Referencias remotas en validación de datos

Una de las consultas frecuentes que recibo es si se puede crear una validación de datos en una hoja de un cuaderno de Excel usando una lista (es decir, un rango) que se encuentra en otro cuaderno.

La respuesta es si, con un poco de trabajo manual. Veamos este ejemplo: tenemos un cuaderno que hemos guardado con el nombre "clientes.xls" donde tenemos una lista de clientes. En un segundo cuaderno, "validación.xls", queremos crear una lista desplegable con validación de datos, basándonos en la lista del primer cuaderno.
Para facilitar la visualización he puesto ambos cuadernos en una ventana usando Ventana-Comparar en Paralelo




En el cuaderno clientes.xls definimos el nombre "clientes" que contiene el rango A2:A92



Ahora pasamos al cuaderno validación.xls y creamos el nombre "clientes" con esta definición

=clientes.xls!Lista_de_Clientes



Hay que prestar atención al signo de exclamación entre el nombre del cuaderno remoto y el nombre que hemos definido en él.

Ahora creamos la lista desplegable en la hoja1 del cuaderno validación.xls usando el nombre que acabamos de definir ("clientes")



Ahora podemos ver que la lista desplegable en validación.xls usa los valores del rango definido en el cuaderno clientes.xls.



Para que esta lista funcione ambos cuadernos deben estar abiertos.

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Formato condicional con iconos en Excel 2007

Sin lugar a dudas, las posibilidades del formato condicional en Excel 2007 han sido ampliadas enormemente. Sin embargo, algunas de las posibilidades están lejos de ser intuitivas.

Por ejemplo, el uso de las colecciones de iconos. Supongamos, como me plantea un lector, que tenemos una lista de fechas de vencimientos. Queremos sacar partido de los semáforos del formato condicional de Excel 2007 de manera que si la fecha del vencimiento cae más de 30 días de la fecha corriente aparezca un semáforo verde; si la fecha está dentro de los 30 días un semáforo amarillo y si la fecha ha vencido, un semáforo rojo. Es decir, esto:




Empecemos por agregar una columna auxiliar que muestre la diferencia en días entre la fecha corriente y la fecha de vencimiento



Para poner los semáforos en esta columna abrimos el menú de Formato Condicional –Nueva regla, elegimos el conjunto de iconos (semáforo con recuadro), en Tipo elegimos Número, para el semáforo verde ponemos “>30” y para el amarillo “>=0”. Esto hace que el rojo quede para los valores inferiores a 0. Como dije al principio, no muy intuitivo que digamos



El resultado será



Una posibilidad interesante es editar la regla y marcar la opción “Mostrar icono únicamente”



Pero si queremos prescindir de la columna auxiliar tendremos que definir las reglas del formato condicional de esta manera



EL primer cambio es que definimos el tipo de regla como Fórmula; en Valor creamos una referencia a la celda que contiene la fecha corriente ($B$1 en nuestro caso) + 30 para el semáforo verde y $B$1 para el amarillo (el rojo queda definido por defecto)

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Gráficos Intercambiables en Excel

En mi blog sobre gráficos y presentación de datos acabo de publicar una nota mostrando cómo intercambiar dinámicamente el tipo de gráfico de una serie de datos, sin usar macros.

La idea es poner una lista desplegable y que al elegir el tipo de gráfico, éste cambie automáticamente



Aquí se puede descargar el archivo del ejemplo.

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