Ocultar hojas de calculo en un cuaderno Excel

A veces queremos ocultar una de las hojas de un cuaderno Excel. La forma corriente de hacerlo es mediante el menú Formato---Hoja---Ocultar.

Si queremos prevenir que algún usuario vuelva a hacer visible la hoja, podemos proteger el cuaderno (libro) con el menú de protección y usar una contraseña.



Es sabido que las contraseñas de Excel son muy fáciles de romper. Por lo tanto, este método de ocultar hojas no es muy seguro.

De hecho no existe ningún método seguro, pero si podemos aprovechar una característica que la mayoría de los usuarios de Excel desconocen.

La Hoja de Excel cuenta con una serie de propiedades. Una de ella es la propiedad "Visible". Esta propiedad puede tener uno de tres valores: "xlSheetVisible", "xlSheetHidden" o "xlSheetVeryHidden".

Hojas ocultas con la propiedad xlSheetHidden (la que aplica Excel cuando usamos el menú Formato) pueden hacerse visible con el menú Formato---Hojas---Mostrar. Hojas ocultas con la propiedad xlSheetVeryHidden no aparecen en este menú y por lo tanto serán invisibles para la mayoría de los usuarios regulares de Excel.

Para cambiar la propiedad de la hoja debemos acceder al cuadro de propiedades de esta.
Ya hemos visto que uno de los caminos de hacer visible el cuadro de propiedades es hacer visible la barra de herramientas del Cuadro de Controles y allí pulsar el botón Propiedades

Otra variante es abrir el editor de Visual Basic (Herramientas---Macros---Editor de Visual Basic) y allí cliquear la Hoja1 (o la que queramos ocultar) para activar la ventana de Propiedades



si la ventana no aparece usamos el menú View---Properties Window en el menú del editor.

En ambos casos procedemos de la misma manera. Abrimos la lista desplegable en la ventanilla de la propiedad Visible, y señalamos el valor "2 – xlSheetVeryHidden"




Para mostrar nuevamente la hoja, sólo podemos utilizar la ventanilla de propiedades del editor de Visual Basic y devolver el valor de la propiedad Visible a xlSheetVisible nuevamente.


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Listas desplegables dependientes en Excel con Validación de Datos.

Ya hemos visto que la función Validación de Datos de Excel (Datos---Validación de Datos) permite controlar los datos que son introducidos en una celda. Una de las posibilidades es crear una lista desplegable de la cual el usuario puede elegir el valor a introducir en la celda.
En una nota anterior hemos tratado como evitar duplicados con validación con validación de datos. En otra hemos mostrado un modelo para asignar operarios a máquinas, de manera que cada operario asignado "desaparezca" de la lista desplegable.

En esta nota mostraremos otras posibilidades de crear listas desplegables dependientes.

Supongamos por ejemplo, que queremos de acuerdo al país elegido en una celda, la lista desplegable en la celda contigua muestre solamente ciudades de ese país.

Los pasos a seguir son:

1 – creamos nombres que contengan la lista de los países y las listas de las ciudades de cada uno de los países. Es importante que el nombre del rango que contiene las ciudades sea idéntico al nombre del país.



2 – en la celda de los países aplicamos validación de datos, con la opción "lista" usando el nombre "países"



3 – en la celda de las ciudades aplicamos validación de datos, también con la opción "lista", pero en este caso aplicamos la función INDIRECTO para crear una referencia dinámica al nombre que contiene la lista:

=INDIRECTO($A$5)

Este es el motivo que el nombre del rango de las ciudades coincida con el nombre del país



A partir de este momento, al elegir un nombre de país en la celda de países, la lista de validación de datos se ajusta al nombre que contiene los nombre de las ciudades de ese país

Todo sobre listas desplegables en Excel, técnicas avanzadas y descarga gratuita de ejemplos  en la Caja de Herramientas Excel - Listas Desplegables de JLD. Ver la nota o ir a la página de descarga de la guía.

Insertar un calendario permanente en hojas de calculo Excel con Controles ActiveX

Ayer vimos como usar controles ActiveX en hojas de Excel. Para insertarlos debemos previamente activar la barra de herramientas del Cuadro de Controles. En la esquina inferior derecha de la barra del Cuadro de Controles, está el icono "más controles".

Al activarlo tendremos acceso a muchos más controles (no todos disponibles para las hojas de cálculos). Uno de ellos es el Calendar Control, que nos permite insertar un calendario permanente en la hoja de cálculos.

Para insertar el calendario en una hoja Excel, procedemos como con los otros controles ActiveX, como mostramos en la entrada anterior.

Una vez insertado en la hoja, abrimos el menú de propiedades, para adpatar el calendario a nuestras necesidades

En este ejemplo de calendario en Excel, tenemos una tabla con ventas diarias en la Hoja2. En la Hoja1 insertamos el calendario, y lo ligamos (LinkedCell) a la celda B7 (que no será visible al estar cubierta por el calendario).

En la celda B14 introducimos esta fórmula, que usa la celda ligada B7 como argumento

=FECHANUMERO(B7)

Esta formula convierte el valor textual del calendario a una fecha. En la celda C14 introducimos una función BUSCARV, para obtener el valor de las ventas correspondientes a la fecha elegida en el calendario

=SI(B14>MAX(Hoja2!A:A);"fecha sin datos";BUSCARV(B14;Hoja2!A:B;2;0))

la condición lógica con la función MAX, nos permite evitar valores erróneos cuando se elige una fecha que no exste en la tabla de ventas.

Ahora, podemos elegir la fecha en el calendario y ver la suma de ventas correspondientes en la celda C14.

Además del menú de propiedades en la barra de herramientas, también se puede cliquear con el boton izquierda el control y abrir este diálogo

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