Generador de facturas con base de datos

martes, agosto 26, 2014

En enero del 2008, hace más de seis años, publique el post "Numerador automático para facturas o recibos en Excel". Entre los distintos problemas del modelo propuesto en la nota, uno de los más mencionados es cómo producir copias de las facturas emitidas.

Para poder producir informes, analizar la ventas o producir copias no necesitamos guardar las facturas sino los datos de las facturas.

El modelo que presento en esta nota cuenta con una plantilla genérica para producir las facturas (o sus copias) y una base de datos (en una hoja) donde se van almacenando los datos de las facturas producidas.

A partir de esta base de datos podemos no sólo producir copias sino también analizar las ventas desde todo tipo de ángulo o combinaciones de ángulos: por cliente, por período, por producto, comparar clientes, comprar productos, etc., usando las distintas herramientas que Excel pone a nuestra disposición como, por ejemplo, tablas dinámicas.

En resumen:


El modelo Generador de facturas de JLD-Excel es una pequeña aplicación desarrollada enteramente en Excel que permite generar facturas, imprimirlas y guardar sus datos.

Con el modelo Factura con base de datos se puede:

·        Producir facturas e imprimirlas.
·        Guardar los datos en una base datos (en una hoja de Excel).
·        Producir copias de las facturas previamente guardadas.

·        Producir informes en base a los datos guardados en la base de datos.

Este video demuestra el uso del modelo




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La descarga de la guía del modelo es gratuita.

El cuaderno y el proyecto Vba no están protegidos con contraseñas y el usuario es libre de modificar y emplear partes del modelo, hojas y códigos.

El modelo no requiere instalación de ningún tipo; sencillamente se guarda como todo archivo Excel. 

14 comments:

Mauricio Montaño 01 septiembre, 2014 03:29  

Hola Jorge.

Te felicito por esta aplicación tan valiosa. Te hago una consulta relacionada con tu modelo ¿cómo se podría controlar el número de filas que componen el contenido de la factura, es decir, donde se describe el producto? podría ser que el número de productos incluidos en la factura supere el número de filas predefinido.

Es un problema con el que he tenido que vivir, además, si quisiera realizar una copia de una factura creada, cómo controlar el fenómeno de filas de productos incluidos.

De nuevo felicitaciones.

Jorge Dunkelman 01 septiembre, 2014 15:57  

La plantilla tiene un número de determinado de filas, pero se pueden agregar tantas como se deseen. Por supuesto, hay que redefnir el área de impresión.

Anónimo,  17 noviembre, 2014 10:37  

Hola he adquirido la plantilla pero al abrirla en excel no me funcionan los botones, que estoy haciendo mal?
gracias

Jorge Dunkelman 17 noviembre, 2014 14:48  

EL modelo usa macros. Tienes que asegurarte que se puedan activar macros en tu Excel.

Anónimo,  17 noviembre, 2014 18:38  

Hola Jorge, trabajo con Excel 2011 para mac, ya he desactivado la opción:
seguridad/avisar antes de abrir un archivo que contenga macros

no encuentro otra opción, puedes ayudarme?
gracias

Jorge Dunkelman 17 noviembre, 2014 21:24  

Hola, el modelo fue desarrollado con la versión para Windows. No tengo experiencia con la versión Mac y no puedo decirte a ciencia cierta si debe funcionar (supuestamente debe funcionar en XL 2011 para Mac). Te sugiero que consultes en los foros de Excel para Mac . Si no encontramos una solución puedo reintegrarte el pago.
Te sugiero que te pongas en contacto conmigo por mail privado (figura en el enlace Ayuda, en la parte superior de la plantilla del blog).

Anónimo,  01 diciembre, 2014 22:13  

Hola, ante todo muchas gracias por este proyecto, mi pregunta es la siguiente, tengo facturas que casi siempre son iguales es decir, se repiten las cantidades y el producto, a veces solo cambia la forma de pago, incluyendo por ejemplo una comision en paypal, si pagan por este metodo, o bien si ella si pagan por otro metodo, puedo usar esta hoja de excel, para solo cambiar los datos del cliente de la factura, de manera casi automática?

Jorge Dunkelman 02 diciembre, 2014 20:47  

SI te refieres a generar una copia y cambiarle algunos datos, no es posible ya que el numerador funciona automáticamente cuando se define una nueva factura.
Lo que podrías hacer es generar una copia de la factura existente, copiar los datos; luego generar una nueva factura y pegarlos los datos de la anterior, cuidando de no cambiar el número generado por el modelo.

Anónimo,  12 enero, 2015 16:50  

Excelente todo tu trabajo.
Supongamos que tenemos tres hojas, cotizacion, datos y modificar.
En datos se guarda la informacion de la cotizacion con un numero de cotizacion como ID principal. La idea es que en la hoja modificar al ingresar el ID de la cotizacion me aparezcan los datos para modificar pero que en la hoja datos se borren para guardarla con otro nombre o con el mismo y no se dupliquen. Alguna idea. Espero ser claro.
ATTE
Boris Campos

Jorge Dunkelman 12 enero, 2015 17:42  

Boris, te sugiero que te pongas en cintacto conmigo por mail privado (fijate en el enlace Ayuda, en la parte superior de la plantilla).
La idea de los comentarios es comentar la nota; las consultas no relacionadas con el tema del post, por mail privado.

Oscar Duarte,  06 julio, 2015 23:11  

Hola esta plantilla sirve para office mac 2008

Jorge Dunkelman 07 julio, 2015 07:02  

Hoa Oscar,

no creo que funcione en Office para Mac. El modelo fue desarrollado para funcioner con el paquete Office Windows.

jesusp 14 agosto, 2015 16:08  

Hola Jorge

Excelente aporte todo me ha funcionado de maravilla, muchas gracias

jacasu 25 enero, 2016 14:31  

Hola que te parece este es gratis modelofactura.es

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