Activar una macro desde la barra de acceso rápido en Excel 2007

En Excel existen varios métodos para activar una macro. Podemos asignarle una combinación de teclas, podemos ligar la macro a un objeto y en las versiones anteriores a Excel 2007 podíamos ligarlo a un icono en alguna barra de herramientas (o crear una barra de herramientas con el icono) e inclusive incluirla en un menú.

En Excel 2007 podemos, como en las versiones anteriores, ligarla la macro a objetos o asignarle una combinación de teclas. Pero no tenemos barras de herramientas donde poner el icono o menús donde incluir la macro.

Sin embargo tenemos la alternativa de poner un icono ligado a la macro en la barra de acceso rápido.

Supongamos que queremos poner un icono para correr una macro que agrega hojas a un cuaderno a partir de los valores de una lista. Los pasos son los siguientes (la macro tiene que estar en un cuaderno abierto o en Personal .xls):

1 – abrimos el menú de Opciones de Excel – Personalizar (o apretando la flecha en el extremo derecho de la barra de acceso rápido). En la ventanilla ”Comandos disponibles en” elegimos Macros




2 – En la ventanilla inferior veremos una lista de macros disponibles, ordenadas alfabéticamente



En caso de no ver el nombre completo, podemos apuntar con el señalador del mouse y después de unos instantes veremos el nombre completo de la macro. Seleccionamos la macro y apretamos el botón “Agregar”



3 – Para cambiar el icono que Excel pone por defecto seleccionamos la macro que acabamos de agregar y apretamos el botón “Modificar”



Elegimos un icono adecuado. En la ventanilla “Nombre para mostrar” cambiamos el texto que Excel a puesto por defecto (el nombre de la macro) por un texto descriptivo. Finalmente apretamos el botón “Aceptar”.

Excel agrega el icono a la barra de acceso rápido y al apuntar con el señalador del mouse podemos ver la descripción de la acción que ejecuta la macro.



Si tenemos una varias macros que usamos con frecuencia, podemos agregarlas a la barra de acceso rápido con facilidad.

Technorati Tags: MS Excel

Uso de barra de herramientas de acceso rápido en Excel 2007.

En las versiones anteriores a Excel 2007 era relativamente fácil personalizar la interfaz del programa. Podíamos crear barras de herramientas personales, agregar iconos a barra existentes e inclusive modificar los elementos de los menús. Las barras de herramientas podías ser flotantes, es decir, podían ser ubicadas en cualquier área de la hoja y también movidas a discreción.

Toda, o casi toda, esta flexibilidad ha desaparecido. Pero los programadores de Excel han dejado cierto margen de maniobras al usuario promedio (los usuarios avanzados pueden modificar la cinta de opciones, lo que dista de ser trivial). Para esto han agregado la barra de herramientas de acceso rápido

Se puede personalizar la barra de acceso rápido agregando aquellos comandos que usamos frecuentemente.

Para agregar comandos apretamos la flecha de personalización de la barra

Al hacerlo se abre un menú con las distintas opciones.



La parte superior del formulario muestra los comandos más populares (según Microsoft). Si queremos agregar el icono Abrir, hacemos un clic sobre el ítem



Si apretamos la opción Más comandos veremos todas las otras alternativas. En esta ventana tenemos varias alternativas.



Empezamos por elegir la colección de comandos de la cual queremos agregar el icono a la barra apretando al flecha en la ventanilla Comandos disponibles en:



Luego elegimos el icono en la ventanilla inferior. Podemos hacer un clic apretar el botón Agregar o hacer un doble clic sobre el nombre del comando.

Para quitar un comando lo elegimos en la ventanilla derecho y apretamos el botón Quitar. Una vez que hemos terminado de agregar y quitar los comandos, apretamos el botón Aceptar.
La barra de acceso rápido sólo muestra los iconos, pero si posamos el señalador del mouse unos segundos se abre una nota con una descripción del comando

Si queremos quitar algún icono de la barra podemos también señalarlo con el mouse y hacer un clic con el botón derecho. En el menú que se abre elegimos la opción eliminar de la barra

Finalmente, para eliminar todos los cambios que hayamos introducido en la barra de acceso rápido, apretamos el botón Restablecer en el menú de opciones.

Technorati Tags: MS Excel

Métodos abreviados de teclado en Excel 2007.

En Office 2007 los menús e iconos de las versiones anteriores han sido reemplazados por la cinta de opciones. Algunos de los métodos abreviados (atajos de teclado) han desaparecido o han sido reemplazados por otras combinaciones.

A quien esté acostumbrado a los métodos de Excel 2003 (o versiones anteriores) y empiece a trabajar con Excel 2007, le resultará útil leer esta serie de instrucciones de esta introducción a la cinta de opciones.

Al hablar de métodos abreviados (o atajos) debemos distinguir entre métodos de acceso a la cinta de opciones y combinaciones de teclas.

Los métodos de acceso nos permiten operar con la cinta de opciones, como antes lo hacíamos con la barra de menús, desde el teclado. Para acceder a la cinta de opciones sin el mouse todo lo que tenemos que hacer es apretar la tecla ALT. Una de las mejoras en Office 2007 es que cuando apretamos ALT para acceder a la cinta de opciones aparecen en cada elemento de ella la tecla que debemos apretar para acceder a la opción.

Antes de apretar ALT la cinta de opciones aparece así

Al apretar TAB veremos



Al lado de cada elemento de la cinta de opciones han aparecido las letras del teclado que debemos apretar para realizar la acción.

Al apretar alguna de las teclas de opción, veremos las teclas opcionales de los elementos de la pestaña elegida.




Otra alternativa de navegación en la cinta de opciones sin usar el mouse es apretar la tecla TAB y luego usar las flechas del teclado y la tecla TAB para desplazarse.

Cuando usamos una combinación de teclas no activamos la cinta de opciones sino que aplicamos la acción directamente. Por ejemplo, como en las versiones anteriores, para aplicar el formato de negrita a una celda basta con apretar Ctrl+N (o Ctrl+2). En esta página de Microsoft pueden ver todas las combinaciones de teclas de Excel 2007.

Technorati Tags: MS Excel