La función TEXTO de Excel

Para crear y modelar nuestros informes Excel cuenta con una gran cantidad de herramientas. Muchas ocupan un lugar de privilegio, como las tablas dinámicas y los gráficos, y otras pasan desapercibidas, tal vez, por gran parte de los usuarios.

Una de estas es la función TEXTO(). Esta función nos permite mostrar un valor como texto con un formato, numérico, de fecha o de hora, específico. Veamos como podemos usar esta función en nuestros informes.

La tabla a la izquierda resume las ventas de los primeros 10 meses del año. La celda E2 contiene esta fórmula ="Total de ventas al presente: "&$C$13

Podemos ver que a pesar de que el valor en la celda C13 tiene formato numérico, en el texto de la celda E2 aparece sin formato. Para mostrar el texto con formato numérico usamos la función TEXTO que tiene dos argumentos: la referencia al valor y el formato a aplicarle. En nuestro caso 

="Total de ventas al presente: "&TEXTO($C$13,"#,##0")

Podemos ir un poco más lejos e incluir un cálculo dentro de la función

Aquí estamos anidando la función SUMA dentro de TEXTO. De la misma manera podemos usar la función PROMEDIO 

El argumento formato es la clave del formato tal como podemos ver en la lista de formatos numéricos

La clave del formato podemos copiarla de la ventanilla "Tipo" y pegarla en nuestra fórmula.

Como crear una presentación Power Point a partir de un cuaderno Excel

Empiezo este post con una aclaración: la autoría del concepto de esta nota y del código son de Mike Alexander y fue publicado en su blog hace unos años atrás.

Como muchos de los posts de este blog, la idea surgió a partir de la inquietud de uno de mis colegas de trabajo. Como muchos de los lectores de este blog, mi colega recoge, transforma, analiza datos y finalmente crea reportes. Estos reportes incluyen, además de tablas, gráficos. El producto final suele ser una presentación PowerPoint, donde pega los gráficos que quiere presentar.
La tarea de pasar los gráficos de Excel a la presentación PowerPoint puede ser engorrosa y tiene sus bemoles, ya sea que los peguemos como imágenes o los liguemos al cuaderno Excel.
Con un poco de código Vba podemos automatizar el proceso de crear una presentación PowerPoint a partir de un cuaderno Excel.

La idea central es crear un cuaderno donde manejamos los datos de los gráficos. Luego creamos hojas, una para diapositiva de la presentación, definiendo el rango de celdas que contiene el gráfico y los elementos que queremos que aparezcan en la diapositiva. El rango debe ser el mismo para todas las hojas. También podemos crear una hoja para el título (la primer diapositiva).

En este ejemplo he creado un cuaderno con cuatro hojas, una para el título de la presentación y las tres restantes para mostrar las ventas por mes de las sucursales

El rango D1:O24 contiene lo que queremos que aparezca en cada una de las diapositivas de la presentación.

Finalmente activamos el código siguiente que creará una presentación de PowerPoint, con una diapositiva por cada hoja del cuaderno:


Sub WorkbooktoPowerPoint()

'Paso 1:  Declarar variables
    Dim pp As Object
    Dim PPPres As Object
    Dim PPSlide As Object
    Dim xlwksht As Worksheet
    Dim MyRange As String
    Dim MyTitle As String
    Dim SlideCount As Integer

'Paso 2:  Abrir PowerPoint, agregar una nueva presentacion
         'y volverla visible visible
    Set pp = CreateObject("PowerPoint.Application")
    Set PPPres = pp.Presentations.Add
    pp.Visible = True
 

'Paso 3:  Definir el rango de las hojas que contiene la diapositiva
    MyRange = "D1:O24"

'Paso 4:  Empezar el loop por las hojas del cuaderno
    For Each xlwksht In ActiveWorkbook.Worksheets
    xlwksht.Select
    Application.Wait (Now + TimeValue("0:00:1"))

'Paso 5:  Copiar el rango como imagen
    xlwksht.Range(MyRange).CopyPicture _
    Appearance:=xlScreen, Format:=xlPicture

'Paso 6:  Contar las diapositivas y agregar una nueva
        '(el numero 12 representa la enumeracion para una
        'diapositiva en blanco)
    SlideCount = PPPres.Slides.Count
    Set PPSlide = PPPres.Slides.Add(SlideCount + 1, 12)
    PPSlide.Select
        
'Paso 7:  Pegar la imagen y ajustar la posicion
    PPSlide.Shapes.Paste.Select
    pp.ActiveWindow.Selection.ShapeRange.Align msoAlignCenters, True
    pp.ActiveWindow.Selection.ShapeRange.Top = 50
    pp.ActiveWindow.Selection.ShapeRange.Left = 1
    pp.ActiveWindow.Selection.ShapeRange.Width = 700

 
    Next xlwksht
     
'Paso 8:  Limpiar la memoria
    pp.Activate
    Set PPSlide = Nothing
    Set PPPres = Nothing
    Set pp = Nothing
              
End Sub

Este video muestra el proceso de creación de la presentación

Algebra booleana y Excel (las funciones Y, O, XO, NOT)

Google celebra los 200 años del nacimiento de George Boole con este doodle

Mis avisados lectores habrán notado las funciones Excel AND (Y en la versión española de Excel), XOR (XO), OR (O) y NOT (NO).

George Boole es considerado el padre del álgebra booleana, una de las bases de la informática. Excel, por supuesto, permite realizar operaciones booleanas contando para eso con las funciones mencionadas (XO disponible en Excel 2013 y posterior).

Me voy a permitir celebrar también el acontecimiento con una breve reseña de estas funciones y algunos de sus usos.

Las funciones booleanas evalúan un número de condiciones y dan como resultado los valores lógicos VERDADERO o FALSO.

Función	Resultado	Observaciones
Y (AND)	VERDADERO si todos los argumentos se evalúan como VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos se evalúan como FALSO.
O (OR)	VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSOS.
XO (XOR)	Devuelve un O exclusivo lógico de todos los argumentos (ver el ejemplo más adelante).	Disponible a partir de Excel 2013
NO (NOT)	Invierte el valor lógico del argumento.

Estas funciones nos permiten combinar varias condiciones y evaluar si todas se cumplen, si algunas o ninguna.

En esta hoja muestro la evaluación de tres condiciones en una lista de nombres



Las funciones Y y O son intuitivas. La fórmula en la celda F8 es =Y(C8=$B$4,D8=$C$4,E8>$D$4); podemos ver que sólo una condición se cumple (mayor de 25) por lo que el resultado es FALSO (FALSE). En cambio el resultado en la celda G8, que contiene la fórmula =O(C8=$B$4,D8=$C$4,E8>$D$4), es VERDADERO (TRUE) ya que una de las condiciones se cumplen.

La función XO es menos intuitiva. Como regla general digamos que si el número de condiciones que se cumplen (VERDADERO) es impar el resultado es VERDADERO y si el número es par entonces el resultado es FALSO.
Para dar otro ejemplo del uso de XO supongamos que tenemos una lista de trabajadores donde se señalan los turnos trabajados, mañana y tarde. Si para saber quien ha trabajado jornada parcial usamos la fórmula =XO(C3,D3) en la tabla del ejemplo