Ocultar #N/A en rótulos de datos en gráficos Excel

Supongamos que hemos representado los datos de la tabla en un gráfico, donde uno de los datos de la serie es un error #N/A

En nuestro gráfico hemos agregado rótulos para mostrar los valores de los puntos de la serie (las columnas). El problema es que no queremos que el resultado #N/A aparezca en el gráfico.

Si se trata de un gráfico “estático”, es decir que los datos no cambiarán, sería suficiente con seleccionar el rótulo del punto de la serie y borrarlo. Pero si se trata de un gráfico “dinámico”, es decir que los datos irán cambiando, tendremos que encontrar una solución también dinámica.

El contenido del rótulo está ligado a los datos de la tabla, por lo cual deberemos actuar sobres éstos. Una posibilidad es agregar una columna auxiliar para hacer una pequeña transformación de los datos: cuando un dato de #N/A lo transformamos en vacío (“”). Para eso usamos la fórmula

=SI(ESNUMERO(B2),B2,"")

Ahora cambiamos la referencia de la serie de datos al rango C2:C6

Si bien evitamos el #N/A, aparece en su lugar un 0, cuando nuestro objetivo es que no aparezca nada




Para lograrlo tendremos que cambiar el formato de número en el rango C2:C6. Usamos el formato personalizado

#;-#;;




Los formatos de números tienen la siguiente estructura:

Formato de números positivos; formato de números negativos; formato de ceros; formato de texto.

No hemos definido ningún formato para los ceros (no hay ningún parámetro entre el segundo y tercer “;”), por lo que los valores cero (y los vacíos) no son representados. Los valores en el gráfico “heredan” esta característica.

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Ocultar filas con valor cero en tablas dinámicas.

Al trabajar con tablas dinámicas puede suceder que queramos ocultar filas cuyo valor es 0 (cero). La forma de hacerlo depende de la estructura de los datos que alimentan la tabla dinámica.

Si no hay valores repetidos en el área de las filas, como en este caso



Seguimos los siguientes pasos:

1 – Creamos la tabla dinámica y agregamos el campo “Valor” en el área de página



2 – Seleccionamos el campo de página y abrimos el menú de configuración de campo



3 – En la ventanilla “ocultar elementos” marcamos el 0 y apretamos “Aceptar”. Las filas de los elementos con valor 0 no aparecen en la tabla.



Esta técnica no funciona si hay elementos repetidos en el área de las filas, como en este caso



En este caso agregamos una columna auxiliar con esta fórmula

=--SI(SUMAR.SI($A$24:$A$35,A24,$B$24:$B$35)<>0,1)



Esta fórmula evalúa el total de cada grupo de valores para cada línea del grupo que totalice 0 da 0; en caso contrario 1.

Arrastramos el campo Auxiliar al área de página y seleccionamos 1



Las filas que totalicen 0 desaparecen.

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Hipervínculo a una dirección de correo Outlook

Siguiendo en el tema de los hipervínculos, respondemos hoy a la consulta de un de mis lectores: ¿Cómo puedo hacer para crear un hipervínculo a una dirección de correo Outlook dependiendo del valor de una celda con una lista validada?

EL tema es más sencillo de lo que parece en principio, pero hay un pequeño problema por resolver, como en casi todos los aspectos de nuestras vidas.

Empecemos por notar que cuando ponemos en una celda de Excel un texto que sigue el patrón de una dirección de correo electrónico, Excel agrega automáticamente un hipervínculo de tipo “mailto:xxx@yyy.zzz”





Como ya sabemos, podemos crear una lista desplegable usando validación de datos. Para eso creamos una lista de direcciones de mail y le damos un nombre definido. Para más comodidad definimos un rango dinámico con DESREF



Luego creamos la lista desplegable con validación de datos-lista



Ponemos la lista desplegable en la celda B1, de manera que podamos elegir la dirección



El problema con este método, es que a diferencia de cuando introducimos la dirección manualmente, Excel no crea el hipervínculo



Existen dos remedios a esta situación:

1 – después de seleccionar el nombre apretamos F2 (edición) e inmediatamente después Enter.

2 – Creamos un evento de manera que las acciones señaladas en 1 sucedan automáticamente. En el módulo Vba de la hoja1 (en nuestro ejemplo) ponemos este código

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

If Union(Target, [B1]).Address = [B1].Address Then
SendKeys "{F2}"
SendKeys "{Enter}"
Application.EnableEvents = False
End If
Application.EnableEvents = True

End Sub

La sentencia SendKeys imita el tecleado de F2 y Enter si la variable Target coincide con la celda que hemos definido como celda que contiene la dirección.





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