sábado, julio 16, 2011

Formato condicional personalizado con iconos en Excel 2007/10

Entre las funcionalidades cuyas sus posibilidades más se han extendido en Excel 2007/10 se cuenta sin dudas el formato condicional. Ya he tratado el tema en varias notas, en general y el uso de iconos en particular.

Un lector me consulta:

Quiero utilizar conjuntos de iconos de la siguiente manera: 1.Valores entre 0 y 4: flecha verde. 2.Valores entre 4 y 10: flecha naranja 3. Resto de valores, bien por debajo de 0 o por encima de 10: flecha roja ¿¿Se puede hacer?? Es que no encuentro ninguna fórmula

En realidad no necesitamos ninguna fórmula (recordemos que estamos usando Excel 2007 o Excel 2010). Podemos usar el conjunto de iconos, pero tendremos que modificar las opciones por defecto que Excel nos ofrece.

En el caso de mi lector, queremos usar tres iconos/flechas diferentes pero para cuatro posibilidades. Vamos a mostrar el proceso de construir la regla.

Supongamos que esta es la lista de valores a la que queremos aplicar el formato condicional (que por comodidad he ordenado de menor a mayor sin que esto sea necesario para aplicar las reglas)



Empezamos por seleccionar el rango de la lista y elegir la opción “conjunto de iconos-4 flechas de color”



Ahora debemos cambiar el formato por defecto que aplica Excel, para lo cual usamos el menú Formato Condicional-Administrar reglas-Editar reglas



Cambiamos la opción Tipo de “porcentual” a “número”



En la primer regla ponemos “>10” y cambiamos el icono usando el botón de iconos (Aclaración: esta opción existe sólo en Excel 2010. Gracias a Carola por llamar mi atención sobre este punto)



Al hacer esto los valores en la segunda regla cambian automáticamente, determinando el límite inferior de la regla



Ponemos como límite superior “4” para esta regla y cambiamos el icono. Esto determina el límite inferior de la tercera regla



La cuarta regla queda definida por defecto. Apretamos “Aceptar” y..voila!

43 comentarios:

  1. Hay alguna manera de poner mas de 5 iconos, por ejemplo combinando, dos grupos, el otro dia estuve probando, pero no encontre la forma de hacerlo, queria poner "partes" para indicar fechas de este año, marzo, un cuarto, junio la mitad y simbolos para indicar años anteriores, 2009,2008... pero no hubo manera.
    Saludos

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  2. No me parce que su pueda hacer. Pero podrías usar otras opciones fuera de los conjuntos de iconos, que no están limitadas.
    Otra posibilidad es usar la técnica que muestro en esta nota.

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  3. Me parece que en la versión 2007, no te da la opción de cambiar el icono (adjunto captura)

    http://www.subirimagenes.com/otros-screenshot-6679484.html

    Un Saludo

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  4. Carola,

    así es, esa opción fue introducida en Excel 2010. Agregaré la aclaración en la nota.

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  5. Gracias, por la sugerencia, Se me ha ocurrido experimentar con dos columnas auxiliares, si lo resuelvo os envio una nota.

    Saludos

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  6. Hola, te escribo porque me ha surgido un problema raro en un tema de listas desplegables relacionadas con el comando de validación de datos. Hago el comment aquí porque no me deja en su post correspondiente.
    El caso es que tengo un archivo donde contabilizo las horas que le echo en cada proyecto. Los proyectos los tengo en otra pestaña y los elijo con una lista desplegable hecha con validación de datos.
    Hasta ahora me iba todo bien. Pero ahora si añado casillas con desplegables y grabo, estos no se quedan guardados cuando reinicio el archivo. Con los desplegables que ya existían no hay problema, me ha empezado a pasar cuando quiero insertar casillas nuevas.
    ¿Por qué puede ser? gracias

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  7. Ponte en contacto conmigo por mail privado (instrucciones en el enlace Ayuda, en la parte superior del blog).

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  8. Buenos días Jorge. Trato de utilizar el condicional con iconos para identificar una trazabilidad mensual. Por lo que veo, genericamente, esta regla de iconos me lo calcula sobre valor promedio de todo el año. ¿hay alguna forma de que me condicione los iconos sobre el dato de mes anterior?

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  9. Si usas Excel 2010 podrías poner los datos del mes anterior en el rango paralelo de una columna, aplicar a esta columna el formato condicional usando la opción de ocultar los datos (sólo iconos).

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  10. gracias por la información, solo tengo una duda, puedo cambiar de color a los iconos?, ya que e intentado y no me aperase ninguna opción que sea tan obvia como para cambiarlos si es que se puede

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  11. Hola

    ¿Se pueden utilizar los iconos con TEXTO en vez de números?

    Por ejemmplo, si en la celda está la palabra "SÍ" salga icono verde, si la palabra es "NO" salga un icono rojo, etc..

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    1. Pero puedes usar un condicional en una columna auxiliar. Por ejemplo SI(B1="SI",1,0) los iconos se relacionaran con esta columna que luego puedes ocultar para mayor prolijidad.

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  12. No, la opción de iconos funciona sólo con números.

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  13. Revivo el post porque tengo una duda, se puede hacer lo mismo pero con un objeto? es decir, yo lo que quiero es poner lineas en función de un valor, por ejemplo: si en la celda X hay un 25, que aparezca una línea en la tabla a la altura del 25, si es un 30, pues un 30 y así sucesivamente...

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  14. No estoy seguro de haber entendido, pero sólo se pueden usar las colecciones de iconos del formato condicional.

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  15. Entonces no puedo poner un objeto o una forma y condicionarlo como yo quiera?

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  16. Se puede hacer programando un evento (macros-Vba), pero no con los iconos del formato condicional.

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  17. Programando un evento (Vba). Los detalles no pueden ponerse en el marco de un comentario, por lo que te sugiero leer mis notas sobre el tema (haciendo un clic al enlace "eventos" en la nube de etiquetas).

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  18. hola me ha surgido un inconveniente y es que asigne formatos condicional para ciertos valores en cuento al fordo de la celda y elc olor del texto pero a la hora de cambiarlo a un color personalizado la opcion no deja , que debo hacer?

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  19. Tendrías que cancelar primero el formato condicional de la celda.

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  20. HOLA NECESITO LA FLECHA ROJA HACIA ARRIBA Y LA FLECHA VERDE HACIA ABAJO, COMO LO PUEDO HACER?

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  21. No se puede, pero te sugiero ver la técnica que muestro en esta nota.

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  22. Gracias como siempre su Blog es de gran utilidad

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  23. Hola, quiero usar este formato condicional pero necesito que me haga una comparativa entre dos valores de distinta columnas, Ejemplo, tengo la celda A1=50%, A2=60% entonces necesito que si A2 es mayor a A1 me haga una fecha verde para arriba, si es menor una roja y si es igual un guion o una fecha horizontal. Se puede?

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  24. Se puede pero no con los iconos de la colección del formato condicional (éstos solo se pueden usar aplicados a rangos de una columna o fila).
    Una solución es usar la técnica que mostré en esta nota del año 2009.
    Posiblemente publique una nota ampliando el tema.

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  25. Me es imposible hacer la regla... por más que lo pongo no me detecta la diferencia y me marca todo en el mismo color haga lo que haga...

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  26. Te sugiero que me envíes el archivo siguiendo las recomendaciones que pongo en el enlace Ayuda (el botón en la parte superior del blog).

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  27. puedo hacer un formato condicional con iconos sujeto al valor de una celda en vez de a un valor fijo? gracias!

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  28. como puedo hacer un formato condicional sujeto al valor de una celda y no a un valor fijo?

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  29. El formato condicional evalúa el valor de la celda independientemente si es un valor fijo o el resultado de una fórmula.

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  30. ¿Hay manera de configurar que el icono se despliegue del lado derecho y no del izquierdo? Gracias.

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  31. No en forma directa (la opción no existe en el menú). Una forma de hacerlo es crear una columna auxiliar a la derecha con los valores. Luego aplicar formato condicional a la columna auxiliar y elegir la opción "mostros iconos únicamente"). Puedes fijarte en esta nota.

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  32. Hay una manera de hacer que cada celda tenga su regla, debido a que cada una tendrá un rango diferente debido a su fluctuación

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  33. René, no termino de entender la consulta. Se puede definir formato condicional a cada celda o grupo de celdas. La regla del formato condicional puede incluir rangos dinámicos. EN fin, tendrías que describir la situación con más detalle.

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  34. Hola,
    En mi caso tengo un conjunto de datos, en las cuales se detallan rangos diferentes de fechas para definir la semaforización.
    en cada fila se presentan diferentes valores que serían los rangos que necesito utilizar para indicar los colores.
    Se puede tomar diferentes valores utilizando una sola regla..??

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  35. Hola, no termino de entender el planteo (un ejemplo sería muy útil). En términos generales, las reglas de formato condicional funcionan en forma "booleana", es decir, evaluando las reglas a VERDADERO o FALSO. Esto significa que cada regla cumple con una serie de condiciones pero cuyo resultado es único. Formato condicional permite aplicar varias reglas al mismo rango y supongo que esta es la manera de resolver tu problema.

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  36. Hola,quiero saber si este mes se ha incrementado o no respecto al mes anterior. Para ello utilizo formato condicionale conjunto iconos, pero no me funciona.
    Hay alguna forma de poner iconos según si el valor de la celda superior es mayor menor o igual que la que estamos?
    Es decir: empezamos por ejemplo con F9=14 icono verde) F10=10 (icono rojo) F11=10 (icono naranja)...
    Comparamos siempre el valor celda actual con el de la celda anterior

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  37. Carles,
    en breve publicaré un post donde te muestro la solución y algunas cuestiones más relacionadas con formato condicional.

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  38. Como hago que el icono me aparesca a la derecha del valor numerico y no a la izquierda

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  39. Hola Joel, fijate en mi respuesta al comentario de Lalo (del 18 de junio 2015).

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  40. Hola, alguien sabe si se puede realizar formato condicional con iconos para texto, por ejemplo si una celda dice Riesgo bajo aparezca un ticket verde y si dice riesgo alto una X rojas??????

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  41. Podrías aosicar un valor numérico a "Riesgo bajo" y otro a "Riesgo alto" y luego aplicar el formato condicional a esos valores.
    Por ejemplo, si en en la celda A1 dice "Riesgo bajo" y en la cleda A2 "Riesgo alto", en las celda B1 usas la fórmula =SI(A1="Riesgo alto",SI(A1="Riesgo bajo",-1,0)) que copias también a B2.
    EL formato condicional lo aplicas a B1 y B2, con la opción "mostrar solo icono".

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