sábado, marzo 14, 2009

Filtro Avanzado en hojas protegidas – una rareza de Excel

Aplicamos Proteger a una hoja de Excel para impedir que el usuario haga cambios o modificaciones en la hoja. Excel nos permite definir excepciones. Por ejemplo, permitir que el usuario pueda usar Autofiltro (a condición que el autofiltro haya sido aplicado antes de proteger la hoja) u Ordenar




Si aplicamos Proteger Hoja sin excepciones, la opción Filtro y Mostrar Todo del menú Datos aparecen deshabilitadas



Si nos fijamos bien veremos que la opción Filtro Avanzado sigue activa. Los programadores de Excel se han olvidado de bloquear esta opción.

Así podemos aplicar Filtro avanzado para filtrar todas las filas donde el valor de la celda en la columna A sea mayor de 2500 a pesar de que la hoja está protegida



Uno de los problemas que surgen es que si bien la opción Filtro Avanzado sigue activa, la opción Mostrar Todo está bloqueada. Es decir, podemos filtrar, pero no podemos quitar el filtro.

Para mostrar las filas ocultas sin tener que cancelar la protección basta con abril el diálogo del Filtro Avanzado y borrar el rango de los criterios.

Microsoft conoce este problema desde la versión 2000, y en la última nota publicado en la base de conocimientos de Excel , Advanced Filter May Function on Protected Worksheet, mencionan que por el momento (noviembre del 2003!) no hay forma de impedir la aplicación de Filtro Avanzado en una hoja protegida.

Una solución posible es proteger todas las celdas y no permitir seleccionar todas las celdas donde pudieran definirse criterios para filtro avanzado. De esta manera, si bien el diálogo del filtro avanzado se abrirá, no habrá posibilidad de definir un rango de criterios, lo que hace que todas las filas queden visibles.


Technorati Tags:

jueves, marzo 12, 2009

Valores vacíos y cero en gráficas de Excel

A pesar que las series de valores de estos gráficos parecen idénticas, los gráficos son distintos




En la primer serie de datos (Valores 1), las celdas A5 y A8 están vacías, es decir, no contienen ni valores ni fórmulas. En cambio la celdas A17 y A20 (serie Valores 2) si bien se las ve vacías, no lo están. La celda A17 contiene la fórmula =SI(A5<>0,A5,"").


Por ese motivo, en el primer gráfico la línea aparece discontinua y en el segundo la línea es continua y quebrada. Esto significa que Excel interpreta el resultado de la fórmula, (“”) como si fuera cero a pesar que en pantalla la celda aparece vacía.


Consideremos la serie Valores 1 y supongamos que queremos obtener una línea continua. Para lograrlo seleccionamos el gráfico y abrimos el menú Herramientas-Opciones. En la pestaña Gráfico seleccionamos la opción “Trazar Celdas vacías como…” --> Interpolar



La línea aparecerá ahora continua



En el caso de Valores 2 dado que las celdas A17 y A20 no están vacías, esta técnica no nos sirve. La solución consiste en cambiar la fórmula que genera los valores de la serie de


=SI(A5<>0,A5,"")


a


=SI(A5<>0,A5,NOD())


La función NOD() todo lo que hace es poner un valor de error #N/A en la celda. El resultado es



Si queremos que los valores #N/A no sean visibles podemos aplicar formato condicional dándole a la fuente el mismo color como el fondo de la celda






Technorati Tags:

lunes, marzo 09, 2009

Extraer palabras de una frase en Excel

Me llegó esta consulta: ¿cómo puedo extraer de una frase la cuarta palabra sin importar la cantidad de palabras en la frase? Por ejemplo, si en una celda tenemos la frase: “Cuántas palabras hay en esta frase” , cómo podemos extraer la tercer palabra, “hay”.

Chip Pearson trae una solución basada en funciones matriciales que desarrolló Laurent Longre.

Por ejemplo, si ponemos la frase mencionada en la celda A2 y en B2 el número de orden de la palabra a extraer, esta fórmula dará el resultado esperado

=EXTRAE(A2,K.ESIMO.MENOR(SI(EXTRAE(" "&A2,FILA(INDIRECTO("1:"&LARGO(A2)+1)),1)=" ",FILA(INDIRECTO("1:"&LARGO(A2)+1))),B2),SUMA(K.ESIMO.MENOR(SI(EXTRAE(" "&A2&" ",FILA(INDIRECTO("1:"&LARGO(A2)+2)),1)=" ",FILA(INDIRECTO("1:"&LARGO(A2)+2))),B2+{0;1})*{-1;1})-1)





Podemos extender la cuestión a cómo extraer de una frase una cadena de palabras a partir de una posición determinada.

Por ejemplo , en la celda A3 ponemos la frase “ En esta frase hay muchas más palabras que en la anterior”; si queremos extraer la cadena formado por las tres palabras a partir de la cuarta palabra en la frase (“hay”), usamos esta fórmula donde en B3 ponemos el número de orden la palabra del comienzo y en C3 la cantidad de palabras a extraer

=EXTRAE(A3,K.ESIMO.MENOR(SI(EXTRAE(" "&A3,FILA(INDIRECTO("1:"&LARGO(A3)+1)),1)=" ",FILA(INDIRECTO("1:"&LARGO(A3)+1))),B3),SUMA(K.ESIMO.MENOR(SI(EXTRAE(" "&A3&" ",FILA(INDIRECTO("1:"&LARGO(A3)+2)),1)=" ",FILA(INDIRECTO("1:"&LARGO(A3)+2))),B3+C3*{0;1})*{-1;1})-1)

Recordemos que éstas son funciones matriciales, es decir que deben ser introducidas apretando simultáneamente Ctrl+Mayúsculas+Enter



Con todo el respeto debido a Chip Pearson y a Laurent Longre (que lo tienen bien merecido), estas soluciones tienen dos problemas. El primero y más importante es que las funciones matriciales son muy “pesadas” y si se usan con cierta intensidad en una hoja el cálculo de la hoja (cada vez que cambia un dato) toma mucho tiempo. El segundo problema es que si hay más de un espacio entre las palabras de la frase o hay espacios al principio de la frase se obtienen resultados erróneos.


Mi propuesta es usar funciones definidas por el usuario (UDF). En mi primer intento escribí esta función que extrae una palabra determinada de la frase. La función tiene dos argumentos: la celda que contiene la frase y la posición de la palabra a extraer.


El código de la función es:


Function extraer_palabra(frase As Range, palabra As Integer)

Dim arrFrase As Variant

arrFrase = Split(WorksheetFunction.Trim(frase), " ")

extraer_palabra = arrFrase(palabra - 1)


End Function

Como ven, estoy usando la función TRIM de Excel y no la de Vba. Esto se debe a que ambas funciones no se comportan de la misma manera y sólo la de Excel quita todos los espacios dejando sólo uno entre cada palabra.



Como en el caso anterior, vamos a ampliar nuestra función de manera que podamos extraer una cadena de palabras de una frase en una celda. La función, “ extraer_palabra2”, tiene tres argumentos: la celda que contiene la frase, la posición de la primer palabra de la cadena a extraer y la cantidad de palabras a extraer.


El código de la función es:


Function extraer_palabra2(frase As Range, _
palabra1 As Integer, cuantas As Integer)

Dim arrFrase As Variant, iX As Long, temp



arrFrase = Split(WorksheetFunction.Trim(frase), " ")

extraer_palabra2 = arrFrase(palabra1 - 1)

For iX = palabra1 + 1 To palabra1 + cuantas - 1

extraer_palabra2 = extraer_palabra2 & " " & arrFrase(iX - 1)

Next iX

End Function



Por ejemplo, queremos extraer una cadena de cuatro palabras a partir de la tercera: “hay en esta frase



Obtenemos



Estas funciones podemos guardarlas en el cuaderno Personal.xls para que estén disponibles en todo momento.



Technorati Tags: