Números grandes en Excel – primera nota

Un lector me consulta cómo hacer en Excel para que cuando introducimos un número grande éste no se convertido en forma automática a la notación científica.

Por ejemplo, si introducimos el número 123456789123 en una celda, lo que veremos en pantalla es 1.23457E+11

Esta consulta involucra en realidad dos temas:

# formato automático de números en Excel (cómo exhibe Excel los números en la pantalla)

# cálculos con números de más de 15 cifras significativas.

En esta nota tocaremos el primer tema, y dejaremos el segundo para una futura nota.

Empecemos por ver un ejemplo donde nuestro número tiene por lo menos 12 cifras, pero menos de 15.

Volviendo a nuestro ejemplo (que tiene 12 cifras) veamos qué significa 1.23568E+11.

La notación E+11 es una forma abreviada de escribir el número. Esta notación nos dice que hemos tomado el número y lo hemos divido por 10 elevado la potencia de 11 (es decir 100,000,000,000).

Cuando se trata de números grandes, Excel pone el formato científico automáticamente si la celda está formada como General (el formato por defecto de Excel).

Si queremos evitar que Excel ponga el formato científico tenemos que dar un formato de número a la celda antes de ingresar el número. Si el número tiene menos de 15 cifras, podemos cambiar el formato después de haber introducido el número.

En esta imagen podemos ver que si bien los números en la columna A aparecen en notación científica, Excel los “ve” tal como son; en la columna B vemos los mismos números introducidos en celdas previamente formadas con formato numérico

Ahora veamos una “curiosidad” de Excel cuando se trata de números grandes



En las celdas A1:A2 hemos puesto el número 123456789123 que Excel exhibe como 1,23457E+11. En la barra de fórmulas podemos ver que sólo se trata de exhibición; Excel sigue “viendo” el número tal como la introducimos en la celda. En el rango B1:B2 ponemos el mismo número pero previamente hemos formado las celdas como Número.

Ahora usaremos el icono de aumentar decimales para agregar un decimal en las celdas A1 y A2

Como puede observarse, se ha producido una pérdida de precisión. Ahora el número en las celdas, tanto en el rango A1:A2 como en B1:B2, es 123456800000!

Hasta aquí hemos usado un número de menos de 15 cifras. ¿Qué paso cuando usamos un número de más de 15 cifras?

En la celda A1 introducimos el número 123456789123456789 (18 cifras)

Sin embargo, el número que aparece en Excel después de apretar Enter es 123456789123456000

Es decir, las últimas tres cifras han sido reemplazadas por ceros!. Toda cifra después de la posición 15, será convertida a cero. Esto se debe a una limitación, no solamente de Excel, que será explicada en la próxima nota sobre el tema.

Lo que debemos saber a esta altura de los acontecimientos es que:

# Excel tiene una limitación de precisión si el número excede las 15 cifras significativas

# para introducir números de más de 15 cifras debemos convertirlos en texto, ya sea anteponiendo un ' o dando el formato Texto a la celda antes de introducir el número.

Esto genera un serio problema si tenemos que realizar cálculos con números grandes. Como enfrentarnos a estos problemas será el tema de la próxima nota.

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Transferir datos de Excel a Access - tercera nota

En las notas anteriores vimos cómo transferir datos de Excel a Access manualmente y programáticamente.

La necesidad de usar Access surge como una de las soluciones posibles cuando queremos, por ejemplo, consolidar datos de varias hojas en una única base de datos para generar a partir de ella una tabla dinámica.
Si el total de filas a consolidar supera el límite de una hoja de Excel (hasta la versión 2003 incluida, 65536 filas) no podemos almacenar los datos consolidados en una única hoja.
Si trabajamos con Excel 2007 podemos almacenar más de un millón de filas en una hoja, lo cual nos exime de tener que usar herramientas externas a Excel. Pero como más del 50% de los usuarios usa versiones anteriores a Excel 2007, almacenar datos en Access es una buena solución.

En las soluciones que muestro en las notas mencionadas suponemos que Access está instalado en la máquina del usuario. Por supuesto, éste no es siempre el caso y en esta nota mostraremos como usar Access como recipiente para nuestros datos aún cuando no esté instalado en nuestra máquina.

Empecemos por aclarar que los archivos con formato .mdb no requieren la presencia de Access para poder ser utilizados. Estos archivos están asociados con el Microsoft Jet Database Engine, que está incluido en el paquete de Office. Si bien este componente ha sido abandonado por Microsoft, sigue siendo vigente por motivos de compatibilidad.

Nuestra meta es crear dos rutinas, una para crear el archivo “.mdb” y otra para almacenar los datos de la hoja u hojas Excel en la tabla.

Nuestro primer paso es crear una referencia a

* Microsoft Ext. ADO 2.5 for DDL Security (o posteriores).
* Microsoft ActiveX Data Object 2.5 Library (o posteriores).
en el editor de VB, en el menú Tools—References

Un detalle a tomar en cuenta es que las macros que mostraré más adelante están construidas para el ejemplo específico de esta nota y hay que editarlas para adaptarlas a otros usos.
En nuestro ejemplo tenemos un cuaderno Excel con tres hojas. Cada hoja contiene datos de tres distintos años (2005, 2006 y 2007) que queremos consolidar en una única hoja para construir a partir de ella una tabla dinámica.
La rutina para crear el archivo “.mdb” con una tabla para almacenar los datos es la siguiente:

Option Explicit

Const dataSource As String = "provider=microsoft.jet.oledb.4.0;" _
& "data source=d:\BaseDeDatos.mdb"
Const tableName As String = "datos_export"

Sub crearDB()
Dim catalog As ADOX.catalog
Dim new_table As ADOX.Table


'crear la base de datos

Set catalog = CreateObject("adox.catalog")
catalog.Create dataSource

' crear la tabla para contener los datos

Set new_table = CreateObject("adox.table")
new_table.Name = tableName
new_table.Columns.Append "mes", adDate
new_table.Columns.Append "pais"
new_table.Columns.Append "suma", adDouble
catalog.Tables.Append new_table

End Sub

En la parte superior del módulo, antes de la rutina “crearDB” hemos definido dos constantes. Lo hacemos de esta manera ya que también en la segunda rutina haremos uso de estas constantes.
Esta macro crea una base de datos Access (BaseDeDatos.mdb) con una tabla (datos_export)



Ahora tenemos que exportar los datos de la hoja activa al la tabla “datos_export”, lo que hacemos con esta macro:

Sub AgregarDatos()
' exporta los datos de la hoja activa a una tabla de Access
' este procedimiento es especifico para el ejemplo.
' Para otros usos hay que adaptarlo

Dim cn As ADODB.Connection, rs As ADODB.Recordset, fila As Long

Set cn = New ADODB.Connection
cn.Open dataSource

Set rs = New ADODB.Recordset
rs.Open tableName, cn, adOpenKeyset, adLockOptimistic, adCmdTable
' all records in a table
fila = 2 ' la primer fila en la hoja despues de los encabezamientos

Do While Len(Cells(fila, 1)) > 0
With rs
.AddNew
.Fields("mes") = Range("A" & fila).Value
.Fields("pais") = Range("B" & fila).Value
.Fields("suma") = Range("C" & fila).Value
.Update
End With
fila = fila + 1 ' next row
Loop
rs.Close
Set rs = Nothing
cn.Close
Set cn = Nothing
End Sub


Esta rutina es la misma que hemos usado en la segunda nota de la serie, adaptada a nuestro ejemplo.

Ahora activamos la hoja cuyos datos queremos exportar y corremos la macro para cada una de las hojas que queremos consolidar.

A esta altura de los acontecimientos tenemos un archivo Access con un tabla que contiene los datos de las hojas (podemos ver que el tamaño del archivo se ha incrementado)

Ahora podemos crear la tabla dinámica usando la opción Fuente de datos Externa



En el segundo paso creamos una nueva fuente de datos, que en nuestro ejemplo llamaremos “consolidarMdb” usando el driver de Access












Después de apretar Connect, apretamos OK con lo cual hemos creado la nueva conexión. De aquí en adelante seguimos los pasos del asistente tal como hemos mostrado en esta nota.

El resultado:

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Lista desplegable con ajuste automático en Excel

Esta es una variante de la técnica que mostré en la nota sobre cómo agregar valores únicos en una lista desplegable con validación de datos.

Un lector me presenta el siguiente caso: ha creado una lista desplegable que muestra una lista de facturas. ¿Cómo hacer para que las facturas abonadas vayan desapareciendo de la lista desplegable?

Supongamos que esta es la lista de las facturas



En el rango B6:B19 aparecen los números de las facturas y en el rango C6:C19 si han sido pagadas (señalado con la palabra “pagada).

En nuestro ejemplo, queremos crear una lista desplegable que sólo muestre aquellas facturas que no han sido pagadas



Por supuesto, queremos que esta lista sea dinámica, es decir que cuando pongamos “pagada” al lado de una factura, ésta desaparezca de la lista

.
La solución consiste en crear dos columnas auxiliares y una tercera que será la que contenga los valores válidos para la lista.

Empezamos por crear la primer columna auxiliar en el rango E6:E19.



En la celda E6 ponemos esta fórmula

=SI(LARGO(C6)=0,FILA(),"")

y la copiamos a todo el rango.

Esta columna nos da un “número de orden” que es de hecho un número entero único (el número de fila) que identifica a las facturas que aún no han sido pagadas.

Ahora agregamos una segunda columna auxiliar en el rango F6:F19 con esta fórmula

=INDICE($B$6:$B$19,COINCIDIR(K.ESIMO.MENOR($E$6:$E$19,FILA()-5),$E$6:$E$19))

Como puede verse, sólo las facturas pendientes aparecen en la lista.

Tenemos un pequeño problema y es que cuando una factura ha sido pagada el valor de la fórmula es #NUM!.

Si usáramos el rango F6:F19 para crear la lista de los valores, también el error #NUM! aparecería en ella lo cual es poco elegante.

Una de las soluciones es crear una tercera columna en el rango G6:G19 con la fórmula

=SI(ESERROR(F6),"",F6)



Este rango es el que usamos para definir la lista de valores válidos. Creamos el nombre "lista"

Ahora usamos validación de datos para crear la lista desplegable en la celda C2

Si quitamos la palabra “pagada” en alguna celda, la factura correspondiente aparecerá automáticamente en la lista; si agregamos “pagada”, la factura desaparecerá.

Todo sobre listas desplegables en Excel, técnicas avanzadas y descarga gratuita de ejemplos  en la Caja de Herramientas Excel - Listas Desplegables de JLD. Ver la nota o ir a la página de descarga de la guía.

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