Comparar listas con Excel y Access

Una tarea frecuente es comparar listas con Excel, ya sea para detectar valores duplicados o valores faltantes en una u otra lista.

Hay varias técnicas posibles al usar Excel para este tipo de tareas. Muchas de ellas las he mostrado en distintas notas en este blog (pueden leerse haciendo un clic a la etiqueta "Comparar Listas" en la nube de etiquetas).

Las técnicas más usuales incluyen usar Formato Condicional, fórmulas (con COINCIDIR, CONTAR.SI, etc.), e inclusive la poco valorada funcionalidad Datos-Consolidar). Existen también complementos (Add-ins)

El problema con estos métodos es que son poco prácticos, en particular si tenemos que comparar listas con centenas o miles de registros.

Podemos comparar listas de miles de registros con facilidad, seguridad e inclusive obtener los resultados en hojas de Excel con unos pocos clics. Todo lo que necesitamos es una herramienta presente en casi todo computador (o red) que tenga instalado el paquete de Office: Access.

Si, sin saber Access! Vamos a demostrarlo con un ejemplo. Supongamos dos listas, Lista A y Lista B, que contienen nombres de países y su PIB. Cada lista se encuentra en una hoja de un cuaderno Excel.

Nos piden crear los siguientes reportes:

1 – países en la Lista A que no se encuentran en Lista B;
2 – países en Lista B que no se encuentran en Lista A.

Para dificultar las cosas las listas no están ordenadas.


Primer paso: preparamos una base de datos en Access (si, no hace falta saber Access!, tengan confianza)
Abrimos Access y creamos la base de datos

cambiamos el nombre por defecto y elegimos la carpeta

Al terminar el proceso, veremos esto en la pantalla:

Access a creado una base de datos con una tabla vacía. Esta tabla no nos hace falta; al cerrarla Access la borrará.

Segundo paso: insertar las tablas de datos en la base de datos.

Para esta tarea accionamos la pestaña "Datos Externos" en la cinta de opciones (como ven, muy parecido a Excel) y en Importar y Vincular elegimos Excel

Al hacerlo se abre un diálogo que nos guiará en el proceso de importar los datos de las tablas de Excel a la base de datos de Access

Al apretar Aceptar se abre el asistente para importación de hojas de cálculo

Elegimos la hoja Lista A (luego repetiremos el proceso para Lista B) y apretamos "Siguiente"

Si no está marcado, señalamos la opción "Primera fila contiene encabezados...".

En el próximo paso podemos definir el tipo de dato que debe contener cada campo (columna). Para nuestra tarea no nos detendremos en esto y apretamos Siguiente.

En el paso siguiente podemos definir una clave principal para la tabla; tampoco esto es importante a los efectos de nuestra tarea y podemos sencillamente señalar la opción "Sin clave principal"

En el último paso podemos dar nombre a la tabla (por defecto Access usará el nombre de la hoja)

y al apretar Finalizar, Access creará la tabla.

El icono de la tabla aparece en la ventana de objetos (a la derecha). Un doble clic al icono abre la tabla.

Repetimos el proceso para la segunda tabla; al final de proceso tendremos una base de datos con ambas tablas

Tercer paso: crear las consultas.

Access tiene un asistente de para consultas que nos permite crear una consulta para encontrar los elementos faltantes en cada tabla en relación a la otra. Y si, nuevamente no necesitamos saber Access para hacerlo, sólo seguir las instrucciones del asistente.

En la cinta de opciones seleccionamos "Crear" y "Consultas—Asistente para consultas"

En el asistente elegimos la opción "Búsqueda de no coincidentes"

y apretamos Continuar

En los siguientes pasos seleccionamos qué tabla vamos a comparar con cual

En el próximo paso debemos señalar el campo común a ambas tablas (en nuestro caso País). Por lo general Access "adivina" cuál es el campo y todo lo que tenemos que hacer es apretar el botón con el icono <=>

El último paso es definir que campos queremos ver en la consulta, lo que hacemos señalando el campo y apretando el icono ">" (el icono ">>" selecciona todos los campos de una vez).

Apretamos Finalizar y "abracadabra"!!

Repetimos el proceso para comparas Lista B con A

Cuarto paso (opcional): exportar las consultas a hojas de Excel.

En este caso podemos bastarnos con ver los resultados en la ventana de la consulta. Pero en ciertos casos podemos querer exportar los resultados a hojas de Excel para posterior análisis o presentación. También aquí Access nos facilita la vida con el asistente de exportación de datos en la pestaña Datos Externos

Activamos la ventana de la consulta a exportar y definimos en el asistente la carpeta de destino, el formato de Excel, si queremos exportar la consulta con su formato y diseño (recomendado) y si abrir el archivo Excel al terminar el proceso (recomendado).

Todo lo que queda por hacer es apretar Aceptar.