora podemos definir claves principales (índices) para la tabla. Para nuestro ejemplo este paso no es crítico, pero en general es recomendable dejar la opción por defecto de Access.



En el último paso podemos definir el nombre de la tabla. Por defecto, Access propone el nombre de la hoja. Por lo general, como en nuestro ejemplo debemos cambiar el nombre a algo más significativo, como Ventas.

El último paso es apretar Finalizar. Al cabo de unos instantes Access nos informa que el proceso ha terminado (o fracasado si es que hemos cometido algún error o los datos no son los adecuados). Access ha creado ahora la tabla Ventas



que contiene los datos de la hoja



Ahora repetimos el proceso pero elegimos la hoja “mayo”.



En el tercer paso elegimos la tabla Ventas



Finalmente apretamos Finalizar. Los nuevos datos han sido agregados a los existentes en la tabla



Para totalizar y analizar los datos de base de datos podemos usar tablas dinámicas con la opción Fuente de datos externa

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Consolidar datos de más de dos cuadernos Excel con MS Query

En el pasado hemos mostrado cómo consolidar datos de distintas hojas de un mismo cuaderno empleando el MS Query.

Un lector me comenta que cuando quiere consolidar datos de tres hojas de tres distintos cuadernos, MS Query no permite agregar la tercera tabla (la hoja del tercer cuaderno). Como sucede frecuentemente con esta aplicación, la ayuda no viene a nuestro rescate en este problema.

Veamos un ejemplo (en este caso estaremos usando Excel 2007, pero el mecanismo es el mismo en Excel 97-2003).

Empezamos por establecer el nexo a la fuente de datos, en este caso dos cuadernos Excel

Seleccionamos uno de los cuadernos (MS Query no nos permite hacer selecciones múltiples)



Incluimos todos los campos de la hoja y seguimos adelante con el asistente hasta el último paso, donde seleccionamos la opción “Ver datos o modificar consulta con MS Query”. Al finalizar el proceso se abre la ventana de MS Query con los datos que hemos extraído de la hoja del primer cuaderno.



Ahora agregamos la hoja del segundo cuaderno con el menú Tabla-Agregar Tablas



Aquí nos topamos con el primer problema: no podemos ver el nombre del archivo a elegir dado que no podemos extender el ancho de la ventanilla. Guiándonos por la ubicación relativa de los archivos en la carpeta, elegimos el último



Ahora queremos agregar la tercer tabla, para lo cual volvemos sobre el proceso anterior



MS Query no nos permite agregar la tabla bajo la advertencia “Imposible el acceso..”.
Lo que hacemos en este caso es crear primero una unión entre las dos tablas presentes antes de intentar agregar la tercera. En nuestro caso la unión será entre los campos “factura” de ambas tablas.

Ahora intentamos agregar la tercer tabla, “Clientes”.




Del momento que existe por lo menos una unión entre las dos primeras tablas podemos agregar la tercera.

Si intentamos agregar una cuarta tabla, cuyo origen es una hoja de un cuarto cuaderno, nuevamente tendremos que crear una unión a la tercer tabla antes de poder agregar la cuarta.

Otro rodeo posible es mover las hojas de los distintos cuadernos a un único cuaderno y luego proceder como mostramos en la nota mencionada.

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