Autofiltro en tablas dinámicas - otro truco

lunes, agosto 14, 2017

Si bien este post trata sobre Autofiltro en Tablas Dinámicas, la idea surgió de uno de los videos del curso sobre Power Query, Power Pivot y Power BI de Miguel Escobar que recomiendo considerar a todo analista que usa Excel y quiera potenciar su profesionalidad (aclaración: si, recibo una comisión por cada inscripción pero ésto no quita de la calidad del curso).

Volviendo a nuestro tema, en mi post Filtrar por etiquetas en tablas dinámicas con dos criterios mostré como podemos agregar Autofiltro a una tabla dinámica para lograr filtrados que no serían posibles con el filtrado incorporado de la tabla dinámica.

Viendo uno de los videos del curso vi otro beneficio que puede obtenerse con esta técnica. Miguel ha incorporado como bono tres videos de Bill Jelen (Mr. Excel) que se titulan "Tres razones por las qué amo Power Pivot". En uno de ellos Bill muestra otro beneficio que podemos obtener agregando Autofiltro a una tabla dinámica.

Veamos la siguiente situación


Agreguemos ahora una columna que muestre el porcentaje del total de cada cliente como muestro en este video



Ahora podemos ver todos las ventas a los clientes de la vendedora Anna, ordenados de mayor a menor y el peso relativo de cada uno del total.


Si queremos mostrar los cinco clientes más importantes podemos usar el filtro de la tabla dinámica


y en la ventanilla de "Diez mejores" ponemos 5; éste es el resultado


Excel efectivamente nos muestra los cinco clientes con más ventas pero ahora el total general es el de los cinco clientes, no el total general del cuadro anterior y lo mismo sucede con los porcentajes. El cliente Rattlesnake Canyon Grocery que representa el 14.72% de las ventas ahora muestra el 24.44%.

La técnica que mostré en el post que menciono al principio de de esta nota puede ayudarnos a superar este inconveniente.

Si seleccionamos alguna celda de la tabla veremos que la opción Autofiltro está deshabilitada (no así, curiosamente, la opción "borrar" del filtro)


Siguiendo la técnica mencionada, seleccionamos la celda inmediatamente a la derecha de la última etiqueta de las columnas de la tabla. Al hacerlo veremos que ahora podemos aplicar la opción "Filtro" . Al hacerlo el Filtro se aplicará también a los campos de datos de la tabla


Ahora vamos a usar la opción "Diez mejores" del filtro del campo "Ventas" (que antes no existía) para mostrar los cinco principales clientes


La única diferencia con el método anterior es que para mostrar los primero cinco vamos a introducir seis en la definición del filtro (es decir, el número de filas a mostrar más uno)


Podemos ver que con esta técnica el total general y los porcentajes se mantienen.

El motivo por el que elegimos 6 para mostrar 5 es que con esta técnica la fila del total general es una de las incluidas en el recuento, de manera que para mostrar cinco clientes tenemos que definir seis filas.

8 comments:

Anónimo,  15 agosto, 2017 13:51  

Buenos días,
¿esta técnica funciona con la versión 2013?, ya que no lo consigo (el que me deje la opción de aplicar el filtro)

Gracias

Jorge Dunkelman 15 agosto, 2017 17:39  

Hola, acabo de abrir el archivo en Excel 2013 y veo que funciona tal como está explicado en el post.
Te sugiero que te pongas en contacto conmigo por mail privado (fijate en el enlace Ayuda, en la parte superior del blog).

San Martin Club 15 agosto, 2017 18:09  

Hola Jorge! estaba considerando pasarme de Pc a Mac ya que qieria renovar mi notebook. Alguna vez escuche que algunas funciones de excel como power pivot no funcionaban en la version de Mac, es asi? Gracias :)

Jorge Dunkelman 16 agosto, 2017 16:02  

Hasta donde dan mis conocimientos al presente no hay ninguna herramienta BI de Microsoft (Power Query, Power Pivot, Power BI) disponible para Mac.

Anónimo,  16 agosto, 2017 16:36  

Buenas Jorge,
Soy el de la versión 2013, ya me salió, aunque 2 consultas sin importancia:
1. Al picar en la casilla númerica, efectivamente el embudo de filtro me aparece deshabilitado, pero también me aparece deshabilitado la opción de borrar (que a ti te salía en el supuesto activa)
2. El la base de datos NORTHWIND, al abrirla en excel (a través de DATOS-DESDE ACCESS), salen varias tablas: en las primeras los iconos son como dos tablas una detrás de otra y en las últimas para seleccionar solo aparece el icono de una tablas, ¿cuál es la diferencia?

Un Saludo y Gracias

Jorge Dunkelman 17 agosto, 2017 12:05  

1 - No estoy seguro pero puede ser un comportamiento diferente entre las versiones.
2 -Lo que ves como dos tablas una detras de la otra son "consultas" (queries); el icono de una sola tabla es exactamente eso, una tabla de datos. Ambos objetos pueden ser usados como base de datos para una tabla dinamica.

Anónimo,  18 agosto, 2017 17:12  

Gracias Jorge,
Y cuál sería la diferencia, a grosso modo, entre "consultas" y "tablas de datos", porque abro una y otra y me parecen igual (campos,registros),...no veo ninguna diferencia (que supongo la habrá)

Gracias

Jorge Dunkelman 18 agosto, 2017 18:11  

Bien, pongo una explicación sucinta (te sugiero que profundices buscando en la Internet).
Las tablas son un conjunto de filas y columnas que contienen datos. Las columnas son llamadas campos (fields) y las filas registros (records).
Las consultas son tablas de datos que resultan de combinar datos de diferentes tablas. De ahí su nombre. Para poder realizar una consulta las tablas involucradas deben compartir por lo menos un campo en común.

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