Transferir datos de Excel a Access – primera nota.

lunes, junio 08, 2009

Después de escribir la nota sobre cómo consolidar datos de más de dos cuadernos con MS Query, decidí que había llegado el momento de mostrar cómo podemos transferir datos de una hoja de Excel a una tabla de Access. Usar Access es una solución práctica cuando nuestra tabla de datos supera el límite de Excel (para las versiones 97-2003) de 65536 filas.

En esta nota mostraremos que no hay motivo para sentirse inhibido de usar Access, también si no estamos del todo familiarizados con su uso.

Básicamente hay dos caminos posibles para transferir los datos: manualmente y programáticamente (Vba). Esta nota se ocupa de cómo transferir datos de Excel a Access manualmente. Para poder hacerlo necesitamos, obviamente, que Access esté instalado en nuestra máquina (o servidor).

Para nuestro ejemplo consideraremos un cuaderno Excel con dos hoja. La primera contiene ventas del mes de abril y la segunda del mes de mayo. Por motivos de claridad usamos pocos datos.



Transferir datos de Excel a Access

El primer paso es abrir Access y crear una base de datos en blanco

Transferir datos de Excel a Access

En nuestro ejemplo aceptamos el nombre propuesto por Access (bd1), pero podemos darle cualquier otro nombre, preferentemente más significativo.


Una vez creada la base de datos veremos esta pantalla

Transferir datos de Excel a Access

Seleccionamos con un clic Tablas en el área de Objetos y abrimos el menú contextual (clic con el botón derecho del mouse); aquí seleccionamos la opción Importar.

Transferir datos de Excel a Access

En el diálogo que se abre elegimos Excel en Tipo de Archivo y seleccionamos el cuaderno que contiene la hoja que queremos importar.

Transferir datos de Excel a Access

En nuestro ejemplo Excel detecta que hay dos hojas en el cuaderno. Elegimos “abril” y apretamos Siguiente

Transferir datos de Excel a Access

Ahora debemos definir si la primer fila es contiene títulos. En caso afirmativo los títulos son usados como nombres de los campos de la tabla.

Transferir datos de Excel a Access

En este paso debemos definir donde guardar los datos. En nuestro caso no hemos creado ninguna tabla así que la opción es “en una nueva tabla”.

El próximo paso nos permite definir distintas opciones para los campos. En nuestro ejemplo, sencillamente seguimos adelante apretando “Siguiente”.

Transferir datos de Excel a Access

Ahora podemos definir claves principales (índices) para la tabla. Para nuestro ejemplo este paso no es crítico, pero en general es recomendable dejar la opción por defecto de Access.

Transferir datos de Excel a Access

En el último paso podemos definir el nombre de la tabla. Por defecto, Access propone el nombre de la hoja. Por lo general, como en nuestro ejemplo debemos cambiar el nombre a algo más significativo, como Ventas.


El último paso es apretar Finalizar. Al cabo de unos instantes Access nos informa que el proceso ha terminado (o fracasado si es que hemos cometido algún error o los datos no son los adecuados). Access ha creado ahora la tabla Ventas

Transferir datos de Excel a Access

que contiene los datos de la hoja

Transferir datos de Excel a Access

Ahora repetimos el proceso pero elegimos la hoja “mayo”.

Transferir datos de Excel a Access

En el tercer paso elegimos la tabla Ventas

Transferir datos de Excel a Access

Finalmente apretamos Finalizar. Los nuevos datos han sido agregados a los existentes en la tabla

Transferir datos de Excel a Access

Para totalizar y analizar los datos de base de datos podemos usar tablas dinámicas con la opción Fuente de datos externa



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2 comments:

Anónimo,  09 junio, 2009 20:13  

HOLA JORGE,PRIMERO DARTE LAS GRACIAS POR TU ESTUPENDO BLOG.TE CUENTO MI PROBLEMA:
TRABAJO EN UNA EMPRESA MULTINACIONAL MUY CONOCIDA CON AS/400. CUANDO EXTRAEMOS ALGUN INFORME Y LO PASAMOS A EXCEL NOS OCUPA COMO MINIMO DOS LIBROS CON DATOS(+ 65.000 FILAS Y MAS DE 70 COLUMNAS). NO SOY CAPAZ DE REALIZAR UNA TABLA DINAMICA CON ESTA ESTRUCTURA DE MAS DE DOS LIBROS.
¿HAY ALGUNA SOLUCION?¿LA SOLUCION PASA POR TRABAJAR CON ACCES...?
TE AGRADECERIA ENORMEMENTE TU ESTIMADA AYUDA.
GRACIAS ANTICIPADAS
jimasgo2000@yahoo.es

Jorge L. Dunkelman 09 junio, 2009 23:15  

Hay varias soluciones, pero ninguna puede ser analizada o explicada en el marco de un comentario en el blog. Te sugiero que te pongas en contacto conmigo a través del mail.

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