Convertir datos de matriz a columna o fila en Excel

Hace unos días atrás me dejaron en un comentario esta consulta:

COMO PUEDO PASAR LOS DATOS DE UNA MATRIZ A SOLO UNA COLUMNA??

En esta nota veremos como hacerlo, no sólo cómo poner todos los datos de una matriz en una sola columna, sino también en una sola fila.

Actualización: mucho más fácil y eficiente hacerlo con Power Query; ver este post

Empecemos por plantearnos una matriz, que por comodidad, será de tres fila por tres columnas



Nuestro objetivo es crear una columna que contenga todos los elementos de la matriz



Mi primer paso fue decidir si hacerlo con fórmulas o con macros. Decidí hacerlo con fórmulas.

El archivo con las fórmulas puede descargarse aquí.

De todas las funciones la que me pareció más apropiada es DESREF. Como ya hemos explicado en el pasado, esta función tiene cinco argumentos




En este caso, nuestro "ancla" será toda la matriz, el rango A1:C3. Este rango lo definimos en un nombre, "matriz", para mayor comodidad.

Para obtener el primer elemento de la matriz usamos la fórmula

=DESREF(matriz;0;0;1;1)



Para poner el segundo elemento de la matriz en la columna usamos la fórmula

=DESREF(matriz;1;0;1;1)



A esta altura de los acontecimientos está claro que nuestra fórmula tiene que cambiar en forma dinámica el argumento de la fila y de la columna. Es decir, una fórmula que a medida que la copiamos a lo largo de una columna, vaya generando en forma dinámica los elementos de la matriz.

Para resolver el número de fila usaremos esta fórmula

=RESIDUO(FILA()-FILA($E$2);FILAS(matriz))

Esta fórmula produce estos resultados



Usamos $E$2 como argumento ya que en esa celda empezará nuestra columna.

Ahora tenemos que lograr que el argumento de la columna cambie de 1 a 3, en nuestro caso, cada tres filas. Para esto usaremos la fórmula

=TRUNCAR((FILA()-FILA($E$2))/FILAS(matriz))

Los resultados de esta fórmula son



A los argumentos de alto y ancho de DESREF les damos un valor de 1. Finalmente, nuestra fórmula será

=DESREF(matriz;RESIDUO(FILA()-FILA($E$2);FILAS(matriz));TRUNCAR((FILA()-FILA($E$2))/FILAS(matriz));1;1)

En nuestro ejemplo empezamos la columna en la celda E2 y obtenemos este resultado



Esta fórmula copia los elementos de la matriz primero por columna y luego por fila. Si queremos copias los elementos primero por fila y luego por columna, usamos la fórmula anterior modificada de la siguiente manera

=DESREF(matriz;TRUNCAR((FILA()-FILA($E$2))/COLUMNAS(matriz));RESIDUO(FILA()-FILA($E$2);COLUMNAS(matriz));1;1)

Si queremos copiar los elementos de la matriz a lo largo de una fila tendremos que usar esta fórmula

=DESREF(matriz;TRUNCAR((COLUMNA()-COLUMNA($B$13))/COLUMNAS(matriz));RESIDUO((COLUMNA()-COLUMNA($B$13));COLUMNAS(matriz));1;1)

para copiar por columna y luego por fila, o ésta para copiar primero por fila y luego por columna

=DESREF(matriz;RESIDUO((COLUMNA()-COLUMNA($B$14));FILAS(matriz));TRUNCAR((COLUMNA()-COLUMNA($B$14))/(FILAS(matriz)));1;1)




Esta nota está basada en las fórmulas desarrolladas por Chip Pearson.

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Calcular Porcentaje de Subtotales en tablas dinámicas de Excel

Un lector me pregunta como podemos calcular porcentajes de subtotales en una tabla dinámica de Excel.
Excel permite mostrar porcentajes del total de una tabla con facilidad, pero no tiene ningún método incorporado para calcular los porcentajes de subtotales. Veamos a qué me refiero.

Supongamos esta lista de datos



Con facilidad podemos crear una tabla dinámica que totalice las ventas por región y agente



Luego podemos usar el menú de opciones de campo para mostrar los resultados como porcentaje del total



Todo esto con algunos clics del Mouse!

Pero qué pasa si queremos calcular el porcentaje de cada agente sobre el total de cada región? Para hacer esto tendremos que dar un rodeo.

Empezamos por crear un campo auxiliar en nuestra lista de datos, que llamamos "% de Región"



Los valores de este campo los calculamos con la fórmula:

=C2/SUMAR.SI($B$2:$B$13,B2,$C$2:$C$13)

que calcula el porcentaje de cada valor sobre el total de los valores de la región. Este nuevo campo lo arrastramos al área de datos



Para evitar que Excel totalice los subtotales y muestre un total del 400%, cancelamos la opción Total de Columnas en el menú de opciones de tabla.

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Búsqueda por campo con INDICE y COINCIDIR

Supongamos que tenemos una lista como ésta



Queremos crear una fórmula que nos permita hacer una búsqueda o por nombre o por número de identidad. Esta situación refleja varias de las consultas que he recibido últimamente.

Podemos pensar en una solución usando BUSCARV, pero en esta nota veremos como hacerlo usando INDICE, COINCIDIR y validación de datos.

Empezamos por crear dos nombres, que usaremos en validación de datos:

Identidad = Hoja1!$B$2:$B$8
nombre = Hoja1!$A$2:$A$8

En otro lugar de la hoja creamos una tabla donde mostraremos los datos extraídos



En la celda A12 creamos una lista desplegable con Validación de datos



En la celda B12 también creamos una lista desplegable. Aquí usamos la función INDIRECTO para que en la lista aparezcan los valores del rango del nombre que ha sido elegido en la celda A12



En las celdas C12 y D12, donde queremos que aparezcan los datos buscados, ponemos esta fórmula, basada en INDICE y COINCIDIR:

Para el campo Edad: =INDICE(C2:C8,COINCIDIR(B12,INDIRECTO(A12),0))

Para el campo Profesión: =INDICE(D2:D8,COINCIDIR(B12,INDIRECTO(A12),0))

Hay que prestar atención al uso de la función INDIRECTO para interpretar el valor de la celda A12 como rango nominado.



Un detalle a agregar es dar formato condicional a las celdas C12 y D12, para evitar ver el valor #N/A cuando cambiamos el valor de la celda A12




Usamos la función ESERROR y el color de la fuente, en caso de ser VERDADERO, blanco. De esta manera, en caso de error, el contenido de la celda se vuelve "invisible".

El archivo del ejemplo se puede descargar aquí

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