Usos de Pegado Especial (Paste Special)

sábado, febrero 04, 2006

En notas anteriores he mostrado algunos de los usos de la funcionalidad pegado especial (paste special) e ir a (goto).
Hace unos días atrás tuve la oportunidad de mostrar a uno de mis colegas de trabajo el uso de estas dos funcionalidades.
Este colega había preparado un informe de ventas que debía presentar al directorio de la compañía. Como de costumbre, había terminado el informe unos diez minutos antes de la reunión y mientras hacía los últimos ajustes se dio cuenta de un "pequeño" detalle. El informe había sido preparado en dólares, pero el directorio había pedido que el informe fuera presentado en euros.
Aplicando las funcionalidades de Ir a y Pegado Especial podemos solucionar problemas de este tipo en segundos.
Supongamos que tenemos un informe de ventas, por producto y país, todo expresado en dólares




Después de aplicar Subtotales, como ya hemos explicado, tenemos este informe



Como podemos ver cada subtotal y el total son calculados por fórmulas SUBTOTALES

Para expresar este informe en euros en lugar de dólares, tenemos que multiplicar todos los importes por la tasa euro/dólar (supongamos una relación euro/dólar de 1:1,20), cuidándonos de no multiplicar números que sean producto de una fórmula, ya que en ese caso las celdas con fórmulas SUBTOTALES mostrarían resultados dobles.

Para hacer esto procedemos de la siguiente manera:
En una celda alejada anotamos la tasa euro/dólar, en nuestro ejemplo en al celda D1, y copiamos el valor de esta celda (Ctrl+C o Edición--->Copiar). Luego seleccionamos el rango de los números (en nuestro ejemplo, C3:C23) y pulsamos F5 (Ir a).



Pulsamos el botón "Especial" y en el diálogo que se abre elegimos "constantes" y "números"



Y pulsamos "aceptar". Los números que son resultado de una fórmula no serán seleccionados.



Ahora abrimos el menú Edición--->Pegado Especial y elegimos las opciones "valores" y "multiplicar"


Nuestro informe está expresado ahora en euros. Los números en el informe no están ligados al valor de la celda D1, y por lo tanto podemos borrarla.



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