Una de las situaciones más corrientes cuando analizamos datos es la necesidad de unificar en una única tabla datos que se encuentran en dos o más tablas. Esto es necesario, en particular, cuando queremos analizar los datos con tablas dinámicas.
Veamos este ejemplo: en una hoja tenemos una tabla con los datos de ventas
y en otra una tabla con las categorías de los productos (madera, electricidad, etc.)
Para crear reportes con tablas dinámicas lo que haríamos con las versiones anteriores de Excel es usar VLOOKUP para combinar las categorías en la tabla de ventas. De esta manera podemos crear un informa de ventas por categorías y períodos, categorías y clientes, etc.
Con la nueva funcionalidad podemos combinar los datos de ambas tablas como en una consulta (query) en Access, sin necesidad de cargar nuestro modelo con miles de fórmulas VLOOKUP.
El primer paso es convertir las listas de datos en Tablas (Insertar-Tabla). Para facilitar el trabajo posterior cambiamos el nombre por defecto (Tabla1) por algo más significativo (tblVentas)
Hacemos lo mismo con la tabla de las categorías (tblCategorias)
El segundo paso es crear las relaciones entre las tablas. En la cinta activamos Datos-Herramientas de Datos-Relaciones y apretamos la opción Nuevo. En el formulario "Crear relación" definimos el campo (columna) común a ambas tabla (en nuestro ejemplo Producto)
Apretamos "Aceptar" y "Cerrar".
Para crear la tabla dinámica con los datos combinados seleccionamos alguna de las tablas y creamos la tabla dinámica (Insertar-Tabla dinámica)
En el formulario que se abre marcamos la opción "Agregar estos datos al modelo de datos"
Excel abre una nueva hoja con la plantilla de la tabla dinámica
En el área de definiciones "Campo de tabla…" activamos la opción "Todos". Esto nos permite ver todos los campos de ambas tablas y usarlas en nuestro informe dinámico.
Ahora podemos crear el informe Ventas por categorías
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