Como crear una presentación Power Point a partir de un cuaderno Excel

Empiezo este post con una aclaración: la autoría del concepto de esta nota y del código son de Mike Alexander y fue publicado en su blog hace unos años atrás.

Como muchos de los posts de este blog, la idea surgió a partir de la inquietud de uno de mis colegas de trabajo. Como muchos de los lectores de este blog, mi colega recoge, transforma, analiza datos y finalmente crea reportes. Estos reportes incluyen, además de tablas, gráficos. El producto final suele ser una presentación PowerPoint, donde pega los gráficos que quiere presentar.
La tarea de pasar los gráficos de Excel a la presentación PowerPoint puede ser engorrosa y tiene sus bemoles, ya sea que los peguemos como imágenes o los liguemos al cuaderno Excel.
Con un poco de código Vba podemos automatizar el proceso de crear una presentación PowerPoint a partir de un cuaderno Excel.

La idea central es crear un cuaderno donde manejamos los datos de los gráficos. Luego creamos hojas, una para diapositiva de la presentación, definiendo el rango de celdas que contiene el gráfico y los elementos que queremos que aparezcan en la diapositiva. El rango debe ser el mismo para todas las hojas. También podemos crear una hoja para el título (la primer diapositiva).

En este ejemplo he creado un cuaderno con cuatro hojas, una para el título de la presentación y las tres restantes para mostrar las ventas por mes de las sucursales

El rango D1:O24 contiene lo que queremos que aparezca en cada una de las diapositivas de la presentación.

Finalmente activamos el código siguiente que creará una presentación de PowerPoint, con una diapositiva por cada hoja del cuaderno:


Sub WorkbooktoPowerPoint()

'Paso 1:  Declarar variables
    Dim pp As Object
    Dim PPPres As Object
    Dim PPSlide As Object
    Dim xlwksht As Worksheet
    Dim MyRange As String
    Dim MyTitle As String
    Dim SlideCount As Integer

'Paso 2:  Abrir PowerPoint, agregar una nueva presentacion
         'y volverla visible visible
    Set pp = CreateObject("PowerPoint.Application")
    Set PPPres = pp.Presentations.Add
    pp.Visible = True
 

'Paso 3:  Definir el rango de las hojas que contiene la diapositiva
    MyRange = "D1:O24"

'Paso 4:  Empezar el loop por las hojas del cuaderno
    For Each xlwksht In ActiveWorkbook.Worksheets
    xlwksht.Select
    Application.Wait (Now + TimeValue("0:00:1"))

'Paso 5:  Copiar el rango como imagen
    xlwksht.Range(MyRange).CopyPicture _
    Appearance:=xlScreen, Format:=xlPicture

'Paso 6:  Contar las diapositivas y agregar una nueva
        '(el numero 12 representa la enumeracion para una
        'diapositiva en blanco)
    SlideCount = PPPres.Slides.Count
    Set PPSlide = PPPres.Slides.Add(SlideCount + 1, 12)
    PPSlide.Select
        
'Paso 7:  Pegar la imagen y ajustar la posicion
    PPSlide.Shapes.Paste.Select
    pp.ActiveWindow.Selection.ShapeRange.Align msoAlignCenters, True
    pp.ActiveWindow.Selection.ShapeRange.Top = 50
    pp.ActiveWindow.Selection.ShapeRange.Left = 1
    pp.ActiveWindow.Selection.ShapeRange.Width = 700

 
    Next xlwksht
     
'Paso 8:  Limpiar la memoria
    pp.Activate
    Set PPSlide = Nothing
    Set PPPres = Nothing
    Set pp = Nothing
              
End Sub

Este video muestra el proceso de creación de la presentación