Evitar la creación automática de hipervínculos en Excel

Curiosamente esta semana una lectora y un compañero de trabajo me dirigen la misma consulta: como evitar que Excel cree hipervínculos automáticamente.

Cada vez que ingresamos datos en una celda de la hoja, Excel trata de interpretar de qué tipo de dato de se trata. Si ingresamos un valor que se como fecha (dos o tres grupos de cifras separados por "-" o "/"), Excel lo convierte automáticamente en fecha.

Lo mismo sucede con textos que parecen ser direcciones de sitios (URL) o de correos electrónicos.

Existen varias maneras de evitar que Excel cree hipervínculos automáticamente.

Si queremos eliminar este comportamiento totalmente tenemos que seguir estos pasos

Excel 2007

1. Apretar el botón de Office y luego el botón de Opciones de Excel
2. En las opciones elegir Revisión y apretar el botón Opciones de autocorrección
3. En la pestaña "Autoformato mientras escribe" quitar la marca de la opción "Rutas de red e Internet…"

En Excel Clásico (97-2003) el proceso es similar: Herramientas-Opciones-Ortografía-Opciones de Autocorrección-Autoformato mientras escribe…

Una vez realizados estos cambios no se crearán hipervínculos en forma automática (hasta que volvamos a cambiar las definiciones).

Existen también opciones manuales para cada celda en particular. Si inmediatamente después de ingresar el valor ha sido convertido en hipervínculo por Excel apretamos Ctrl+Z (deshacer), el hipervínculo desaparece quedando el valor en la celda. También podemos usar "Quitar Hipervínculo" del menú contextual que se abre al apretar el botón derecho del mouse sobre la celda.

Si queremos quitar todos los hipervínculos de una hoja de un golpe, no tendremos más remedio que usar una macro. En un módulo común del editor de Vb ponemos este código, preferentemente en el cuaderno Personal

Sub remove_hyper()
    Cells.Hyperlinks.Delete
End Sub

Ubicar celdas que contienen hipervínculos

Uno de mis lectores, Daniel, me pregunta como ubicar celdas que contienen hipervínculos. Ya hemos visto que Excel nos permite ubicar todo tipo de celdas de acuerdo a sus características usando Ir A-Especial (F5)

Como puede apreciarse, no existe la opción de seleccionar celdas que contengan hipervínculos.
Como ya habrán presentido, podemos hacerlo creando una macro que haga la tarea.
La idea es seleccionar el rango donde pueden encontrarse las celdas con hipervínculos y correr la macro. La macro examina cada una de las celdas del rango y si contiene un hipervínculo la selecciona.

El código es

Sub select_hyperlink()
    Dim rngCell As Range, strCells As String
  
    strCells = ""
  
    For Each rngCell In Selection
        If rngCell.Hyperlinks.Count = 1 Then
            strCells = strCells & rngCell.Address & ","
        End If
    Next rngCell
  
    If Len(strCells) < 2 Then Exit Sub
  
    strCells = Left(strCells, Len(strCells) - 1)
    Range(strCells).Select
  
End Sub

Lo más conveniente es copiar el código en un módulo del Personal.xls (para poder usarlo en todo cuaderno abierto de Excel) y agregarle un atajo de teclado, por ejemplo Ctrl+Mayús+H

Otros usos de Buscar y Reemplazar en Excel

Buscar y Reemplazar (Ctrl+L) es tal vez una de las funcionalidades menos apreciadas por los usuarios de Excel. Esta funcionalidad nos permite ahorrar mucho tiempo y no poco dolores de cabeza usándola con un poco de imaginación.

Reemplazar referencias en fórmulas

Supongamos que en una celda tenemos esta (monstruosa) fórmula

Esta fórmula extrae la palabra que aparece en la celda A2 en la instancia que señalada en la celda B2 (aparece en esta nota sobre como extraer palabras de una frase).

Queremos reemplazar la referencia a la celda A2 por una referencia, digamos, a la celda B1.


Una posibilidad es hacerlo manualmente, lo cual no sólo es tedioso sino que puede conducirnos a cometer errores. Con Buscar y Reemplazar es cuestión de segundos.

Como la fórmula está en una única celda es crítico seleccionar dos celdas, la que contiene la fórmula y, si es posible, una celda contigua en blanco

En la ventanilla Buscar ponemos A2 y en Reemplazar B1, al apretar Reemplazar todos obtenemos

Todas las instancias de A2 han sido reemplazadas y la fórmula da ahora el resultado correcto. Esta técnica también es útil cuando tenemos que modificar fórmulas que están dispersas en la hoja.

Reemplazar formatos

Cuando de formatos se trata, soy fanático del uso de estilos. Pero si no usamos estilos y queremos reemplazar el formato de varias celdas, podemos usar Buscar y Reemplazar.

En este ejemplo, parte de las celdas están formadas con la fuente Arial 11 negrita y fondo celeste y el resto con la fuente Calibri 16 sin fondo de color.

Queremos cambiar el formato todas las celdas con el formato Arial 11 negrita a Calibri 16 sin fondo.
 
Después de seleccionar el rango, abrimos Buscar y Reemplazar y apretamos el botón de opciones. Apretamos formato de celda en Buscar

Elegimos una de las celdas del rango que contiene el formato que queremos reemplazar

Ahora abrimos la opción formato en Reemplazar y también aquí usamos la opción Elegir formato de celda y seleccionamos una celda que contenga el formato elegido

Ahora apretamos Reemplazar todos, y ya está!