viernes, febrero 10, 2006

Técnicas para combinar funciones en Excel

La capacidad de combinar funciones en una fórmula (nesting en inglés) es una de las cualidades más importantes en Excel. Por ejemplo, en esta nota sobre como evitar valores #N/A, utilizamos esta combinación:

=SI(ESERROR(BUSCARV(D8,Lista_1,2,0))," ",BUSCARV(D8,Lista_1,2,0))

En este caso combinamos tres funciones en una misma fórmula, de manera que si el resultado de la función BUSCARV (VLOOKUP) da un resultado de #N/A, lo que es evaluado por la función ESERROR (ISERROR), la función SI (IF) dará como resultado una celda en blanco, y en caso contrario efectuará la búsqueda.

Este proceso de combinar funciones puede ser engorroso y frustrante si no conocemos bien la sintaxis de las funciones a usar. En esta nota explicaré dos técnicas para facilitar la combinación de funciones.

La primera técnica la llamaremos "Vamos por partes". Esta técnica consiste en escribir cada función en forma independiente, en celdas distintas, y luego combinarlas en otra celda.
Veamos esto aplicado al ejemplo de la nota sobre como evitar #N/A. En la tabla Lista 2 aplicamos la combinación de funciones mostrada más arriba.



Esta combinación la podemos desintegrar en tres funciones como muestro aquí:



La fórmula en la celda F3 es =ESERROR(G3); en la celda G3 es =BUSCARV(D3,Lista_1,2,0) y en la celda H3 =SI(F3="FALSO"," ",G3). Esta última es equivalente a la formula en la celda E3 =SI(ESERROR(BUSCARV(D3,Lista_1,2,0))," ",BUSCARV(D3,Lista_1,2,0))
La ventaja de esta técnica reside en que nos permite controlar el funcionamiento de cada función por separado. La desventaja de esta técnica es que crea planillas complicadas con muchas interdependencias entre celdas.


La técnica que mostraré ahora nos permitirá crear fórmulas compactas con la ayuda del asistente "insertar función"



La fórmula debe ser construida de "afuera hacia adentro", es decir que en nuestro ejemplo empezaremos por la función SI (IF)

Nos ubicamos en la celda dónde queremos escribir la fórmula y activamos el asistente de insertar función.



Elegimos la función SI (IF). En la ventanilla de "prueba lógica" queremos escribir la función ESERROR (ISERROR), pero supongamos que no conocemos su sintaxis. Si pulsamos nuevamente el asistente de funciones todo lo que lograremos es cerrar el diálogo. Lo que debemos hacer es apretar la flecha en el cuadro de nombres (en el ángulo superior izquierdo).
Al hacerlo se abrirá una lista de funciones y la opción "más funciones".



Si la función que buscamos no aparece en la lista pulsamos la opción "más funciones". Esto abrirá una nueva instancia del asistente de funciones.



Aquí buscamos la función ESERROR (ISERROR) lo que a su vez abrirá el asistente de esta función.



Nuevamente apretamos la flecha en el cuadro de nombres para ver la lista de funciones, y seleccionamos BUSCARV (o "más funciones" si ésta no aparece).



Como pueden ver en la barra de funciones, Excel va escribiendo la fórmula en el orden adecuado.
Completamos los datos de BUSCARV y apretamos "aceptar".



Aquí recibiremos un mensaje de error, ya que Excel se ha "olvidado" que estamos escribiendo una fórmula.



Apretamos "aceptar" y Excel abrirá la fórmula en la barra de fórmulas. El cursor se encuentra en el lugar de la fórmula desde donde debemos seguir, así que escribimos "," para introducir el resultado de la primera condición lógica.



A continuación escribimos otra "," para introducir la segunda condición lógica de la función SI. Volvemos a pulsar la flecha en el cuadro de nombres, elegimos la función BUSCARV (VLOOKUP), completamos los datos

Y pulsamos "aceptar". En la celda E13 tenemos ahora la fórmula combinada.



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jueves, febrero 09, 2006

Cómo evitar resultados #N/A en fórmulas de Excel

Cuando Excel no logra resolver una función, da como resultado #N/A (del inglés: not available). Hay situaciones en las cuales este resultado es aceptable, es decir, no hay solución, pero no quisiéramos que aparezca en la planilla.
Hay varias formas de evitar que este resultado sea visible. Una de ellas ya la he mostrado
en esta nota. Sencillamente seleccionamos los resultados #N/A con Ir A Especial, y borramos el contenido de las celdas seleccionados (Ctrl + Enter).

Otra forma es construir nuestra fórmula de tal manera que Excel no dé como resultado #N/A.

Veamos este ejemplo. Tenemos aquí dos listas, una con todos los nombres y una segunda con algunos nombres de los cuales queremos averiguar la edad





Si aplicamos la función BUSCARV (VLOOKUP) en nuestra fórmula, obtendremos dos valores #N/A en la tabla 2



Como comentario aparte, pueden ver que he utilizado un nombre (Lista_1) para señalar el rango de búsqueda. Siempre recomiendo esta técnica, como ya lo he hecho en
esta nota.

Volviendo a nuestro tema, como podemos evitar estos resultados?

A la fórmula =BUSCARV(D3,Lista_1,2,0) le agregamos una condición, tal que si el resultado esperado es #N/A, la fórmula dé como resultado un blanco.
Rescribimos nuestra fórmula de esta manera:


=SI(ESERROR(BUSCARV(D8,Lista_1,2,0))," ",BUSCARV(D8,Lista_1,2,0))

El resultado será el siguiente



Nuestra fórmula funciona de la siguiente manera:
La función SI (If en la versión inglesa) evalúa en primer lugar el resultado de la función ESERROR (IsError) cuya variable es la búsqueda que queremos realizar. Si el resultado es positivo, es decir el resultado será #N/A, la función SI dará un resulta en blanco (señalado por " "). En caso contrario dará el resultado de la búsqueda BUSCARV(D8,Lista_1,2,0).

Esta técnica es útil, por supuesto, en cualquier otra fórmula que use funciones de Excel.

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miércoles, febrero 08, 2006

Cómo agregar una nueva serie de datos a un gráfico en Excel

Como ya he explicado, este blog refleja en gran parte preguntas que me llegan de mis colegas de trabajo sobre cuestiones relacionadas con Excel.
Esta entrada trata sobre cómo crear gráficos en Excel, tarea por demás sencilla con la ayuda del asistente de gráficos.
El problema que tratamos hoy es cómo agregar una nueva serie de datos a un gráfico ya existente.
Supongamos esta tabla con datos anuales de ventas de dos tiendas.



Con los datos de Tienda 1 hemos hecho este gráfico



Ahora queremos agregar una nueva línea que represente los datos de la Tienda 2.
Todo lo que tenemos que hacer es lo siguiente:

En el menú Gráfico elegimos la opción Datos de Origen



En "Serie" apretamos el botón "Agregar"



En la ventanilla "Nombre" señalamos la celda que contiene el titulo de la serie ("Tienda 2" en la celda C1 en nuestro ejemplo); en la ventanilla "Valores" señalamos el rango que contiene los valores de la serie que queremos agregar (C2:C13 en nuestro ejemplo).



Pulsamos "Aceptar" y… listo!



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