Ocultar gráficos en Excel

En las últimas notas hemos hablado sobre cómo ocultar y mostrar hojas en un cuaderno Excel. Siguiendo con esta onda del "ocultismo", veamos hoy cómo ocultar un gráfico que hemos insertado en una hoja Excel.
Supongamos esta tabla de datos con la cual construimos un gráfico



Una forma de ocultar el gráfico sería ocultar las filas de la hoja sobre las cuales "flota" el gráfico. Pero si queremos ubicar el gráfico a la izquierda de la tabla, no podremos hacerlo sin ocultar, al mismo tiempo, la tabla misma.

La solución consiste en ligar el gráfico a una imagen y crear un nombre que contenga una fórmula con una condición para mostrar u ocultar la imagen. Veamos la solución por partes.

Empezamos por mudar el gráfico cortándolo y pegándolo en una nueva hoja. Nos aseguramos que en la nueva hoja, la ubicación del gráfico coincida con un rango determinado. En nuestro ejemplo, el gráfico está ubicado sobre el rango A1:F16.



Seleccionamos el rango sobre el cual se encuentra el gráfico y le damos un nombre. En nuestro caso lo llamaremos "grafico"



Esto puede hacerse usando el cuado de nombres (como muestro en la imagen) o con el menú Insertar—Nombres—Definir

Ahora seleccionamos una celda en blanco (por ejemplo, H1) y la damos el nombre "ocultar".

Volvemos a la Hoja1, copiamos (Ctrl+C) una celda en blanco cualquiera, por ejemplo J1. Seleccionamos la celda que será el extremo superior izquierdo del gráfico, en nuestro caso D1. Mientras apretamos la tecla Mayúsculas (Shift) abrimos el menú Edición—Pegar vínculo de imagen



Esta opción sólo aparece si apretamos la tecla Mayúsculas (Shift) al abrir el menú Edición. Hemos creado una imagen que está vinculada a la celda J1.



Reemplazamos el vínculo de la imagen, $J$1, por el nombre "grafico" que contiene el rango sobre el cual se encuentra el gráfico



Inmediatamente aparece el gráfico de la Hoja2 que hemos vinculado a la imagen.

Nuestro próximo paso consiste en crear un nombre con una fórmula condicional que muestre u oculte el gráfico y una celda con un valor que sirva de parámetro a esta fórmula.

Creamos una lista desplegable con dos valores, si y no, en la celda C1. Para esto usamos Validación de Datos



Ahora creamos un nombre, mostrar_grafico, conteniendo la siguiente fórmula:

=SI(Hoja1!$C$1="si",grafico,ocultar)

Seleccionamos la imagen en la Hoja1 y reemplazamos el vínculo al nombre "grafico" en la barra de fórmulas por el nombre "mostrar_grafico"



A partir de este momento, cuando seleccionamos "si" en la celda C1, veremos el gráfico. Si seleccionamos "no", el gráfico desaparecerá.

Aquí pueden descargar el archivo con el ejemplo.

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Excel – Mostrar hojas ocultas, segunda nota

En la nota anterior sobre hojas ocultas en Excel, mostramos una pequeña macro que nos permite mostrar de un golpe todas las hojas ocultas de un cuaderno Excel.
El próximo paso es desarrollar una macro que nos permite escoger qué hojas del cuaderno descubrir y cuales ocultar, sin necesidad de abrir y cerrar cada vez el menú Formato.

En realidad no hace falta desarrollar la macro porque la gente de GR Bussines Process ya lo han hecho y lo ofrecen, gratis, en su página.
Una vez instalado el complemento con la macro, podemos ocultar y mostrar las hojas de un cuaderno a través de un formulario.
Por ejemplo, en este cuaderno he ocultado las hojas Hoja2 y Hoja3. Al activar la macro se abre este formulario




La ventana de la izquierda muestra las hojas visibles; la ventana de la derecha las ocultas. Los botones ubicados entre las ventanas permiten pasar cada hoja de un estado al otro con facilidad.

En el sitio hay un enlace que permite descargar la documentación de la macro.

Recomendado!

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Excel – Mostrar hojas ocultas

Excel permite ocultar hojas de un cuaderno usando el menú Formato—Hojas—Ocultar. Si queremos ocultar varias hojas de una vez, sencillamente seleccionamos las hojas (seleccionado la pestaña de la hoja junto con la tecla Ctrl).

Pero si queremos mostrar hojas ocultas, solo podemos hacerlo de una a la vez. Cada vez que abrimos el menú Formato—Hojas—Mostrar, Excel nos presentará una lista de hojas ocultas, pero sólo podremos elegir de una a la vez.

Para mostrar todas las hojas ocultas de un golpe podemos escribir una macro sencilla. Abrimos el editor de Vb (Alt+F11). Si existe el Personal.xls, le agregamos un módulo y en él escribimos

Sub mostrar_hojas()
  Dim sh As Worksheet

    For Each sh In Worksheets
     sh .Visible = True
    Next

End Sub

Luego podemos agregarle una combinación de teclas, por ejemplo Ctrl+Mayúsculas+M.

Si el Personal.xls no existe, podemos crearlo fácilmente. Abrimos la grabadora de macros, seleccionamos la opción libro Personal para guardarlo y grabamos algo.



Al hacer esto, Excel crea el cuaderno Personal.xls.

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