Auditoría de fórmulas en Excel - la ventana de inspección

En el pasado ya he mencionado la barra de auditoría de fórmulas. Vimos, por ejemplo, como localizar valores repetidos en una tabla o como analizar el funcionamiento de una fórmula.
Otra herramienta útil y poco conocida en esta barra es la ventana de inspección.

En Excel 2007 la ventana de inspección se encuentra en la pestaña de Fórmulas



El uso de esta ventana es muy sencillo. Supongamos un modelo con el cual calculamos descuentos en función de la cantidad. En la Hoja1 calculamos los descuentos



Como pueden ver, el descuento se calcula dinámicamente en base a una tabla de descuentos que se encuentra en la Hoja2



Si queremos investigar como influyen las distintas tasas de descuentos al resultado, tenemos que navegar a la Hoja2, cambiar las tasas, y luego volver a la Hoja1 para ver el resultado.

Una alternativa es crear referencias a las celdas de la Hoja1 en la Hoja2. Una alternativa más elegante y eficiente es usar la ventana de inspección.

En nuestro caso vamos a la Hoja1 y abrimos la ventana de inspección apretando el icono en la barra de auditoría de fórmulas

Ahora seleccionamos las celdas que queremos inspeccionar, por ejemplo B3, B4 y B5 y apretamos "agregar inspección"



Apretamos agregar. Las celdas aparecerán en la ventana.

Podemos adaptar la ventana a nuestras necesidades ocultando campos que no nos interesan y ampliando el ancho de campos relevantes. Todo esto lo hacemos arrastrando los límites del campo con el mouse.



Navegamos a la Hoja2 y vemos que la ventana sigue flotando sobre la hoja



Todo cambio que ocurra en las celdas de la ventana de inspección se reflejará inmediatamente en la ventana.

También podemos usar esta funcionalidad con celdas en hojas de otros cuadernos.

Si las celdas a inspeccionar están definidas en nombres podemos hacer que éstos aparezcan en la ventana de inspección, facilitando de esta manera la lectura de los resultados

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Crear el cuaderno Personal.xls en Excel 2007

Cuando queremos que una macro esté disponible para todo cuaderno abierto en una sesión de Excel, el método más directo de hacerlo es guardar el código en el cuaderno Personal.xls. En el pasado he mostrado como crear el cuaderno Personal.xls cuando este no existe.
En Excel 2007 el proceso es similar con algunas pequeñas diferencias funcionales que mostraré en esta nota.

Como en las versiones anteriores a Excel 2007, si el cuaderno Personal.xls (en Excel 2007 el cuaderno es Personal .xlsb) no existe podemos crearlo grabando una macro y ligándola a este cuaderno. Para comenzar a grabar una macro en Excel 2007 activamos la pestaña Programador y apretamos el icono de grabar




También podemos usar el icono de grabar macros que se encuentra en el ángulo inferior izquierdo de la hoja



Como en Excel 2003 (y versiones anteriores) elegimos la opción de guardar la macro en el libro de macros personal



Para saber dónde está guardado el cuaderno, o si existe, podemos hacer una búsqueda en las carpetas del computador o usar esta técnica:

1 – Abrimos el editor de Vb (con Alt+F11 o con Visual Basic de la cinta de opciones)
2 – Agregamos la ventana Inmediate con Ctrl+G o View—Inmediate Window
3 – En la ventana Inmediate ponemos este código y apretamos Enter: ?Application.StartupPath
4 – SI el resultado es una fila en blanco, el cuaderno no existe. En ese caso empezamos la grabación, como indiqué más arriba y la cerramos inmediatamente (no hay necesidad de grabar alguna acción).



5 – Ahora que hemos creado el cuaderno, podemos ver dónde Excel lo ha guardado

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Activar una macro desde la barra de acceso rápido en Excel 2007

En Excel existen varios métodos para activar una macro. Podemos asignarle una combinación de teclas, podemos ligar la macro a un objeto y en las versiones anteriores a Excel 2007 podíamos ligarlo a un icono en alguna barra de herramientas (o crear una barra de herramientas con el icono) e inclusive incluirla en un menú.

En Excel 2007 podemos, como en las versiones anteriores, ligarla la macro a objetos o asignarle una combinación de teclas. Pero no tenemos barras de herramientas donde poner el icono o menús donde incluir la macro.

Sin embargo tenemos la alternativa de poner un icono ligado a la macro en la barra de acceso rápido.

Supongamos que queremos poner un icono para correr una macro que agrega hojas a un cuaderno a partir de los valores de una lista. Los pasos son los siguientes (la macro tiene que estar en un cuaderno abierto o en Personal .xls):

1 – abrimos el menú de Opciones de Excel – Personalizar (o apretando la flecha en el extremo derecho de la barra de acceso rápido). En la ventanilla ”Comandos disponibles en” elegimos Macros




2 – En la ventanilla inferior veremos una lista de macros disponibles, ordenadas alfabéticamente



En caso de no ver el nombre completo, podemos apuntar con el señalador del mouse y después de unos instantes veremos el nombre completo de la macro. Seleccionamos la macro y apretamos el botón “Agregar”



3 – Para cambiar el icono que Excel pone por defecto seleccionamos la macro que acabamos de agregar y apretamos el botón “Modificar”



Elegimos un icono adecuado. En la ventanilla “Nombre para mostrar” cambiamos el texto que Excel a puesto por defecto (el nombre de la macro) por un texto descriptivo. Finalmente apretamos el botón “Aceptar”.

Excel agrega el icono a la barra de acceso rápido y al apuntar con el señalador del mouse podemos ver la descripción de la acción que ejecuta la macro.



Si tenemos una varias macros que usamos con frecuencia, podemos agregarlas a la barra de acceso rápido con facilidad.

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