domingo, junio 18, 2006

Utilizando la cámara fotográfica de Excel.

Hace unos días atrás alguien preguntó, en uno de los foros que suelo leer, sobre la funcionalidad del "snapshot" en Excel. Si bien la pregunta estaba orientada a otro tema, me trajo a la memoria una herramienta de Excel poco conocida: la cámara fotográfica.
Esta herramienta permite tomar "fotos" de porciones de de datos en una hoja de Excel. Lo particular de esta herramienta es que la "fotos" son dinámicas, es decir, se actualizan cuando introducimos cambios en los datos.
Para usar esta herramienta lo primero que hay que hacer es "desenterrarla" y ubicarla en alguna de la barras de iconos.
Activamos el menú Ver--->Barras de Herramientas--->Personalizar; en la pestaña Comandos activamos la opción Herramientas y en la ventanilla de la derecha buscamos el icono de la cámara




Seleccionamos el icono y lo arrastramos con el mouse a alguna de las barras. Un buen lugar sería cercano a los iconos de copias y pegar



Con el icono a nuestra disposición, veremos cómo usarlo. Supongamos esta tabla (que muestra las visitas diarias por hora de un blog imaginario)



Seleccionamos los datos correspondientes a las horas de la mañana (el rango A5:C12). Apretamos el icono de la cámara, elegimos la zona (en la hoja activa o en otra hoja) como con cualquier imagen que queramos pegar



En nuestro caso pegamos la imagen al lado de la tabla. Si cambiamos cualquier dato en el rango elegido, los datos en la imagen cambiarán de acuerdo.

De la misma manera podemos pegar la imagen de los datos en otra hoja, lo que permite exhibir datos que no pueden ser editados por el usuario si ocultamos la hoja con los datos y protegemos el cuaderno.


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lunes, junio 12, 2006

Fondos y marcas de agua en hojas de Excel

Quien haya descargado el archivo del Calendario del Campeonato Mundial de Fútbol habrá notado el fondo con el logo de Alemania 2006



Como hacemos para poner un fondo en una hoja de Excel? Seguimos los siguientes pasos:

1 – seleccione la hoja de cálculo donde queremos que aparezca el fondo (asegurarse que sólo una hoja este seleccionada)
2 – Activar el menú Formato—Hoja—Fondo



3 – Seleccionar la imagen que queremos para el fondo pulsar Insertar.

Excel no imprime los fondos y por lo tanto no pueden ser usados como marcas de agua. Pero se puede imitar una marca de agua (por ejemplo, que en cada hoja impresa aparezca el rótulo "Confidencial"), de la siguiente manera:

1 – en el menú Ver---Encabezado y Pie de Página elegir una de las zonas
2 - en la barra apretar el botón Personalizar encabezado o Personalizar pie de página
3 – elegir una de las secciones en la barra de iconos apretar el botón de insertar imágenes
4 – insertar la imagen deseada con un doble clic
5 – para afectar cambios en la imagen usar el botón Formato de imagen en la barra de iconos.


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viernes, junio 09, 2006

Evitar resultados #¡DIV/0!– La formula mas corta que conozco.

Cuando alguna fórmula realiza una división por cero, Excel exhibe el resultado #¡DIV/0!. Por ejemplo, en la fórmula =A1/A2, si A2=0, Excel muestra un resultado de error.
Cuando la división por cero es inevitable y no queremos que Excel exhiba #¡DIV/0! podemos usar formulas como: =SI(ESERROR(A1/A2),0,A1/A2) o esta que es un poco más corta =SI(A2=0,0, A1/A2).

Cuál es la fórmula más corta para este caso? En el forum Exceluciones, en el cual participo últimamente, KL propone la siguiente fórmula:


=--SI(A2,A1/A2)

Como él, no creo que exista una fórmula mas breve para este caso. Cómo funciona? Hay que prestar atención a estos detalles:

Excel asocia el 0 (cero) con el resultado FALSO de una propuesta lógica y el número 1 con el resultado VERDADERO.

La función SI tiene en nuestro ejemplo solo dos argumentos, la prueba lógica y el resultado en caso que la prueba lógica de VERDADERO.

Cuando A2 = 0, Excel evalúa el primer argumento de la función SI, al ser este argumento igual a 0, Excel lo evalúa como FALSO, por lo tanto da como resultado FALSO.




Los dos signos "-" que preceden a la función cumplen la tarea de multiplicar el resultado por 1 (-1X-1).
Al multiplicar FALSO por 1, Excel convierte a FALSO en su expresión numérica: 0.



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