La forma en que Excel maneja las fechas y horas no es intuitiva, en particular por el hecho que cuando ingresamos una fecha en una celda, o una hora, lo que Excel nos muestra es distinto de lo que Excel "ve".
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Cuando ingresamos en una celda un valor que Excel interpreta como fecha (por ejemplo: 30/05/2013), en la celda y en la barra de fórmulas veremos "30/05/2013", pero si cambiamos el formato de la celda a "General" veremos el número 41424
Esto se debe a que en Excel las fechas son números de una serie. En esta serie el 1 representa el 1ro. de enero de 1900, el 2 el 02/01/1900 y así sucesivamente. Desde el 01/01/1900 al 30/05/2013 han transcurrido 41424 días.
De la misma manera podemos ingresar un número de la serie en la celda y aplicar el formato de fecha para verla como tal
La primer fecha en la serie corresponde al 0 (el 00/01/1900). El motivo de la existencia de la fecha inexistente 00/01/1900 es representar horas que no están asociadas a una fecha en particular.
Esto último nos lleva a ver cómo Excel maneja las horas. Los datos horarios son la parte decimal del número que representa la fecha. Por ejemplo, las 12:00 del 30/05/2013 es el número 41424.5 (o 41424,5 para los países que usan la coma como separador de decimales). Como en el ejemplo anterior podemos ingresar el número como tal y al cambiar el formato a fecha-hora, veremos
Los números de las horas resultan de dividir 1 por la cantidad de horas de un día (1/24).
Los números de la serie de minutos resultan de dividir 1 por la cantidad de minutos que hay en un día (24 X 60 = 1440).
Los segundos: 1/ 86400 (24 X 60 X 60 = 86400)
Cuestiones a tener en cuenta:
1 - Excel convierte en fechas/horas todo dato que puede ser interpretado como tal. Por ejemplo, si tenemos un número de catálogo "25-4-2015", Excel lo convertirá en esa fecha y no en un código alfanumérico, que era nuestra intención
2 – Si ingresamos una fecha con una hora asociada mayor de 24 horas, Excel incrementa automáticamente la fecha al día siguiente. Por ejemplo, si ingresamos "30/05/2013 25:00" Excel lo convertirá automáticamente en "31/05/2013 01:00:00"
3 – Para obtener sumas de tiempos mayores a 24 horas sin que Excel los convierta en fecha + horas tenemos que usar el formato personalizado "[hh]:00"¨.
4 – La forma en que Excel reconoce como fechas depende de las definiciones regionales del sistema. Por ejemplo, en los Estados Unidos el valor "04/12/2012" será interpretado como el 12 de abril del 2012; en la Argentina como el 4 de diciembre del 2012.
5 – Excel usa ciertas reglas para determinar el siglo cuando ingresamos fechas usando solamente dos dígitos para el año. Por ejemplo, "05-12-29" será convertido en "05-12-2029"; "05-12-30" en "05-12-1930".