domingo, febrero 15, 2009

Catálogo de imágenes en Excel 2007

En el pasado hemos mostrado cómo crear un catálogo de imágenes con Excel. El modelo fue desarrollado usando Excel 2003.

Al tratar de crear el modelo usando Excel 2007 vimos que el paso 5, ligar el nombre definido “imagen” en la barra de las fórmulas a la imagen no era posible.

Una solución posible es crear el modelo en Excel 2003 y luego abrir el archivo en Excel 2007. Pero era necesario dar una solución más directa.

En esta nota mostraremos dos soluciones posibles.

Empecemos por describir el problema. Si seguimos las instrucciones de la nota mencionada llegamos al #5 donde ligamos el nombre definido “imagen” a la imagen que pegamos en una celda. Esto lo hacíamos seleccionando la imagen y luego haciendo un clic en la barra de fórmulas para poner “=imagen”. Excel 2007 no nos permite hacer esto. La barra de las formulas no responde cuando tenemos seleccionada una imagen.

La forma de hacerlo en Excel 2007 es con una de estas dos técnicas:

# Usando el objeto Image Bitmap (propuesta por el lector Percy Herrera en uno de los comentarios de la nota). Los pasos son:

1 – en lugar de pegar la imagen en la celda, abrimos el menú Objeto en la pestaña Insertar de la cinta






El interfaz de Excel cambia



Todo lo que hacemos es un clic en cualquier lugar de la hoja, fuera del área de la imagen que Excel acaba de crear.

2 – Ajustamos el cuadro que Excel ha creado para que coincida con los bordes de la celda.

3 – En la barra de fórmulas aparece “=INCRUSTAR(…”




Reemplazamos esta fórmula por “=imagen”






Al apretar Enter, aparecerá la imagen cuya referencia (número de catálogo en nuestro caso) aparece en la celda A3





# Usando el control Imagen de la barra de controles.

1 – En la pestaña Programador de la cinta elegimos el control Imagen y lo ubicamos sobre la celda B3





El resultado es similar al de la técnica anterior





2 – Como en el caso anterior, reemplazamos “=INCRUSTAR(…” por “=imagen”, con el mismo resultado.





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jueves, febrero 12, 2009

Referencias remotas en validación de datos

Una de las consultas frecuentes que recibo es si se puede crear una validación de datos en una hoja de un cuaderno de Excel usando una lista (es decir, un rango) que se encuentra en otro cuaderno.

La respuesta es si, con un poco de trabajo manual. Veamos este ejemplo: tenemos un cuaderno que hemos guardado con el nombre "clientes.xls" donde tenemos una lista de clientes. En un segundo cuaderno, "validación.xls", queremos crear una lista desplegable con validación de datos, basándonos en la lista del primer cuaderno.
Para facilitar la visualización he puesto ambos cuadernos en una ventana usando Ventana-Comparar en Paralelo




En el cuaderno clientes.xls definimos el nombre "clientes" que contiene el rango A2:A92



Ahora pasamos al cuaderno validación.xls y creamos el nombre "clientes" con esta definición

=clientes.xls!Lista_de_Clientes



Hay que prestar atención al signo de exclamación entre el nombre del cuaderno remoto y el nombre que hemos definido en él.

Ahora creamos la lista desplegable en la hoja1 del cuaderno validación.xls usando el nombre que acabamos de definir ("clientes")



Ahora podemos ver que la lista desplegable en validación.xls usa los valores del rango definido en el cuaderno clientes.xls.



Para que esta lista funcione ambos cuadernos deben estar abiertos.



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lunes, febrero 09, 2009

Formato condicional con iconos en Excel 2007

Sin lugar a dudas, las posibilidades del formato condicional en Excel 2007 han sido ampliadas enormemente. Sin embargo, algunas de las posibilidades están lejos de ser intuitivas.

Por ejemplo, el uso de las colecciones de iconos. Supongamos, como me plantea un lector, que tenemos una lista de fechas de vencimientos. Queremos sacar partido de los semáforos del formato condicional de Excel 2007 de manera que si la fecha del vencimiento cae más de 30 días de la fecha corriente aparezca un semáforo verde; si la fecha está dentro de los 30 días un semáforo amarillo y si la fecha ha vencido, un semáforo rojo. Es decir, esto:




Empecemos por agregar una columna auxiliar que muestre la diferencia en días entre la fecha corriente y la fecha de vencimiento



Para poner los semáforos en esta columna abrimos el menú de Formato Condicional –Nueva regla, elegimos el conjunto de iconos (semáforo con recuadro), en Tipo elegimos Número, para el semáforo verde ponemos “>30” y para el amarillo “>=0”. Esto hace que el rojo quede para los valores inferiores a 0. Como dije al principio, no muy intuitivo que digamos



El resultado será



Una posibilidad interesante es editar la regla y marcar la opción “Mostrar icono únicamente”



Pero si queremos prescindir de la columna auxiliar tendremos que definir las reglas del formato condicional de esta manera



EL primer cambio es que definimos el tipo de regla como Fórmula; en Valor creamos una referencia a la celda que contiene la fecha corriente ($B$1 en nuestro caso) + 30 para el semáforo verde y $B$1 para el amarillo (el rojo queda definido por defecto)





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