lunes, abril 11, 2016

Formato condicional y precisión de cálculo de Excel

En el pasado he tocado el tema de la precisión de cálculo en Excel y los problemas que puede generar. Para evitar una ola de pánico entre mis lectores señalemos que en la práctica estos problemas aparecen muy raramente, pero que existen…existen.

El caso que voy a presentar está basado en una consulta de una amiga, investigadora en el área de la biología. Supongamos esta tabla de mediciones de lapsos


Como puede observarse, en la columna “Lapso transcurrido” se ha calculado cuántos minutos transcurrieron entre una observación y la anterior. Queremos controlar que no hayan transcurrido más de 15 minutos entre cada observación, por lo que aplicamos formato condicional con la siguiente fórmula


Al hacerlo surge un problema: a pesar que todos los intervalos son de 15 minutos, como podemos controlar a ojo desnudo, Excel marca ciertas filas como si el intervalo hubiera excedido el tiempo permitido


El problema reside en la precisión de cálculo de Excel (problema del floating point que no desarrollaré aquí, pero pueden consultar este artículo de la base de conocimientos de Microsoft). Para hacer visible el problema voy a copiar los valores de la columna C a la columna D aplicando el formato numérico General


Aparentemente todos los valores son idénticos (15/1440 = 0.10416667), pero si agregamos más decimales a la presentación en pantalla de los números vemos lo siguiente





¡Los números, que expresan el intervalo en formato decimal, son distintos a pesar que los intervalos son idénticos! Como Excel utiliza la forma decimal para hacer los cálculosde tiempo y fechas, nuestro Formato Condicional falla ( los marcados con la X, son un poco más grandes y por lo tanto son señalados por el formato condicional).

Una solución posible es reducir la precisión de cálculo a 10 lugares decimales usando REDONDEAR



Otra solución, más precisa, es usar la función MINUTO para expresar el intervalo como número entero


y en el formato condicional usar =$C4>15


martes, abril 05, 2016

PowerPivot - una guía en Español

La popularidad de Excel deriva no sólo de la facilidad de uso sino también de las potentes herramientas de cálculo y de análisis de datos con que cuenta. Entre estas herramientas se cuentan las Tablas, las Tablas Dinámicas, el Power Query y el PowerPivot.

Todo usuario de Excel que quiera considerarse medianamente avanzado debe, sino dominar, por lo menos conocer estas herramientas y estar en condiciones de hacer uso de ellas por lo menos a un nivel intermedio.

En este blog he publicado algunas notas mostrando distintos usosde PowerPivot para solucionar problemas en Excel que previamente requerían aplicar técnicas complicadas o Vba. Pero PowerPivot es mucho más que eso. PowerPivot es el movimiento más profundo de Microsoft en el mundo del BI (Business Inteligence - Inteligencia de negocios).

PowerPivot introduce una dimensión completamente nueva en Excel y es la herramienta más importante que ha introducido Microsoft desde la aparición de las tablas dinámicas (allá por 1994 en Excel 5). PowerPivot no es una simple extensión de la capacidad de Excel para analizar datos; PowerPivot tiene su propia ventana, su propio idioma (DAX), sus propias funciones y requiere un proceso de aprendizaje.

En nuestra ayuda han venido Miguel Caballero Sierra y Fabián Torres Hernández con el manual EL ADN DE POWER PIVOT que quiero recomendar a los usuarios de habla hispana.


La guía viene en formato PDF (detalles del e-book pueden verse aquí) y con un compendio de archivos para seguir el estudio y practicar. Los autores también se comprometen a enviar por mail las actualizaciones que Microsoft vaya incorporando, sin cargo.

El libro está organizado en forma progresiva desde los fundamentos y los conceptos esenciales hasta los temas avanzados (KPIs y el lenguaje DAX).

En esta página podrán interiorizarse más y también adquirir el e-book (también pueden adquirirlo directamente cliqueando el banner en la columna derecha del blog).

Aclaración: estoy afiliado al programa de comercialización  del libro y recibo una comisión por cada venta.



miércoles, marzo 30, 2016

Ocultar y mostrar filtros en tablas dinámicas seleccionadas

En el post anterior prometí subir una macro que no sólo nos permita ocultar los filtros de una tabla dinámica sino también que nos permita sobre que tablas actuar cuando hay más una en la hoja activa.

Supongamos este caso donde tenemos tres tablas (o mejor dicho, reportes) dinámicas en la hoja


tablas con filtros

Nuestro objetivo es seleccionar qué tablas aparecerán con filtros de campos y cuáles no. Para eso debemos tener la posibilidad de seleccionar sobre qué tablas aplicar la macro.

Este video muestra el funcionamiento de la macro





El cuaderno con los códigos y el userform puede descargarse aquí.

La macro funciona con un Userform y los códigos de sus elementos 


y una sub para disparar el userform


Para utilizar la macro podemos guardarla en el cuadero Personal y crear un atajo en la barra de acceso rápido o usar Alt+F8 - Ejecutar