Convertir un Numero Decimal en Excel a formato hh:mm:ss

Algunos sistemas de asistencia utilizan notación decimal en los reportes que producen. Por ejemplo, el total de horas de un operario que trabajó de la 8:00 a las 17:30, aparece en el informe como 9.50. Otro operario que trabajó de la 8:00 a las 17:45, aparecerá en el informe 9.75.
Como con muchos otros sistemas de información, estos informes son exportados a Excel. Al sumar las horas trabajadas por los dos operarios, el total que aparecerá en Excel será 9.50 + 9.75 = 19.25.
Este resultado es incorrecto, ya que el total de horas trabajadas es 19 horas y 15 minutos,

Para convertir, las horas y minutos del formato decimal al formato hh:mm:ss en Microsoft Excel utilizamos la siguiente fórmula: ="Horas.minutos" en forma decimal/24
Al usar esta fórmula resultará un número de serie. Para mostrar el número de serie en el formato correspondiente, elige Número en el menú Formato (en el menú Formato, hace clic en Celdas y después, selecciona la ficha Número) y selecciona hh:mm:ss.



Si queremos convertir minutos en formato decimal a formato hh:mm:ss, aplicamos la siguiente fórmula: ="minutos en formato decimal"/1440.

Finalmente si queremos convertir segundos exhibidos en formato decimal a formato hh:mm:ss, usamos: ="segundos en formato decimal"/86400.

Los divisores (24, 1440, 86400), se deben a que Excel utiliza notación decimal efectuar cálculos de tiempo, como expliqué en la entrada fechas y tiempo en MS Excel. La unidad (1) representa un día completo, que equivale a 24 horas, a 1440 minutos y a 86400 segundos.




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Formato personalizado de números en Excel – Nota II

En la nota anterior sobre formatos de números personalizados en Excel, expliqué, brevemente, como crear formatos de números en Excel. En esta nota completaré la explicación mostrando algunos de los códigos con los cuales se crean los formatos.

Para crear formatos personalizados usamos el menú Formato de Celdas---Personalizada. En la ventanilla "Tipo" escribimos la combinación de códigos que crean el formato deseado. Estos códigos son los siguientes:

"General": el formato general de Excel

"#": muestra únicamente los dígitos significativos y no muestra los ceros sin valor.

"0" (cero): muestra los ceros sin valor si un número tiene menos dígitos que ceros en el formato

"?": agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador decimal, para alinear los decimales con el ancho fijo del formato. También se puede utilizar ? para las fracciones que tengan un número de dígitos variable.

"%": porcentaje

[color]: determina el color del número (ver ejemplo en la entrada anterior). El color debe ser el primer elemento de la sección. Ejemplos de colores: [Negro], [Azul], [Aguamarina], [Verde], [Fucsia] [Rojo], [Blanco], [Amarillo]

"texto": para agregar texto inmediatamente después (o antes) del número, ponga el texto deseado entre comillas, como en el ejemplo de la entrada anterior.

También se pueden generar formatos condicionales que se aplicarán únicamente si coinciden con las condiciones que se hayan especificado. La condición se escribe entre corchetes y consta de un operador de comparación y un valor. Por ejemplo, el siguiente formato muestra los números iguales o inferiores a 100 en color rojo y los números superiores a 100 en color azul.

[Rojo][<=100];[Azul][>100]

En general es más eficiente utilizar el comando Formato Condicional en el menú Formato para formatos condicionales.

En la próxima nota mostraré los códigos que se utilizan para crear formatos de fechas y horas.

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Formato personalizado de números en MS Excel.

Cuando hablamos de formato de números nos referimos a como se ve un número en una celda de Excel. Al cambiar el formato de un número en una hoja de Excel, sólo estamos cambiando lo forma en que Excel exhibe el número. El número en si mismo no cambia.
Es fácil dar un ejemplo con la forma en que Excel exhibe las fechas, como mostré en mi entrada sobre fechas tiempo en MS Excel [link]. Allí vimos que cuando vemos la fecha "9/05/2006" en una celda, Excel "ve" el número 38846 que es la cantidad de días transcurridos desde el 1/01/1900 hasta el 9/05/2006.
Excel viene provisto con una gran cantidad de formatos para números, organizada en distintas categorías:

En esta entrada nos ocuparemos de la categoría "Personalizada".
Excel permite crear formatos de números para adaptarlos a nuestras necesidades. Para hacer esto activamos el menú de formato de celdas y elegimos la categoría "Personalizada". En la ventanilla "Tipo" escribimos el código que generará el formato deseado.

La estructura general del código se compone de 4 secciones:

Formato de números positivos; formato de números negativos; formato de ceros; formato de texto.

Por ejemplo, si queremos general un formato donde aparezca la palabra "Euros" inmediatamente después del número y los números negativos aparezcan entre paréntesis, usamos los códigos:

#,##0.00 "Euros";( #,##0.00) "Euros"

Si queremos que en este formato, en caso de que el valor sea 0 (cero) aparezca en la celda la frase "sin valor", agregamos la parte de formato de ceros

#,##0.00 "Euros";( #,##0.00) "Euros";"sin valor";

Si queremos que los números negativos aparezcan en rojo, podemos agregar el código [color] en la parte de números negativos:

#,##0.00 "Euros";[Rojo]( #,##0.00) "Euros";"sin valor";

En esta tabla se pueden ver los efectos de aplicar estos formatos:

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