Cálculo de tiempos y formato personalizado en Excel

Ayer apareció por mi oficina Armando, del departamento de planificación. Me llamó la atención que llegara solo porque, por lo general, se lo ve con Raquel, la del departamento de producción (las malas lenguas dicen que...).

- Como seguramente sabés, los datos de uso de las máquinas están en minutos.
- Si, lo se.
- ¿Cómo hago para mostrarlos en días, horas y minutos?
- Poniendo el formato correspondiente. Digamos "dd hh:mm"
- No sabía que existía ese formato, no aparece en la lista.
- Es un formato personalizado.
- Ah!, gracias.

Como era de esperar, Armando apareció de nuevo a los pocos minutos.

- Mirá, tu método no funciona; en lugar de 1 día, 22 horas y 40 minutos, me da este resultado

- ¿Te acordás lo que te explique sobre cómo Excel calcula fechas y horas? Tenes que dividir los 2800 minutos por 1440.

- Pero, ¿por qué 1440?
- Porque tu dato está en  minutos, y en un día hay 1440 minutos (60 x 24). Como explicaba en esa nota, que parece ser no leiste, los días en Excel están representados por una serie de números enteros y las horas, minutos y segundos por la parte decimal. Así 1 es un día, una hora es 1/24 (0.466667), un minuto es 1/1440 y un segundo es 1/86400 (24 x 60 x 60). Fijate en esta tabla

- Entendido, gracias. Pero cómo hago para que se entienda que se trata de días/horas/minutos. Si te fijas en la celda D3 de tu tabla parece ser 1 hora, no un día.
- Agregando texto en el formato personalizado; por ejemplo dd "dias" hh "horas y" mm "minutos". Fijate en esta tabla

- ¿Y si quiero que cuando sea un día aparezca "01 día" y no en plural?
- Usando formato condicional con esta regla

El formato condicional se suma al formato de la celda. Si queremos aplicar lo mismo para las horas y los minutos tenemos que crear un formato condicional para cada caso.

Funcionalidades de Excel en macros

En la nota anterior vimos un ejemplo de las ventajas de usar funcionalidades nativas de Excel en nuestras macros. En ese caso usamos Texto en Columnas para transformar fechas en formato mes/días/año al formato día/mes/año.

Otra funcionalidad nativa de Excel que conviene considerar en nuestras macros es Quitar Duplicados

Supongamos que para nuestro proyecto de Vba (macro) necesitamos un código que elimine los duplicados de una lista como ésta (la lista completa incluye 10774 registros con sólo 9 registros únicos)

Como no es obligatorio inventar la rueda cada vez que escribimos código, hacemos una búsqueda en Google (recomendablemente en inglés, para obtener más resultados).

Probablemente encontraremos códigos ineficientes como éste de VBA Express

Sub DeleteDups()
'VBA Express - Jacob Hilderbrand
    
    Dim x As Long
    Dim LastRow As Long
    
    LastRow = Range("A65536").End(xlUp).Row
    For x = LastRow To 1 Step -1
        If Application.WorksheetFunction.CountIf(Range("A1:A" & x), Range("A" & x).Text) > 1 Then
            Range("A" & x).EntireRow.Delete
        End If
    Next x
    
End Sub

que podemos mejorar en algo de esta manera

Sub DeleteDups_modified()

'VBA Express - Jacob Hilderbrand
'modificada por Jorge Dunkelman
    
    Dim x As Long
    Dim LastRow As Long


    LastRow = Application.Intersect(ActiveSheet.UsedRange, _
                    ActiveSheet.Columns(ActiveCell.Column)).Rows.Count

    Debug.Print LastRow

    Application.ScreenUpdating = False
    For x = LastRow To 1 Step -1
        If Application.WorksheetFunction.CountIf(Range("A1:A" & x), Range("A" & x).Text) > 1 Then
            Range("A" & x).EntireRow.Delete
        End If
    Next x
    Application.ScreenUpdating = True

End Sub
Public Sub DeleteDuplicateRows()

o códigos profesionalmente desarrollados como éste de Chip Pearson

Public Sub DeleteDuplicateRows()
'origen:http://www.cpearson.com/excel/deleting.htm

'''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''
' DeleteDuplicateRows
' This will delete duplicate records, based on the Active Column. That is,
' if the same value is found more than once in the Active Column, all but
' the first (lowest row number) will be deleted.
'
' To run the macro, select the entire column you wish to scan for
' duplicates, and run this procedure.
''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''

Dim R As Long
Dim N As Long
Dim V As Variant
Dim Rng As Range


On Error GoTo EndMacro
Application.ScreenUpdating = False
Application.Calculation = xlCalculationManual


Set Rng = Application.Intersect(ActiveSheet.UsedRange, _
                    ActiveSheet.Columns(ActiveCell.Column))


Application.StatusBar = "Processing Row: " & Format(Rng.Row, "#,##0")

N = 0
For R = Rng.Rows.Count To 2 Step -1
If R Mod 500 = 0 Then
    Application.StatusBar = "Processing Row: " & Format(R, "#,##0")
End If

V = Rng.Cells(R, 1).Value
'''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''
' Note that COUNTIF works oddly with a Variant that is equal to vbNullString.
' Rather than pass in the variant, you need to pass in vbNullString explicitly.
'''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''
If V = vbNullString Then
    If Application.WorksheetFunction.CountIf(Rng.Columns(1), vbNullString) > 1 Then
        Rng.Rows(R).EntireRow.Delete
        N = N + 1
    End If
Else
    If Application.WorksheetFunction.CountIf(Rng.Columns(1), V) > 1 Then
        Rng.Rows(R).EntireRow.Delete
        N = N + 1
    End If
End If
Next R


EndMacro:

Application.StatusBar = False
Application.ScreenUpdating = True
Application.Calculation = xlCalculationAutomatic
MsgBox "Duplicate Rows Deleted: " & CStr(N)

End Sub

Siguiendo la técnica que mostré en la nota anterior podemos generar código que use la funcionalidad Quitar Duplicados. Activamos la grabadora de macros para grabar las acciones de eliminar los duplicados. El código generado es el siguiente

Sub Macro1()
'

    ActiveSheet.Range("$A$1:$A$10775").RemoveDuplicates _
                            Columns:=1, Header:=xlYes
End Sub

Mejoramos este código de la siguiente manera

Sub remove_dups_1()
  
    Selection.RemoveDuplicates Columns:=1, Header:=xlGuess
      
End Sub


Como podemos ver, un código muy compacto y claro. La pregunta ahora es: ¿cuál es el código que corre más rápido?.  En mi máquina los resultados fueron los siguientes:

• DeleteDups: 78 segundos
• DeleteDups_modified: 7.5 (mejora como consecuencia de usar Application.ScreenUpdating = True)
• DeleteDuplicateRows: 7.0 segundos
• remove_dups_1: 0.047 segundos

Resumiendo: DeleteDups_modified y DeleteDups son aproximadamente 11 veces más rápidas que la infeciente DeleteDups; pero remove_dups_1, basada en la funcionalidad Remover Duplicados, es casi 150 veces más rápida que DeleteDups_modified y DeleteDups y 1660 veces más rápida que la ineficiente DeleteDups.

Como en la nota anterior concluimos: siempre conviene considerar el uso de funcionalidades nativas de Excel en nuestros códigos.

Tip para escribir macros eficientes en Excel

Hay muchas normas de buenas prácticas y tips para escribir macros eficientes. Una posibilidad raramente mencionada es usar en nuestros códigos métodos incorporados de Excel que podemos grabar con la grabadora de macros.

Un ejemplo puede ser la macro que propuse para importar fechas de un archivo .csv. La macro usa el loop For Each - Next para convertir fechas en formato mes/día/año (como en los Estados Unidos) al formato día/mes/año en uso en la mayoría de los países de habla hispana.

En lugar del código podemos usar la grabadora de macros para usar el método Texto en Columnas (Datos-Texto en Columnas) en nuestro código en lugar del loop For Each - Next. La ventaja inmediata de la grabadora de macros es que nos exime de tener que conocer la sintaxis del método. Además, como veremos más adelante, esta funcionalidad incorporada de Excel es mucho más eficiente.

No nos limitaremos a grabar la macro sino que eliminaremos las partes innecesarias; luego agregaremos variables para que nuestro código sea lo más flexible posible (al contrario del código que resulta de la grabadora de macros).

Supongamos que hemos importado un archivo .csv que contiene 400000 registros de fechas. Como el archivo fue originado en los Estados Unidos, tenemos que cambiar el formato de los datos, tal como explicamos en la nota mencionada.

Después de importar el archivo, activamos la grabadora de macros y usamos Texto en Columnas para transformar las fechas

El código resultante es el siguiente

Eliminamos la primer línea del código, suponiendo que el usuario activará la macro después de haber elegido el rango a convertir. También podemos eliminar las propiedades definidas por defecto, es decir, aquellas que no hemos cambiado (como norma, aquellas donde el valor de la propiedad es False)

Podemos dar un paso más adelante y permitir al usuario definir donde pegar el resultado (en el código de arriba Destination:=Range("A1")); además queremos verificar que el usuario haya elegido un rango que contengo por lo menos dos celdas

Ahora podemos verificar cuál es el código que corre más rápido: el que usa el loop For each - Next, de la nota mencionada, o éste basado en el método incorporado de Excel.

En mi máquina (Dell Latitude E5540 con procesador Intel Core i5-4300, 8 GB RAM, Excel 2010 64-bit), la macro que usa Texto en Columnas tomó 4.3 segundos en convertir las 400 mil fechas. La misma tarea con el loop For Each - Next tomó 180 segundos.

Conclusión: siempre considerar usar los métodos incorporados en Excel en nuestras macros.