Crear el cuaderno Personal.xls en Excel 2007

Cuando queremos que una macro esté disponible para todo cuaderno abierto en una sesión de Excel, el método más directo de hacerlo es guardar el código en el cuaderno Personal.xls. En el pasado he mostrado como crear el cuaderno Personal.xls cuando este no existe.
En Excel 2007 el proceso es similar con algunas pequeñas diferencias funcionales que mostraré en esta nota.

Como en las versiones anteriores a Excel 2007, si el cuaderno Personal.xls (en Excel 2007 el cuaderno es Personal .xlsb) no existe podemos crearlo grabando una macro y ligándola a este cuaderno. Para comenzar a grabar una macro en Excel 2007 activamos la pestaña Programador y apretamos el icono de grabar




También podemos usar el icono de grabar macros que se encuentra en el ángulo inferior izquierdo de la hoja



Como en Excel 2003 (y versiones anteriores) elegimos la opción de guardar la macro en el libro de macros personal



Para saber dónde está guardado el cuaderno, o si existe, podemos hacer una búsqueda en las carpetas del computador o usar esta técnica:

1 – Abrimos el editor de Vb (con Alt+F11 o con Visual Basic de la cinta de opciones)
2 – Agregamos la ventana Inmediate con Ctrl+G o View—Inmediate Window
3 – En la ventana Inmediate ponemos este código y apretamos Enter: ?Application.StartupPath
4 – SI el resultado es una fila en blanco, el cuaderno no existe. En ese caso empezamos la grabación, como indiqué más arriba y la cerramos inmediatamente (no hay necesidad de grabar alguna acción).



5 – Ahora que hemos creado el cuaderno, podemos ver dónde Excel lo ha guardado

Technorati Tags: MS Excel

Activar una macro desde la barra de acceso rápido en Excel 2007

En Excel existen varios métodos para activar una macro. Podemos asignarle una combinación de teclas, podemos ligar la macro a un objeto y en las versiones anteriores a Excel 2007 podíamos ligarlo a un icono en alguna barra de herramientas (o crear una barra de herramientas con el icono) e inclusive incluirla en un menú.

En Excel 2007 podemos, como en las versiones anteriores, ligarla la macro a objetos o asignarle una combinación de teclas. Pero no tenemos barras de herramientas donde poner el icono o menús donde incluir la macro.

Sin embargo tenemos la alternativa de poner un icono ligado a la macro en la barra de acceso rápido.

Supongamos que queremos poner un icono para correr una macro que agrega hojas a un cuaderno a partir de los valores de una lista. Los pasos son los siguientes (la macro tiene que estar en un cuaderno abierto o en Personal .xls):

1 – abrimos el menú de Opciones de Excel – Personalizar (o apretando la flecha en el extremo derecho de la barra de acceso rápido). En la ventanilla ”Comandos disponibles en” elegimos Macros




2 – En la ventanilla inferior veremos una lista de macros disponibles, ordenadas alfabéticamente



En caso de no ver el nombre completo, podemos apuntar con el señalador del mouse y después de unos instantes veremos el nombre completo de la macro. Seleccionamos la macro y apretamos el botón “Agregar”



3 – Para cambiar el icono que Excel pone por defecto seleccionamos la macro que acabamos de agregar y apretamos el botón “Modificar”



Elegimos un icono adecuado. En la ventanilla “Nombre para mostrar” cambiamos el texto que Excel a puesto por defecto (el nombre de la macro) por un texto descriptivo. Finalmente apretamos el botón “Aceptar”.

Excel agrega el icono a la barra de acceso rápido y al apuntar con el señalador del mouse podemos ver la descripción de la acción que ejecuta la macro.



Si tenemos una varias macros que usamos con frecuencia, podemos agregarlas a la barra de acceso rápido con facilidad.

Technorati Tags: MS Excel

Uso de barra de herramientas de acceso rápido en Excel 2007.

En las versiones anteriores a Excel 2007 era relativamente fácil personalizar la interfaz del programa. Podíamos crear barras de herramientas personales, agregar iconos a barra existentes e inclusive modificar los elementos de los menús. Las barras de herramientas podías ser flotantes, es decir, podían ser ubicadas en cualquier área de la hoja y también movidas a discreción.

Toda, o casi toda, esta flexibilidad ha desaparecido. Pero los programadores de Excel han dejado cierto margen de maniobras al usuario promedio (los usuarios avanzados pueden modificar la cinta de opciones, lo que dista de ser trivial). Para esto han agregado la barra de herramientas de acceso rápido

Se puede personalizar la barra de acceso rápido agregando aquellos comandos que usamos frecuentemente.

Para agregar comandos apretamos la flecha de personalización de la barra

Al hacerlo se abre un menú con las distintas opciones.



La parte superior del formulario muestra los comandos más populares (según Microsoft). Si queremos agregar el icono Abrir, hacemos un clic sobre el ítem



Si apretamos la opción Más comandos veremos todas las otras alternativas. En esta ventana tenemos varias alternativas.



Empezamos por elegir la colección de comandos de la cual queremos agregar el icono a la barra apretando al flecha en la ventanilla Comandos disponibles en:



Luego elegimos el icono en la ventanilla inferior. Podemos hacer un clic apretar el botón Agregar o hacer un doble clic sobre el nombre del comando.

Para quitar un comando lo elegimos en la ventanilla derecho y apretamos el botón Quitar. Una vez que hemos terminado de agregar y quitar los comandos, apretamos el botón Aceptar.
La barra de acceso rápido sólo muestra los iconos, pero si posamos el señalador del mouse unos segundos se abre una nota con una descripción del comando

Si queremos quitar algún icono de la barra podemos también señalarlo con el mouse y hacer un clic con el botón derecho. En el menú que se abre elegimos la opción eliminar de la barra

Finalmente, para eliminar todos los cambios que hayamos introducido en la barra de acceso rápido, apretamos el botón Restablecer en el menú de opciones.

Technorati Tags: MS Excel