Manejo de fechas y tiempo en Excel.

En los albores de este blog, allí por el año 2006, publiqué una nota sobre cómo Excel maneja los datos de tiempo (horas y fechas). Por cuestiones que no vienen al caso, esa nota ya no está disponible. Si bien el tema resultará muy elemental para muchos de mis lectores, recibo no pocas consultas relacionadas con dificultades para realizar cálculos de horas o fechas en Excel.  Por lo que he resuelto reeditar la nota.

La forma en que Excel maneja las fechas y horas no es intuitiva, en particular por el hecho que cuando ingresamos una fecha en  una celda, o una hora, lo que Excel nos muestra es distinto de lo que Excel "ve".

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Cuando ingresamos en una celda un valor que Excel interpreta como fecha (por ejemplo: 30/05/2013), en la celda y en la barra de fórmulas veremos "30/05/2013", pero si cambiamos el formato de la celda a "General" veremos el número 41424

Esto se debe a que en Excel las fechas son números de una serie. En esta serie el 1 representa el 1ro. de enero de 1900, el 2 el 02/01/1900 y así sucesivamente. Desde el 01/01/1900 al 30/05/2013 han transcurrido 41424 días.

De la misma manera podemos ingresar un número de la serie en la celda y  aplicar el formato de fecha para verla como tal

La primer fecha en la serie corresponde al 0 (el 00/01/1900). El motivo de la existencia de la fecha inexistente 00/01/1900 es representar horas que no están asociadas a una fecha en particular.

Esto último nos lleva a ver cómo Excel maneja las horas. Los datos horarios son la parte decimal del número que representa la fecha. Por ejemplo, las 12:00 del 30/05/2013 es el número 41424.5 (o 41424,5 para los países que usan la coma como separador de decimales).  Como en el ejemplo anterior podemos ingresar el número como tal y al cambiar el formato a fecha-hora, veremos

Los números de las horas resultan de dividir 1 por la cantidad de horas de un día (1/24).

Los números de la serie de minutos resultan de dividir 1 por la cantidad de minutos que hay en un día (24 X 60 = 1440).

Los segundos: 1/ 86400  (24 X 60 X 60 = 86400)

Cuestiones a tener en cuenta:

1 -  Excel convierte en fechas/horas todo dato que puede ser interpretado como tal. Por ejemplo, si tenemos un número de catálogo "25-4-2015", Excel lo convertirá en esa fecha y no en un código alfanumérico, que era nuestra intención

2 – Si ingresamos una fecha con una hora asociada mayor de 24 horas, Excel incrementa automáticamente la fecha al día siguiente. Por ejemplo, si ingresamos "30/05/2013 25:00" Excel lo convertirá automáticamente en "31/05/2013 01:00:00"

3 – Para obtener sumas de tiempos mayores a 24 horas sin que Excel los convierta en fecha + horas tenemos que usar el formato personalizado "[hh]:00"¨.

4 – La forma en que Excel reconoce como fechas depende de las definiciones regionales del sistema. Por ejemplo, en los Estados Unidos el valor "04/12/2012" será interpretado como el 12 de abril del 2012; en la Argentina como el 4 de diciembre del 2012.

5 – Excel usa ciertas reglas para determinar el siglo cuando ingresamos fechas usando solamente dos dígitos para el año. Por ejemplo, "05-12-29" será convertido en "05-12-2029"; "05-12-30" en "05-12-1930".