Fórmulas con condiciones múltiples en Excel

Supongamos un formulario en Excel donde controlamos un proceso de aprobación de créditos compuesto de tres partes: presentación, proceso y aprobación

Al introducir una fecha en la celda A4, la celda Estatus (D4) muestra la etapa en que se encuentra el proceso; al introducir una fecha en B4, el valor de Estatus cambia a “En proceso” y finalmente al introducir una fecha en C4, Estatus muestra “Aprobado”



La solución más inmediata es crear una fórmula con la función SI

=SI(A4<>"",SI(B4<>"",SI(C4<>"","Aprobado","En proceso"),"Presentado"),"")

Esta fórmula tiene varios problemas. El primero es que el uso de SI anidado nos pone serias limitaciones a la cantidad de condiciones que podemos procesar. Si bien en Excel 2007 o 2010 podemos anidar hasta 64 niveles de SI (en comparación a los 7 niveles en Excel Clásico), por encima de las 3 o 4 condiciones la fórmula se vuelve compleja y difícil de manejar.

Podemos superar este problema creando una fórmula con la función ELEGIR

=ELEGIR(CONTARA(A4:C4)+1,"","Presentado","En proceso","Aprobado")

Otro problema con estas fórmulas es que no toman en cuenta errores. Por ejemplo, que introduzcamos una fecha en “Proceso” sin que hayamos puesta una fecha anterior en “Presentación”.

Para superar este inconveniente podemos usar esta fórmula que combina ELEGIR con MMULT y una matriz de constantes

=ELEGIR(MMULT((A4:C4<>0)*1,{4;2;1})+1,"","Error 3","Error 2","Error 2","Presentado","Error 1","En proceso","Aprobado")



MMULT multiplica los miembros de la matriz (A4:C4<>0) por los valores de la matriz {4;2;1} determinando así el valor de la variable de ELEGIR. Este video muestra el proceso de cálculo de la fórmula cuando sólo la celda A4 contiene una fecha



También esta fórmula tiene un inconveniente. Es difícil de mantener, por ejemplo, si queremos agregar condiciones o cambiar valores.

La mejor solución, y que está inspirada en una respuesta de Ron Coderre en uno de los foros en los que participo, es usar una tabla auxiliar para determinar los valores y SUMAPRODUCTO con BUSCARV (CONSULTAV en Excel 2010)

La fórmula es (o parece!) sencilla

=CONSULTAV(SUMAPRODUCTO(((A4:C4)<>"")*{1,10,100}),$I$4:$J$11,2,0)

Como en la fórmula anterior, multiplicamos dos matrices para obtener un valor que usamos en CONSULTAV (o BUSCARV en versiones anteriores a Excel 2010) para obtener el texto correspondiente en Estatus



Para determinar los valores de la columna Indicador, usamos un sistema “pseudo-binario”. Esta imagen explica el método

Cada fila en la tabla es una de las posibilidades; en cada posibilidad indicamos con un 1 si la celda contiene una fecha; luego sumamos las celdas de la fila donde la columna Fecha 1 le asignamos el valor 1 (unidades), la columna Fecha 2 el valor 10 (decenas) y a la columna Fecha 3 el valor 100 (centenas).

El archivo con los ejemplos se puede descargar aquí.