Crear vínculos con Pegado Especial

Ya hemos mostrado algunos de los usos de Pegado Especial en Excel. Una de las posibilidades es la de crear vínculos a la celda o al rango que estamos copiando. Esto la hacemos usando la opción Pegar Vínculos



Al copiar el rango A1:A5 usando esta opción vemos el valor de la celda A1 en la celda B4, pero en la barra de fórmulas vemos que Excel a creado una referencia a la celda de origen



También podemos usar esta opción para crear referencias al rango en otra hoja



Y también crear vínculos a cuadernos remotos



Excel tiene un comportamiento un tanto curioso con esta opción. Al copiar rangos usando Pegar Vínculos, el vínculo es creado como referencia relativa (sin los símbolos $ en la referencia). En cambio se usamos Pegar Vínculos para copiar una única celda, Excel creará una referencia absoluta (es decir $A$1).

Otra forma de copiar creando vínculos es arrastrando el rango a copiar presionando al mismo tiempo la tecla Mayúsculas (o Ctrl o Alt). Al arrastrar el rango a copiar presionamos el botón derecho del ratón



Al igual que con el menú de Pegado Especial, si copiamos una única celda se creará una referencia absoluta. Si lo hacemos con un rango de celdas, la referencia será relativa.

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Calcular fracciones de año

Ya hace varios días que no sólo no publico notas en este blog, sino que tampoco estoy respondiendo a los muchos mails que recibo con todo tipo de consultas.
Así que a modo de disculpa hasta que encuentre el tiempo de ir respondiendo a las consultas que han llegado, va aquí una sugerencia sobre como calcular fracciones de año.
Excel dispone de muchas funciones que permiten hacer cálculos con tiempo. Una lista de estas funciones se puede ver abriendo al asistente de funciones y seleccionando la categoría Fecha y hora



Sin embargo, hay otras funciones para este tipo de cálculos que están a nuestra disposición sólo si hemos activado el Analysis ToolPak.
Una de estas funciones es FRAC.AÑO (YEARFRAC en la versión inglesa).
Esta función calcula la fracción de año que representa el número de días enteros entre la fecha inicial, el primer argumento de la función, y la fecha final, el segundo argumento.
Existe un tercer argumento, base. Este argumento determina sobre que base se efectuará el cálculo.
Supongamos que en la celda A1 tenemos el valor de fecha 01/01/2008 y en la celda A2 01/07/2008. La fracción de días transcurridos es obviamente 1/2 (o 0.5). Sin embargo veremos que dependiendo de la base escogida obtendremos distintos resultados:

=FRAC.AÑO(A1,A2) = 0.5

En esta fórmula hemos omitido el argumento "base", por lo que Excel supone que la base es 30/360.

=FRAC.AÑO(A1,A2,1) = 0.4972677

Usar uno como base es interpretado con "real/real", es decir, el número real de días transcurridos dividido por el número real de días del año en cuestión. En nuestro ejemplo 182/366 (2008 es bisiesto!).

=FRAC.AÑO(A1,A2,2) = 0.505555

La base 2 es "real/360", es decir, la cantidad de días realmente transcurridos (182) dividido por un año estándar de 360 días (cosa de gringos!).

=FRAC.AÑO(A1,A2,3) = 0.4986301

La base es como la anterior pero dividida por un año de 365 días (a pesar que 2008 tiene 366, como ya hemos señalado).

=FRAC.AÑO(A1,A2,4) = 0.5

La base 4 calcula de acuerdo a 30/360 (europea), es decir meses de 30 días y año de 360.

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Autofiltro - comandos personalizados

Si utilizan con cierta frecuencia Autofiltro para analizar datos de una tabla en Excel, seguramente sabrán apreciar esta sugerencia.
Para activar Autofiltro lo que hacemos normalmente es abrir el menú Datos-Filtro-Autofiltro



Si quisiéramos filtrar la lista para ver sólo los clientes de la Argentina, pulsamos la fecha del campo (Country, en nuestro ejemplo) y marcamos "Argentina"



Contemos la cantidad de operaciones que hemos efectuado:
1 - Clic al menú Datos
2 - Clic al menú Filtro
3 - Clic al menú Autofiltro
4 - Clic a la flecha del filtro en el campo Country
5 - Clic a la opción "Argentina".

En total cinco operaciones. Todo esto se puede hacer en un solo clic, si instalamos previamente el comando Autofiltro en alguna de la barras de herramientas.

Para instalar el comando, abrimos el menú Herramientas-Personalizar (o clic con el botón derecho del Mouse apuntando al área de las barras de herramientas)



En la pestaña Categorías del diálogo Personalizar, elegimos la categoría Datos; en la ventanilla Comandos seleccionamos Autofiltro



y lo arrastramos a alguna de las barras de herramientas



Una vez instalado, el comando quedará a nuestra disposición cada vez que usemos Excel.

Volviendo a nuestro ejemplo, en el cual hemos quitado el Autofiltro, seleccionamos la celda A13 que contiene el valor "Argentina" (el criterio con el cual queremos filtrar la lista).



Todo lo que tenemos que hacer es pulsar una vez el icono de Autofiltro. Excel activa
el autofiltro y realiza el filtrado de acuerdo al valor de la celda activa



Lo que antes hicimos con cinco operaciones. Hemos hecho ahora con un único clic.

Como podrán notar, he agregado otro comando muy útil, "Mostrar todo". Un clic a este comando elimina todos los filtros de la lista.

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